كلما كانت عملية التخطيط ناجحة ومبنية على قراءات صحيحة كان النجاح حليفها!

التخطيط وسيلة الإدارة الحديثة في تحقيق الأهداف!

التخطيط يعد من أهم الوظائف التي تساند عمل أي ادارة من الادارات أو المؤسسات. وكلما كانت عملية التخطيط ناجحة ومبنية على قراءات صحيحة لواقع العمل وبيئته كلما كان النجاح حليفاً دائما لهذه المؤسسة أو تلك.
مفهوم التخطيط
التخطيط كأحد وظائف الادارة يتضمن تحديد أهداف المنظمة، اختيار السياسات ومن ثم تصميم الاجراءات والبرامج الكفيلة بتحقيق تلك الأهداف. لذا يبنى التخطيط على الخطط التالية:
* تحديد الأهداف.
* تحديد السياسات اللازمة لضبط الأداء.
* تحديد البرامج الزمنية التي تنظم تنفيذ العمليات.
* تحديد الاجراءات المستخدمة في العمليات.
* تحديد الميزانيات التقديرية.
فالتخطيط وفقاً لما سبق هو مجموعة من القرارات تتعلق بالتصرفات المحتملة في المستقبل، وحيث ان احتمالات المستقبل واتجاهاته غير مؤكدة فإن وظيفة التخطيط نجدها ترتبط بعملية التنبؤ ارتباطاً وثيقاً، فمن جهة التخطيط لا يقتصر على تحديد الأهداف فحسب وتركها للأحداث المستقبلية وإنما على المدير ان يتنبأ بما يمكن ان يحدث مستقبلا، ومن جهة أخرى فإن المدة التي يعد فيها التخطيط تعتبر عاملاً حاسماً في اتخاذ القرارات وبالتالي الدقة في تحقيق النتائج وكلما زادت فترة التخطيط كلما انخفضت درجة الدقة في تحقيق الأهداف المخططة والعكس صحيح.
إن التخطيط الجيد الذي يستند على تراكم خبرات القائمين بمسؤولية التخطيط. وعلى دقة التعاطي مع البيانات والمعلومات بل أيضا مع الحقائق المتعلقة ببيئة التخطيط يساعد كثيراً على التنبؤ بالمستقبل، وأيضا بالتغيرات والاتجاهات البيئية قبل حدوثها وبالتالي يبعد المنظمة عن مخاطر الفشل في تحقيق أهدافها.
إذاً فالتخطيط هو أن نتوقع المستقبل وأن نتخذ التدبير.
* التحديد العام لاطار الخطة: يتولى المدير وفقاً لهذا الأسلوب تحديد الاطار أو الخطوط العريضة للخطة على أن يتولى المرؤوسون وضع التفاصيل الخاصة بالخطة وذلك لضمان دعمهم وتعاونهم في عمليات التنفيذ.
* التخطيط بواسطة المرؤوسين: وبمقتضى هذه الطريقة يتولى المروؤسون اعداد وتصميم الخطة على ان تقدم للمدير لاعتمادها ووضعها موضع التنفيذ.
ولكن بالرغم من أبعاد هذه الطرق إلا ان احتمالات تطبيقها تعتمد على جملة من المواقف قد تفرض على المدير تطبيق طريقة دون أخرى إلا ان ما هو متفق عليه بين الكثيرين من علماء الادارة هو عدم الفصل بين التخطيط والتنفيذ الجيد للخطط، وما هو متفق عليه أيضا ان الخطط طويلة الأجل التي ترتبط بفترات زمنية طويلة يتم وضعها من قبل الادارة العليا في حين أن الخطط قصيرة الأجل التي تغطي فترات قصيرة نسبيا تقع على المديرين مسؤولية اعدادها بالطريقة التي تحقق فلسفة التنظيم وأهدافه.
إن المشاورة مع المرؤوسين في تحديد وتصميم الخطط أصبحت مبدأ أساسياً في التطبيق والممارسة، وبالتالي ولَّى الزمن الذي نجد فيه مديراً يتولى بمفرده الالمام بكافة المواقف، والإلمام أيضا بكافة العوامل المؤثرة على موقف ما وبالتالي يمارس وحده مسؤولية وضع الخطط ذات التأثير القوي على أهداف المنظمة.
الفوائد العامة
للتخطيط الجيد مجموعة من الفوائد والمزايا أهمها:
* يظهر التخطيط الأهداف بوضوح ويسهل عملية تحقيقها سواء على مستوى الخطط العامة أو الخطط الفرعية.
* يساعد التخطيط على التحديد المسبق لمدخلات المنظمة كماً ونوعاً.
* يساعد التخطيط على ممارسة الوظيفة الرقابية بدرجة عالية من الفاعلية.
* وبالرغم من الفوائد السابقة إلا أن التخطيط لا يخلو من بعض العيوب التي لا تنتقص من أهمية هذه الوظيفة، إنما على المسؤولين ضرورة تداركها وأخذها في الاعتبار عند البدء في العملية التخطيطية ومن هذه العيوب:
1- ارتفاع تكاليف التخطيط نظراً لاعتماده على عمليات التنبؤ استناداً الى المعلومات التي لا يمكن ان تكون متوفرة في كثير من الحالات إلا في المنظمات الكبيرة وهي حالات نادرة.
