7 وسائل تساعدك على إنجاز عملك في أسرع وقت

يمكنك التخلص من أعباء العمل من خلال طريقتين: إما بزيادة ساعات العمل لمدة أطول في اليوم الواحد، وهذا يعني أنه لن يتبقى لك وقت لهواياتك واهتماماتك الأخرى، أو باستغلال وقت العمل على النحو الأمثل بواسطة بعض الحيل البسيطة التي تساعدك على تقصير دوام الشغل والعمل بكفاءة في الوقت ذاته:
- انتبه إلى كيفية إمضاء وقت عملك:
تنتهي ساعات الدوام دون إنجاز الكثير من العمل. ووفقاً لدراسة نقلها موقع كابيتال الإلكتروني فإن 17 في المائة فقط من الموظفين يتنبهون إلى تقييم ما قضوا فيه وقت دوامهم بالضبط. ومن المدهش المقارنة بين طول الفترة الزمنية التي يتم إمضاؤها في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، والاجتماعات، والمناقشات، وبين المدة الزمنية التي يتم فيها إنجاز العمل الفعلي.
- خُذ فترات استراحة من العمل بانتظام من وقت إلى آخر:
قد يبدو أن الاستراحة مضيعة للوقت وأن لها نتائج عكسية على وقت العمل، ولكن الأمر ليس كذلك. فقد برهنت الدراسات على أن العمل المتواصل دون انقطاع وبلا استراحة يفقد صاحبه الطاقة، ويوقعه في فخ ارتكاب الأخطاء أثناء العمل. وبحسب دراسة من جامعة ولاية فلوريدا، لا ينبغي العمل لأكثر من 90 دقيقة متواصلة، بل ينبغي أخذ استراحة من الشغل يتم فيها المشي أو ممارسة الرياضة، فهذا يزيد من إنتاجية العمل.
- حدد لنفسك مواعيد نهائية لإنجاز العمل:
يجب عدم العمل إلى ما لا نهاية. وإذا كنتَ تعمل على مشروع ما فقم بتقسيمه إلى أجزاء، وحدد لكل قسم وقت إنجازه. فتحديد مواعيد لإنهاء العمل مع النظر إلى عقارب الساعة، أو إلى عدّادها الرقمي يجعلك تشتغل بشكل أكثر تركيزاً وأفضل إنتاجية.
- اتّبع قاعدة "الدقيقتين":
وهي قاعدة ابتكرها رجل الأعمال ستيف أولينسكي. وهي تعني إنجاز جميع المهام القصيرة – التي يتطلب استكمالها دقيقتين – على الفور ودون تأخير. وذلك؛ لأن تأخيرها والتفكير فيها والانشغال بهمومها يستغرق وقتاً أطول بكثير مما تستحق بالفعل.
- قُلْ "لا" لاجتماعات العمل الممكن الاستغناء عنها:
اجتماعات العمل ولقاءاته غير المثمرة هي أكبر مضيعة لدوام العمل. ووفقاً لإحدى الدراسات فإن الموظف يقضي ما معدله 31 ساعة كل شهر في اجتماعات غير منتجة. أما إذا دعت الحاجة إلى اجتماع عمل فينبغي على المجتمعين القيام بلقائهم، وهم واقفون على أقدامهم!
- اِنسَ مبدأ "تعددية المهام"؛ أي القيام بأعمال عديدة بالتوازي في وقت واحد:
مُخطئ من يعتقد بإمكانية عمل عدة أشياء بالتوازي في وقت واحد. ومن الواضح بالتأكيد أن من الأفضل القيام بالمهام كل واحدة تلو الأخرى، وبشكل متسلسل بالتتابع، فهذا أكثر فعالية وإثماراً.
-الشعور بالارتياح أثناء العمل:
النوم الجيد، وكذلك توفير بيئة مريحة في مكان العمل – كوضع صورة شخصية، أو شمعة، أو باقة من الورود والنباتات الخضراء الجميلة على طاولة العمل – كل ذلك يُشعِر الموظف بالراحة أثناء الشغل، ويزيد كثيراً من كفاءة العمل وإنتاجيته.