التحلية تطبق نظام تخطيط الموارد.. وتقلل المشتريات بنسبة 11%

هيكلت إجراءاتها وأحدثت تحسينات كبيرة

حققت المؤسسة العامة لتحلية المياه المالحة نقلة جديدة في عصر المعلوماتية عندما خطت بقوة نحو تطبيق نظام تخطيط موارد المنشأة ال ERP واستطاعت هيكلة اجراءاتها واحداث تحسينات كبيرة في الاداء، بالاضافة الى ادخال افكار حديثة طبقت في منشآت عالمية اخرى ناجحة.
كما استطاعت المؤسسة تطوير انظمتها (المالية، نظام المواد، الصيانة، نظام الانتاج، الموارد البشرية). وقد مر هذا المشروع بعدة مراحل هي:
1 مرحلة تقييم وتوثيق الوضع الحالي.
2 مرحلة اعادة الهيكلة.
3 مرحلة تطبيق الانظمة.
ويشتمل نظام ال ERP والذي تم تطبيقه في التحلية والمعتمد على تقنيات او راكل Oraclei 11 وديتا ستريم على الأتي:
* Oracle e-business Sulte شامل الانظمة المالية، نظام الموارد البشرية، نظام الانتاج، نظام التموين، نظام المشروعات.
* نظام الصيانة وادارة أصول المنشأة Data Stream.
* استخدام نظام ال EDI للربط الآلي مع الموردين كمرحلة مبدئية ولاحقا نظام e-Procurement.
* الكاتلوج الالكتروني e-Cataloging.
وقد تم اختيار تلك الانظمة والجهات المنفذة لها لمناسبتها لاحتياجات المؤسسة بعد دراستها من قبل فريق عمل المؤسسة وبعد الاستعانة بآراء الشركات الاخرى المطبقة لتلك البرامج وبيوت الخبرة الاستشارية.
ومن ضمن المزايا الاساسية لاعادة هيكلة الاجراءات وتطبيق انظمة اوركل على مستوى ادارة الموارد البشرية هي الربط الآلي مع باقي الانظمة المطورة (المواد المالية الصيانة) بالاضافة الى العديد من المميزات الاخرى ومنها.
* تخفيض تكلفة العمليات وحجم المخزون، وادارة محطات المؤسسة وعملياتها بكفاءة عالية وبالتالي المحافظة على اصولها.
* تناسق وتناغم اداء المؤسسة مع اداراتها واقسامها المختلفة.
* تلبية الاحتياجات الحقيقية للعملاء داخل وخارج المؤسسة وتقديم الخدمة المناسبة لهم بالسرعة والجودة المطلوبة.
* تخفيض الاجراءات والغاء معظم الاعمال الورقية بنسبة تصل الى 60%.
* دعم عملية اتخاذ القرار وتبادل المعلومات بين مختلف ادارات المؤسسة بالدقة والسرعة المطلوبة، واصدار التقارير لمتخذي القرار في الوقت المناسب.
* رفع مستوى اداء العمالة وقدرتها على تنفيذ مهامها بكفاءة افضل عن طريق التعامل مع التقنية الحديثة والانترنت.
يذكر انه لم يتم حتى الان عمل تغيير في كتابة البرامج الاساسية CUSTOMIZATION ويتوقع ألا تزيد نسبة هذه التغييرات عن 5% تقريبا بنهاية تنفيذ المشروع.
ادارة عملية التغيير وتهيئة العنصر البشري:
وتم وضع خطة متكاملة لإدارة عملية التغيير تضمن المشاركة المكثفة من قبل المستخدمين الرئيسيين كأعضاء اساسيين في فريق التطوير. بالاضافة الى عقد ورش عمل لايضاح اهداف المشروع للادارات ذات العلاقة واهمية دورهم في المرحلة المقبلة. وانشاء مجموعة اتصال تتولى عملية التواصل مع المستخدمين بمختلف الوسائل ومنها اصدار نشرة دورية خاصة بذلك بالاضافة الى تنظيم دورات تدريبية متنوعة مثل ادارة التغيير، التفكير الابداعي وذلك في اطار تهيئة المستخدمين في المؤسسة لتقبل عملية التغيير وفتح آفاقهم لافكار جديدة والمساهمة في اخراجهم من بيئة العمل الروتينية.
