الحفاظ على سرية معلومات المرضى العامل الرئيسي في بناء الثقة بين المريض والمركز الطبي

يحتاج المرضى الى التأكد من ان المعلومات التي تدون في ملفاتهم الطبية تبقى سرية ولا يتم تداولها أو الإفشاء بها لأي شخص آخر غير المريض، وليس هناك من طريقة أفضل لبناء علاقة الثقة بين المريض والمركز الطبي المعالج من الالتزام الصارم بالحفاظ على هذه السرية.
وهناك فوائد ثلاث لهذا الالتزام:
أولاً: ينعم المرضى براحة البال.
ثانياً: تمكين الإدارة من تمييز نفسها عن غيرها ممن يقدم نفس الخدمات.
ثالثاً: تقليل شكاوى المرضى.
ويجب على جميع الموظفين فهم هذا الالتزام لحماية المعلومات عن المرضى وتأكيده وإلا فإن هناك دائماً سبباً لخرق هذه السرية ولا يمكن ترك الأمور لحسن النية فقط أو كما يطلق عليه بالانجليزية Common Sense ولكن يجب على إدارة المنشأة الطبية العمل على ثلاثة اتجاهات لايجاد والحفاظ على إدراك الموظفين لهذا الالتزام والعمل به:
1- وضع نظام وإجراء مكتوب للسرية داخل المنشأة:
يجب ان تتمتع المنشأة بنظام صارم ومكتوب لضمان عدم الإفشاء باسماء المرضى لأي شخص إلا بإذن المريض وبطريقة قانونية ويجب ان ينص النظام وبشكل جازم وواضح بأن إفشاء أية معلومات عن المرضى سوف ينتج عنه الاعفاء الفوري من الوظيفة وهذا يضمن فرصاً أكبر لعدم الافصاح عن معلومات قد يراها الموظف غير سرية بينما هي كذلك للمريض. وفي الحقيقة فإن افشاء أي معلومة حتى ولو كانت صغيرة قد تجعل المريض يعتقد ان هناك افشاء لمعلومات أكبر وأكثر سرية.
2- وضع عقد للحفاظ على سرية معلومات المرضى موقع من جميع الموظفين.
تبرم عقود سرية معلومات المرضى بين كل موظف جديد والمنشأة التي يعمل بها ويتم تجديدها سنوياً وتنص هذه العقود على الالتزام والحفاظ على سرية معلومات المريض واحترام خصوصيته كما تنص على موافقة الموظف على قبول كافة الإجراءات والعقوبات الإدارية المنصوص عليها في حالة خرق الموظف لهذه السرية.
3- وضع برنامج تعليمي وتدريبي مستمر للسرية:
يريد أكثر الناس عمل الشيء الصحيح، ولكن لا يعرفون بصفة مستمرة ما هو الشيء الصحيح، ولا يكفي ان تقول للبعض ما يجب عليهم القيام به ولكن يجب تعليمهم لماذا يجب عليهم القيام بذلك.
إن التعليم والتدريب المستمر يساعدان موظفي المنشأة على الحفاظ على مستوى فهمهم والتزامهم بالنسبة لموضوع سرية معلومات المرضى وبقدر ما يتم تركيز برامج التعليم على هذا الموضوع فإن المرضى سيلاحظون مدى اهتمام موظفي المنشأة بهذا الالتزام.
* أهم نقاط نظم وإجراءات الحفاظ على سرية معلومات المرضى في المنشآت الطبية
- تتطلب كل منشأة طبية ان تدرب موظفيها وتعلمهم كيفية الحفاظ على سرية المعلومات لمرضاها ويجب ان يشتمل كل نظام وإجراء إداري مكتوب على النقاط التالية لتأكيدها والالتزام بها:
- يجب ان يشعر مرضانا بالثقة المطلقة بأن كل المعلومات المتعلقة بهم سرية ويجب اتباع الإجراءات التالية:
- لا تبح بالمعلومات بما في ذلك اسماء المرضى، عدم البوح باسماء المرضى يجعلك اقل عرضة لافشاء المعلومات عن طريق الخطأ.
