د. فايزة محمد حسن أخضر

ضوابط الإدارة الفعالة

القيادة الفعالة هي الضمان الوحيد للحصول على نتائج مثلى تفوق التوقعات، وقد تبدو عملية شاقة ولكن ما إن يتم فهمها تصبح بغاية السهولة، وإذا لم تكن مديرة الإدارة ملمة بما تتطلبه القيادة فعليها أن تخصص بعض الوقت والمجهود للتعرف على هذه العملية المنظمة، فإذا لم تحدد المديرة أهدافها فسيؤدي هذا إلى ضياع الجهود، وإذا لم تكن منظمة لوقتها وأوليات عملها فإنها حتماً تقوم بأمور كثيرة في نفس الوقت وبدون تنظيم وسيجعلها هذا بالتالي منشغلة دائماً في محاولة حل مشاكل لم يكن من المفروض وجودها، وذلك نتيجة لافتقادها إلى خطة عمل واضحة، بالإضافة إلى أن في ذلك هدراً وضياعاً للوقت، كما أنه سيؤدي أيضاً إلى إهمال لتوفير المعلومات اللازمة للعاملات معها مما يؤدي إلى إحباطهن.
وتتمثل ضوابط الإدارة الفعالة في :
1 الاهتمام بالعمل وبالقائمات به وحثهن على تنفيذ العمل بنشاط وليس بإعطاء أوامر مبهمة وارتجالية، لأن أمر المرؤوسة بعمل لا يعني ضمان انكبابها عليه واتباعها للتعليمات ما لم ننمّ الدافع في داخلها. إن مشكلة قلة الإنتاجية والتي تعاني منها الكثير من الإدارات يمكن تحل من خلال تقديم الحوافز الصحيحة للعاملات وتنسيق الجهود الفردية بطريقة مثمرة بينهن لتحقيق التعاون والتآلف على المدى البعيد.
2 تحمل المسئولية في المشاكل، والمكافآت، وعدم إلقاء اللوم على المرؤوسات عندما لا تسير الأمور بالطريقة الصحيحة.
3 تقسيم الأعمال، وتوزيع المهام على المرؤوسات توزيعاً منظما لا يعتمد على المزاج الشخصي في إناطتها أو سحبها.
4 إجادة مجموعة من المهارات الإدارية من حل للمشاكل، واتخاذ القرارات، وعقد الاجتماعات وكتابة التقارير، وكسب ثقة المرؤوسات، وعدم الاقتصار على الاتصاف بالحماس فقط، وإنما القدرة على إثارة وبث روح الحماس بين مرؤوساتها. إن مثل هذه المهارات تساعد على تشكيل فريق عمل قادر على تحقيق الحد الأقصى من الفعالية والإنتاجية.
5 تفويض الأعمال والمهام، فمشاركة العاملات في الإدارة هي الأساس في الارتقاء بمستوى الإنتاج، والتأكد بأنه عند تفويض الأعمال فإن هذا يعني تحمل مسئولية من قبل المرؤوسة وعلى المديرة منح السلطة المناسبة لها وليس تحميل مسئوليات دون منح سلطات.
6 استعداد المديرة اللازم للطوارئ الإدارية عند مصادفة المشاكل واختلاف الآراء في حلولها فيجب تسوية الخلافات والنزاعات دون إبطاء لأن تسوية الخلافات بين المرؤوسات وبعضهن أو بينهن وبين المديرة هي عامل أساسي لتحقيق الأهداف، حيث إن تفاقم النزاعات قد يعيق سير العمل إلى حد كبير، ومما يساعد في كسب الوقت الذي قد تستعمله المديرة للعمل بدلا من إضاعته في حل المشاكل هو معالجة الاحتمالات التي قد تسبب المشاكل قبل وقوعها.
7 اختيار الموظفات المناسبات للقيام بالأعمال المناسبة وذلك بعد تحديد مواصفات الموظفة المطلوبة لكل عمل واختيار أكثر العناصر البشرية المتاحة كفاءة، مع العمل على تدريبهن باستمرار أي إتاحة الفرصة لهن لتنمية مهاراتهن وذلك بإلحاقهن ببرامج تدريبية متواصلة لرفع مستوى قدراتهن وعدم وضع العراقيل والحجج لمنعهن من الالتحاق بهذه الدورات وذلك مثلا بعذر أن الوظيفة لا توجد لها دورة تدريبية مناسبة، فلكل وظيفة دورة تناسبها وتنمي مهارة القائمة بها وتساعد على الوصول إلى المقاييس المرغوب بها والتي بتحقيقها تسهل إنجاز الأعمال.
8 فهم نفسيات المرؤوسات فهي من أبرز مفاهيم القيادة المميزة، فلكل موظفة وجهة نظر ورأي وشخصية مختلفة عن الأخرى، وبهذا فهي تقوم بعملها على طريقتها الخاصة وإذا فهمت المديرة نفسية مرؤوساتها وحاولت أن ترى الأمور من منظارهن الشخصي، واستمعت لما يقولونه بدقة وأبدت اهتماما بوجهات نظرهن فإنها حتما ستحظى بفرصة نجاح للعمل كبيرة عبر هذه القيادة الفعالة حيث إن تغيير تصرفات الموظفات من أصعب الأمور ولكن يمكن للقيادية تحاشي هذا بجعلهن يدركن ما بدر منهن من تصرفات أدت إلى نتائج سلبية.
ولكل مديرة الخيار الكامل لتختار الموقف الذي ستنتهجه في معاملة مرؤوساتها، فالعلاقات السليمة المبنية على الاحترام والمصالح المشتركة لها آثار إيجابية على العمل بينما العلاقات السلبية والمعتمدة على الخوف والرهبة والأوامر والعقاب لها آثار سلبية على العمل، فإذا أرادت المديرة تحقيق أهداف إدارتها فما عليها إلا أن تعتمد الأسلوب الإيجابي في التعامل وتحسين علاقاتها مع مرؤوساتها فحتما أنها ستستمتع بإدارتهن وستحقق أهداف إدارتها بسهولة، فالإنتاجية تعتمد على تعلم كيفية إدارة الموظفات بطريقة تمكنهن من العمل بفاعلية أكبر.