دارة الملك عبدالعزيز ترصد تردياً في «أرشفة» الأجهزة الحكومية... وتقترح لجنة لتصحيح أوضاعها

كشف مشروع مسح نفذته دارة الملك عبدالعزيز على المصادر التاريخية في مناطق السعودية وكثير من الأرشيفات الحكومية، تردي أوضاع الوثائق في الأجهزة الحكومية، وما تعيشه هذه الأجهزة من أهمال في حفظ المصادر التاريخية وأرشفتها، ما يعرضها لمخاطر التلف.
واقترحت الدارة، في تعميم لها، تشكيل لجنة تضمها والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات ومكتبة الملك عبدالعزيز العامة ومكتبة الملك فهد الوطنية، لدراسة تصحيح أوضاع الأرشيفات في الدوائر الحكومية.
وحملت الدارة مسؤولية تلك الأوضاع المتردية للوثائق الأجهزة الحكومية نفسها، مؤكدة أن «تنظيم الجهاز الحكومي للوثائق ليس مهمة موقتة يمكن تكليف غيره بها، بل هي عملية مستمرة، يجب أن يكون التعامل معها بعيداً من العشوائية والارتجال، موضحة أن المركز عمل على تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق في كل جهاز حكومي بخطاب رقم 372 وتاريخ 27/8/1417، وحدد فيه مهماتها، ولو فعّلت أدوات هذه اللجنة لتم القضاء على كثير من السلبيات كما عمل على توحيد الإجراءات والنماذج داخل المراكز وتحسين أوضاع الوثائق».
وأضاف التعميم: «إن كلاً من السياسة العامة للوثائق ولائحة الحفظ والترتيب الخاص بتشكيل لجنة دائمة للوثائق في كل جهاز حكومي، تضمنت العديد من الإجراءات المنظمة لحفظ الوثائق الحكومية وفرزها وتحديد ما يرحل منها للمركز، وما يحفظ لدى الجهة نفسها، وترتيبات المحافظة عليها سواء من حيث أوعية الحفظ أو مكانه بما يضمن سلامتها من العبث والتلف».
كما أكدت الدارة «أن قرار مجلس الوزراء رقم (192) يقضي بأن تتولى الأجهزة الحكومية إجراء الرقابة لضمان تنفيذ الأنظمة واللوائح والتعليمات الخاصة بالوثائق وتداولها وتحديد مواطن القصور ومعرفة المسؤول عن مخالفة هذه الأنظمة».
وحثت الدارة جميع الجهات الحكومية على ضرورة المحافظة على وثائقها والعناية بها ومعالجة ما يشوب أوضاعها من قصور، وفقاً لما تقضي به الأنظمة واللوائح الصادرة بخصوص حفظ الوثائق الحكومية، وتفعيل دور اللجان الدائمة للوثائق في الأجهزة الحكومية والتنسيق في هذا الشأن مع المركز الوطني للوثائق، مؤكدة استمرار التنسيق والتعاون بين الدارة والمركز في المسائل المشتركة.