2- بالرغم من كفاءة القائمين على عمليات التخطيط إلا ان التغيرات البيئية لا يمكن السيطرة عليها وبالتالي لن يرقى التنبؤ الى درجة الدقة الكاملة لاستخدامه في عمليات التخطيط مما يترتب عليه فشل الخطط في بعض الأحيان.
3- يأخذ الكثيرون على العملية التخطيطية ارتباطها بشكل كبير بعنصر الوقت. لما تتطلبه من تفكير وعمل ذهني لدراسة كافة العوامل والاتجاهات ذات الصلة بالموقف، سواء كانت ترتبط بالوقت الحاضر أو بتنبؤات المستقبل، ويأخذ الوقت حيزاً أكبر خاصة إذا كانت القرارات التخطيطية طويلة الأجل، وإذا لم يتحقق التنبؤ فعلى واضع الخطط اعادة التخطيط فيكون بذلك قد أضاع الكثير من الوقت دون فاعلية تذكر باستخدامه لهذا العنصر، علماً بأن للوقت أهمية خاصة حيث يذهب بعض المفكرين الى اعتباره من أهم عناصر الانتاج على الاطلاق.
4- إن عدم المشاركة في وضع الخطط ومن ثم اعادة التخطيط لأسباب تتعدى توقعات المنظمة يؤديان الى خلل في المناخ التنظيمي نتيجة مقاومة الأفراد للتغيير الناتج عن عدم المشاركة أو اعادة التخطيط.
أنواع التخطيط
إن القرارات المتعلقة بالعملية التخطيطية ترتبط بمبدأ التنبؤ بالمتغيرات المستقبلية، لذا يتم وضع الخطط لتغطية فترة زمنية قد تكون قصيرة أو طويلة وفقا لقدرة المنظمة على السيطرة على الظروف والعوامل المستقبلية.
القرارات المتعلقة بكافة أنواع الخطط، فالحقائق المرتبطة بوظيفة التخطيط معقدة ومتشعبة وتمتد لفترات تاريخية قادمة، فالتساؤلات عن سلوك الدولة، اتجاهات المنافسين، أسعار المواد للفترات القادمة. سوق العمل وتطور رغبات المستهلكين وأخيراً التغيرات التكنولوجية، هذه التساؤلات هي بيئة التخطيط وبالتالي فالقرارات التخطيطية تبنى على الكثير من البدائل المرتبطة بهذه التساؤلات قبل ان تصبح حقائق تفرض نفسها على خطط المنظمة وأبعادها.
العوامل البيئية المؤثرة
على التخطيط
تعمل المنظمة في اطار من العوامل البيئية التي تؤثر وتتأثر بها بدرجات متفاوتة. ومما لاشك فيه ان لهذه العوامل من التأثير الكبير على عملية التخطيط لأنها تشكل قيوداً على المنظمة وعلى ديناميكية تحركها الحالي والمستقبلي، وبالتالي تقع على المنظمة مسؤولية التعاطي مع هذه العوامل - لأنه من المستحيل تجاهلها - من منطلق دراسة وتحليل اتجاهاتها الحالية والمستقبلية لتحديد ما هية ومدى تأثيرها في سياق التفكير باتخاذ القرارات التخطيطية. وفيما يلي أهم هذه العوامل:
* درجة استقرار البيئة
السياسية.
* فلسفة السياسة المالية
للدولة.
* القيود المالية للدولة.
* الاتجاه العام لسوق العمل.
* الاتجاه العام للدخل القومي.
* الاتجاه العام للأسعار.
* الاتجاهات التكنولوجية
واستخداماتها.
* المكونات المختلفة للبيئة
الداخلية.
التخطيط مسؤولية من؟
الاجابة تتطلب اللجوء الى كثير من الادعاءات التي سادت الفكر الاداري، والى مجموعة من التجارب المطبقة في المنظمات، لنصل في النهاية الى حقيقة مفادها: أن المسؤولية تتوقف على حجم المنظمة، ظروفها الداخلية وعلى حدة التغيير في عوامل البيئة الخارجية، وبناء عليه نرى أنه لابد من النظر الى موضوع التخطيط من زاويتين أساسيتين:
1- المشاركة في اتخاذ القرارات التخطيطية.
2- الانسجام بين وظيفتي التخطيط والرقابة.
فيما يتعلق بالمشاركة لابد وان يشارك كافة المسؤولين في العملية التخطيطية أياً كان المستوى الاداري الذي يشغلونه لأن مبدأ المشاركة يحقق ما يلي:
* التنسيق بين كافة الخطط الفرعية للادارات الأساسية والفرعية.
* تنمية المهارات التخطيطية لكافة المستويات الادارية.
* رفع الروح المعنوية وزيادة درجة الرضا عن المنظمة والعمل للمستويات الادارية كافة.
