الادارات الرائدة ومبدأ التخطيط السليم

تعتمد الادارات الرائدة على التخطيط السليم .. سواء في طرقها المبتكرة في قيادة الموارد البشرية أو ما تحققه من اهداف استراتيجية رابحة.
فالتخطيط مبدأ كل عمل ناجح وليس ثمة مكانة على الاطلاق للتوقعات او القرارات الارتجالية في ظل الاعمال الناجحة.. فمثل هذه الادارات تعتمد على التخطيط في مجمل تحركاتها .. مما يؤكد نجاحها ويجنبها الوقوع في مصيدة الاخطاء البسيطة أو المعقدة.
والتخطيط يعني تفكيرا مبكرا واستخدام الاسلوب والمنهج العلميين والمنظمين في الاعداد والاستعداد للاحتمالات المتوقعة ولمواجهة التطورات والمفاجآت في ظل ظروف عدم التأكد فهو يحدد ما تريد وماذا يجب عمله , وأين ومتى كيف وما الموارد المطلوبة لذلك العمل. التخطيط اطار يتضمن الموارد المتاحة والاهداف والخطوات والاجراءات والمراحل والعناصر والتوقعات فهو يساعد على التكيف مع متغيرات المستقبل وتخفيض مخاطرها وتكاليفها من خلال البدائل والتنبؤ بالتوقعات. نجاح تخطيط المشروع يتطلب توافر البيانات والمعلومات فكلما كانت المعلومات متوفرة ودقيقة , كان بالامكان وضع خطة بعيدة المدى حيث توفر المعلومات عادة الرؤية الواضحة لمتغيرات المستقبل, وهذه المرحلة تعتمد على المعلومات التي هي اساس التخطيط السليم.
المعلومات احد موارد المشروع التي لها دور رئيسي وجوهري في تخطيط الموارد الاخرى لذلك ينبغي ادارتها وتخطيطها وصيانتها واستغلالها واستثمارها لتكون عملية التخطيط مثمرة وفاعلة وهناك عدة انظمة يمكن الاعتماد عليها والتطور السريع في تقنية المعلومات نظام يساعد على اتخاذ القرار ونظام يوفر المعلومات التي تحتاجها الادارة العليا ونظام معلومات المشروع وهذه الانظمة توفر المعلومات التي تحتاجها الادارة في الوقت وبالنوعية والكمية المطلوبة وتساهم في التخطيط والمراقبة واتخاذ القرارات الناضجة العلمية والواقعية والموضوعية, نظام معلومات المشروع(EIS) يستخدم وسائل حديثة وعصرية ونماذج رياضية. وجود هذه الانظمة مؤشر ومعيار نجاح ادارة المشروع في تخطيط موارده , والرقابة واتخاذ القرارات الراشدة.
نظام معلومات المشروع (EIS) ليس هدفا , وانما وسيلة لتخطيط وادارة موارده الاخرى يتكون من برامج تتضمن نماذج رياضية واحصائية وحسابات شخصية , وقاعدة بيانات أي نشاط أو قرار بشري يبدأ ويتحقق من خلال المعلومات ولا يفهم من هذا أن الحاسب الالي يحل محل الانسان في التخطيط واتخاذ القرار وانما دوره توفير المعلومة والبدائل بالسرعة والدقة المتاحة. مدخلات نظام المعلومات (EIS) تتكون من بيانات أولية تمثل وتعكس انشطة واعمال المشروع , أما مخرجاته فهي تتكون من معلومات ناتجة عن معالجة هذه البيانات أي تحويل مدخلات البيانات الى معلومات باستخدام اساليب بحوث العمليات من نماذج رياضية واحصائية متقدمة ومتطورة لتحليلها ومعالجتها , لتكون جاهزة للاستخدام بالشكل والنموذج الذي تحتاجه الادارة.
اما بالنسبة لنظام(ERP) فلاشك انه برنامج مفيد لكنه نظام يتعامل فقط مع أحد موارد المشروع وهو المعلومات , حيث يتكون النظام من برنامج يقوم بدمج قواعد معلومات المشروع وتوحيدها في قاعدة معلومات واحدة.يقضي على تعدد البرامج المستقلة ويستبدلها ببرنامج موحد مقسم الى وحدات حسب نشاط كل ادارة في المشروع. يقوم بنقل المعلومات المرتبطة بالمعاملات بين هذه الادارات ويمكن المسؤولين في الادارات المتصلة بالبرنامج من الاطلاع على المعلومات نفسها ومعرفة ومتابعة وتحديث وضع المعاملة في النظام , عندما تنجز اي ادارة معاملة تقوم باحالتها من خلال البرنامج الى الادارة الأخرى, أي بمثابة سير كهربائي ينقل المعلومات عن المعاملات من ادارة الى أخرى, ولا يقوم بعملية تخطيط الموارد كما يوحي بذلك المصطلح. الاحصاءات المتوافرة تفيد بأن هذا البرنامج مكلف جدا, وتستخدمه الشركات لتنمية مبيعاتها وزيادة ايراداتها وتحسين ارباحها وحصتها في السوق, ولمنافسة الشركات الاخرى , ولتشجيع التسوق مع الشركة وذلك من خلال امكانية دمج البرنامج مع شبكة المعلومات العالمية (الانترنت). وتقوم الشركات بشراء وتطبيق البرنامج بعد عمل دراسة التكاليف والمنافع من البرامج وحسب التوقعات سوف يصل حجم سوق برنامج نظام ERP في دول مجلس التعاون الخليجي الى 270 مليون دولار خلال عام 2008 وهذا يرجع الى تبني الانظمة المعلوماتية المتطورة في قطاع التجارة من قبل شركات الاعمال التي تسعى للارتقاء بكفاءة عملياتها وادارة انشطتها التجارية والحصول على مميزات عديدة من استخدام هذه الانظمة وذلك من خلال تنمية وتطوير وتحسين ادارة العلاقة والتواصل مع العملاء CRM, وكذلك مع الموردين SCM.
من خلال مسح تكاليف 63 شركة استخدمت هذا البرنامج , منها شركات كبيرة ومتوسطة وصغيرة, تراوح معدل التكاليف بين 400 الف دولار , (1,5 مليون ريال) و 300 مليون دولار (1125 مليون ريال). المتوسط وصل الى 15 مليون دولار(56,25 ريال) كما أن البرنامج معرض للتوقف. الاحصاءات تفيد بأن شركة من بين كل اربع شركات عانت من تدني الاداء بسبب توقف البرنامج. برنامج(ERP) يتكون من شبكة كبيرة ومعقدة , لا يحتاجه وغير معد لاستخدامه في القطاع العام, تستخدمه الشركات التي هدفها الربح, ويعتمد استخدامه على الموظفين الذين يتعاملون مباشرة مع معاملات المشروع. لذلك فنجاح تطبيقه يتطلب تغيير نمط واسلوب وبيئة العمل , حيث يمكن انجاز العمل واتخاذ القرار بواسطة طبقة الموظفين الدنيا, بالاضافة الى أنه يحتاج الى تدريب مكثف لهؤلاء العاملين وتفويض صلاحيات أكبر لهم والغاء المركزية والسرية وتغيير ثقافة العمل في الشركة على أن يكون شعار الجميع (انجاز العمل وزيادة مبيعات وايرادات المشروع).
*مدير عام مشاريع التحلية سابقا