- تأكد من أمان وسرية ملفات المرضى عندما لا تعمل عليها. لا تترك الملفات في أماكن غير آمنة أو حيث يمكن للآخرين الاطلاع عليها.
- لا تدخل في مناقشات عن المرضى أو معهم حيث يمكن للآخرين سماع ذلك.
- لا تدخل في مناقشات عرضية عن المرضى في الأماكن العامة أو على التلفون حيث يمكن سماع هذه المناقشات.
- لدى ارسال أي تقارير أو معلومات بالفاكس تأكد تليفونياً ان المريض موجود بجانب جهاز الفاكس ثم تأكد تليفونياً بأنه تم استلامه.
- لا تبرز لائحة المواعيد للمرضى عند اعطائهم موعداً ولا تعلقها في أماكن يمكن للمرضى رؤيتها.
- رتب شاشات الكمبيوتر، بحيث لا تكون مواجهة للمراجعين.
- لا تناقش مواضيع تخص مريضاً محدداً مع مريض آخر.
- لا ترم أوراقاً تخص المرضى في سلة المهملات إلا بعد قطعها.
- اسأل المريض عند التسجيل ما هو الرقم الذي يفضل الاتصال عليه عند الضرورة ولتأكيد المواعيد.
- يجب الحصول على اذن من المريض قبل افشاء أي معلومات تخصه لاعضاء عائلته أو جهة عمله أو لأشخاص قد تعتقد انه لا يمانع في معرفتهم لتلك المعلومات.
- يجب أن تكون حريصاً بشكل خاص في الافشاء عن معلومات المرضى للأشخاص الذين تعتقد ان لهم الحق في الحصول عليها كالعيادات الأخرى، لا تسمح لأحد غير مخول له بالاطلاع على المعلومات.
- لا تسمح للموظفين المخولين برؤية ملف مريض معين بالاطلاع على ملفات المرضى الآخرين خلال انتظارهم لاستلام الملف الذي يطلبونه.
- تأكد ان افراد عائلتك كموظف في المنشأة الطبية لا يحصلون على أية معلومات عن المرضى الذين تتعامل معهم.
*)مستشار إداري - عيادات ديرما
الحفاظ على سرية معلومات المرضى
نموذج عقد موقع من قبل كافة الموظفين ويتم تجديده كل سنة
أنا........................ أقر بكامل معرفتي وفهمي ان المعلومات الطبية والمالية، الملف الطبي، وكافة المعلومات التي يتاح لي الوصول إليها خلال فترة عملي مع ....................... «اسم المنشأة» يجب إبقاؤها سرية وان سريتها هي جزء لا يتجزأ من عقدي وشرط أساسي لتوظيفي.
هذه المعلومات وأي أو كل المعلومات الأخرى التي تتسم بطابع السرية لن يتم إفشاؤها لأي شخص آخر تحت أي ظرف، إلا في الحالات المحددة والمطلوبة للقيام بواجبات عملي وفي هذه الحالات يجب الحصول على اذن مسبق من رئيسي المباشر، أوالمدير الإداري قبل اعطائها.
وأوافق أيضاً على تجنب أي نشاط قد ينتج عنه تضارب حقيقي أو شكلي للمصالح ولن اقبل أي مدفوعات أو اجور من أي شخص آخر له علاقة عمل مع .................. «اسم المنشأة». ولن انتهز فرصة أي علاقة عمل احصل عليها من خلال المعلومات التي احصل عليها خلال عملي، ولن استخدم أي معلومات سرية حصلت عليها خلال عملي لمصلحتي الشخصية تحت أي ظرف من الظروف.
أدرك وأوافق على أن أي مخالفة أو خرق لهذه الاتفاقية ستكون مبرراً لاتخاذ العقوبات الإدارية ضدي والتي تصل أو تشمل الفصل من العمل.