قياس الأداء وتقرير الإنجازات في الدوائر الحكومية

قياس الاداء مرتبط ارتباطاً قويا مع وجود خطة استراتيجية واهداف واضحة المعالم SMART)) .من الصعب قياس الاداء مع غياب الخطة والاهداف. وقياس الاداء يتم عن طريق بطاقة قياس الأداء المتوازن BSC)), وتعريفها ببساطة بأنها نظام إداري يهدف إلى مساعدة الدائرة الحكومية على ترجمة رؤيتها و استراتيجياتها إلى مجموعة من الأهداف والقياسات الاستراتيجية المترابطة.
الجميع استبشر بقرار مجلس الوزراء رقم (187) وتاريخ 4-7-1429ه بإنشاء مركز قياس الأداء للأجهزة الحكومية في معهد الإدارة العامة كمرحلة أولى لمدة خمس سنوات، يتولى قياس أداء الأجهزة الحكومية. برأيي اصعب مرحلة هي استخراج مؤشرات سنوية تعكس اداء الجهة الحكومية بعدم وجود على الاقل ادارة عامة في كل جهة حكومية مهمتها قياس الاداء.
الجميل أن رؤية مركز قياس الأداء للأجهزة الحكومية واضحة وهي (أن نكون المركز الإقليمي الرائد والموثوق به في مجال قياس الأداء المؤسسي) ربما من الافضل أنْ نكون المركز السعودي بدلاً من الاقليمي، ورسالة المركز مميزة وهي (دعم الأجهزة الحكومية في المملكة لتعزيز وتحسين أدائها من خلال توظيف أفضل الممارسات في مجال قياس الأداء المؤسسي).
مهام المركز كثيرة ومنها قياس معدلات الإنتاج الحالية للأجهزة الحكومية وقياس معدلات التغير في الإنتاج للأجهزة الحكومية من خلال مقارنة إنتاج الجهاز خلال فترتين زمنتين و قياس الكفاءة الإنتاجية للأجهزة الحكومية من خلال الكشف عن مدى الاستخدام الأمثل لموارد الجهاز (الموارد البشرية، المالية، المادية). حالياً المركز يتعامل مع 185 جهازا حكوميا في تطبيق معايير الاداء.
انشاء المركز في 4-7-1429ه 11 وفي تاريخ 11 ربيع الثاني 1435 تم تطبيق بطاقة الأداء المتوازن مع معهد الإدارة 6 سنوات لتطبيق بطاقة الاداء أجزم بانها مدة زمنية طويلة خصوصا في معهد الادارة العامة الجهة الحكومية المميزة ومن خبرتي في هذا المجال اقل من سنة يكفي لتطبيق النظام وتنفيذه.
أتساءل كم نحتاج لتطبيقه في الجهات الحكومية. ربما عدة سنوات. مرة اخرى التطبيق الفعلي لهذا «النظام» هو مرتبط بالخطة الاستراتيجية والجدول الزمني للخطة والأهداف والأنشطة والمبادرات والمشروعات المعتمدة. في معظم شركات القطاع الخاص والبنوك وشركات الاتصال تطبيق نظام بطاقة قياس الأداء المتوازن BSC) وهي مجربة وناجحة. أعتقد أن هناك مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs) ربما يكون تطبيقها اسرع على الدوائر الحكومية.
إن نجاح تطبيق هذه البرامج بطاقة قياس الأداء المتوازن BSC) يعتمد على وجود خطة استراتيجية و اهداف على طريقة سمارت والتزام من اعلى سلطة ادارية في الجهة الحكومية من تطبيقه وحضورها اجتماعات تحديد معايير مقاييس الاداء والتي في رأيي لا تتجاوز 10 معايير في المرحلة الاولى للتطبيق ومن تلك المعايير: أولاً نسبة تنفيذ المشروع مقارنة مع الخطة ثانيا المصروف الفعلي مقارنة مع الخطة وهكذا. هناك عبارة جميلة تقول ( لا يمكن إدارة ما لا يمكن تحديد مقياس له) وفي اللغة الإنجليزية (you cannot manage what you cannot measure) . برأيي الشخصي على مركز قياس الأداء للأجهزة الحكومية تحديد معايير قياس موحدة لجميع الدوائر الحكومية المتشابهة في ادائها ( 10 معايير) وعلى الجهات الحكومية إنشاء ادارة عامة باسم الادارة العامة لقياس الاداء مرتبطة مع اعلى سلطة ادارية في الهيكل التنظيمي واعطاء مهلة 6 اشهر فقط للتطبيق وليس سنوات. بناء على نجاح التطبيق فإن تقرير الانجازات الربع سنوي وليس السنوي يوضح فيه الانجازات والعقبات والإخفاقات وكيفيه وضع الحلول المناسبة لكل معيار .
مركز قياس الأداء سوف سيكشف أي قصور في أداء الأجهزة الحكومية خلال ثوان، اذا طبقت بطاقة قياس الأداء المتوازن BSC)) اليا عن طريق الحاسب الآلي ولنا في شركة ارامكو السعودية خير مثال حيث طبقت النظام منذ سنوات. فهل تنجح الجهات الحكومية في تطبيق النظام كما نجحت شركة ارامكو السعودية أم هناك ما يبرر الفشل .
أخيراً النجاح هو السبيل الوحيد ان شاء الله إذا روعي الجدية في إنشاء معايير الاداء والتزام السلطات العليا وتكوين فريق عمل ملتزم جاد يتحمل المسئولية و الاهتمام بالارتكاز على أهداف واضحة قابلة للقياس يمكن بالتالي من إعطاء توصيف دقيق للأعمال المطلوب القيام بها لإنجاز تلك الأهداف.