أما فيما يتعلق بالموضوع الثاني فهو مرتبط بمبدأ أساسي لا يمكن الجدل فيه مفاده ان التخطيط الجيد لا يعني بالضرورة تحقيق الأهداف، إنما يؤدي التنفيذ الجيد الى تحقيق أهداف التخطيط كلياً أو جزئياً عن وظيفة التنفيذ، لا بل تتوقف فاعلية التخطيط أساساً على مشاركة المسؤولين عن تنفيذ كافة الخطط بالمسؤولية التخطيطية وذلك لضمان سلامة التنفيذ.
وانسجاما مع ما تقدم فإن كافة المديرين في المنظمة يمارسون وظيفة التخطيط باختلاف مواقعهم التنظيمية وقد تأخذ هذه الممارسة الأساليب التالية:
* مركزية التخطيط: أي ان يتولى المدير كافة العمليات التخطيطية دون مشاركة المرؤوسين في أي مرحلة من مراحلها. من الناحية العملية يمكن استخدام هذا الأسلوب لأنه يحقق بعض المزايا خاصة مع بداية نشأة المنظمة، إلا ان من الصعوبة بمكان تطبيقه مع نمو حجم المنظمة.
* التخطيط بمشورة المرؤوسين: أي تشجيع المديرين لمرؤوسيهم بالمساهمة بأفكارهم وآرائهم لوضع التصور النهائي لخطط الادارة وقد يؤدي هذا التشجيع الى قبول المرؤوسين للخطط التي يعتمدها، بالتخطيط قصير الأجل هو الذي يغطي فترة زمنية قصيرة «سنة» أو الذي يتعلق بالمستقبل القريب، أما التخطيط طويل الأجل فهو الذي يغطي فترة زمنية طويلة نسبياً «خمس سنوات» أو لفترات قد تكون أطول من ذلك. والجدير بالذكر ان كلا النوعين تستند اليهما المنظمات ويتوقف نجاحهما بالدرجة الأولى على قدرة المنظمة على التنسيق بينهما بحيث تصب أهداف الخطط قصيرة الأجل في مسار أهداف الخطط طويلة الأجل.
أساليبه
للعملية التخطيطية أساليب ومداخل متعددة تم استخدامها واقعيا في كثير من المنظمات وعلى مراحل تاريخية متعددة، وهذه الأساليب لا تخرج عن:
1- أسلوب التجربة والخطأ.
2- أسلوب التقليد.
3- الأسلوب العلمي.
* أسلوب التجربة والخطأ: يعتمد هذا الأسلوب على محاولة تجربة أي قرار تخطيطي يتم التوصل اليه مع الاستمرار في تجربة قرارات أخرى الى ان يتم التوصل الى حلول للمشكلة موضع القرار التخطيطي، إن استخدام هذا الأسلوب ممكن في حالة واحدة هو ثبات واستقرار كافة العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على أداء المنظمة، وإن كنا نؤكد على استحالة توافر هذه الحالة، نرى أن ما يؤخذ على هذا الأسلوب هو ارتفاع تكلفته وأيضا يخلق مواجهة مستمرة مع أفراد التنظيم لكثرة تغيير وتعديل الخطط.
* أسلوب التقليد: يعتمد هذا الأسلوب على تطبيق السياسات والبرامج والاجراءات للمشاكل المشابهة، إن استخدام هذا الأسلوب لا يأخذ في اعتباره اختلافات بيئة الموقف وبالتالي فإن الحل لا يمكن تطبيقه بالمطلق، إنما يمكن لمتخذ القرار التخطيطي الاسترشاد بالاطار العام للكيفية التي تم التوصل من خلالها للقرار، ولابد أن نشير أيضا الى ان هذا الأسلوب يحتاج الى كثير من الوقت والتكاليف إذا ثبت عدم الملاءمة الكاملة للحل أو للقرار مع البيئة المطبقة فيه مرة ثانية.
* الأسلوب العلمي: يعتبر هذا الأسلوب من أكثر الأساليب تطبيقا في منظمات الأعمال، ويعتمد على التعمق في دراسة وتحليل المعلومات للتوصل الى حقائق يمكن السيطرة عليها، ومن ثم ينتقل الى تحديد البدائل ومن ثم اختيار البديل الأكثر قبولا لتنتهي مراحل هذا الأسلوب باتخاذ القرار التخطيطي أو قرار حل المشكلة المتعلقة بالتخطيط.
إن التفكير هو أساس عملية التخطيط والتفكير الابداعي والخلاق هو المدخل الحقيقي للأسلوب العلمي في دراسة كافة الحقائق والمعلومات والبيانات لاتخاذ كافة القرارات اللازمة من أجل تحقيق الأهداف العامة والخاصة للمنظمة، ويعتبر أسلوب العصف الذهني من أهم أدوات التفكير الابداعي لتشجيع خلق الأفكار وابتكار الحلول والمشاكل.
* المصدر: د. كامل برير - الإدارة عملية ونظام - المؤسسة الجامعية للدراسات والنشر والتوزيع - الطبعة الأولى - 1416ه.