وفيما يلي نستعرض اهم ما تم انجازه على مستوى الانظمة:
اولا: النظام المالي:
قام فريق العمل باعداد ادلة الحسابات (دليل الحسابات التجاري، دليل الحسابات الحكومي، دليل التكاليف) كما تم ربطها بحيث تتكامل عند عملية ادخال القيود وعدم تكرارها وخاصة بين النظامين التجاري والحكومي. كما تم ادخال هذه الأدلة الى النظام المالي وتفعيلها بعد اختيار المقاطع الخاصة بكل دليل، كما تم ادخال هذه الأدلة بنظم الصيانة والمواد وتفعيلها.
كما يتم حاليا استكمال تدريب فريق العمل والمشغلين الرئيسيين على البرامج وهنالك خطة شاملة للتدريب المكثف لكافة العاملين بالادارات المالية بالساحلين والمركز للتعامل مع النظم الجديدة لهذه المرحلة وهي:
1 نظام المدفوعات: ويختص بمتابعة صرف المستحقات الخاصة بدءا من الاحتياجات عن طريق: المشتريات المحلية، المشتريات الخارجية، العقود المحلية، السلف النثرية. ويوضح هذا النظام الدورة الكاملة للالتزام والسداد عن طريق نظام محكم وقياسي.
نظام الاستاذ العام ويشمل خلاصة العمليات المالية التي تعكس الحسابات المدينة والدائنة والتي يتم على اساسها استخراج التقارير المالية بمختلف انواعها وكافة اعمال الموازنة من توزيع المخصصات والصرف على الميزانية من خلال الارتباط والصرف والدعم والمناقلة. كذلك امكانية توزيع التكاليف واعادة توزيعها بهدف الوصول الى تكليف الانتاج واستخراج تكلفة الوحدات المنتجة.
ثانيا: نظام التموين:
يعتبر نظام التموين في أي منشأة من الأنظمة الرئيسية وهو العصب الرئيسي في تأمين احتياجات المنشأة ونظام التموين في المؤسسة شهد تطورات عديدة منها شملت نظام المشتريات المحلية والخارجية وادارة المخزون والكتالوج الالكتروني E - cataloguing وكذلك نظام ادارة الموردين وتوفير معلومات كاملة لهم عن طريق ال I-suppliers والربط الآلي معهم داخل وخارج المملكة عن طريق ال EDI وفي مرحلة لاحقة ال E-procurement وتطبيق نظام حديث لتأمين المشتريات blanket agreement أدى الى تخفيض قدره 11% من تكلفة المشتريات، المرحلة الاولى من النظام تم اطلاقها بنجاح في فترة لم تتجاوز الاشهر الستة.
وقد عقدت ورش عمل متعددة لربط نظام التموين مع انظمة الصيانة والمالية والانظمة الاخرى، وتوزيع المهام والمسؤوليات لضمان التكامل بين تلك الانظمة وتم بعد ذلك استلام ومراجعة التقارير المقدمة من شركة CSE والتي تخص مطابقة الوضع الحالي مع الوضع المستقبلي وكذلك تقارير تصميم وتطوير امن المعلومات. كذلك تم الانتهاء من اعداد وتهيئة البيانات والتي سيتم ادخالها في البرنامج الجديد وتم وضعها في بيئة الاختبار. ولما تمثله بيانات نظام التموين من اهمية محورية لعمل النظام الجديد ترتكز عليها قاعدة البيانات الرئيسية بالمؤسسة ولأهمية ارتباط معلومات ادارة التموين بالادارات الاخرى مثل الصيانة والمالية وقد بذل فريق العمل بنظام التموين مجهودا كبيرا لحرصه على جودة ودقة البيانات المدخلة، فقد تم تجهيز بيانات الموردين الخارجين المحلية بهيكلها الجديد بالاضافة الى مراجعة وتنقية بيانات المخزون والتي شملت مستويات وكميات الطلب لجميع المحطات ومراجعة اسعار قطع الغيار وتعديلها او اضافة اسعارها ان لزم الامر. هذا بالاضافة لعمل جرد لاغلب مخازن المحطات للقطع عالية القيمة والتي تمثل قيمتها 90% من قيمة المخزون والتي اصبحت اكثر واقعية وتمثل البيانات الحقيقية للمخزون واصبحت مرتبطة آليا بالادارات ذات العلاقة لتنفيذ العمليات الحاصلة على المخازن لحظيا دون تأخير، امافيما يخض قطع الغيار والمواد الكيمياوية فقد اصبحت محفوظة بجميع مواصفاتها ومعلوماتها في قاعدة بيانات موحدة والاهم هو ان الادخالات للكتالوج الالكتروني اصبحت موحدة من خلال حقول مخصصة لكل معلومة. وكذلك يتم حاليامراجعة النسخة الأولية من الكتالوج الالكتروني. كما قامت الشركة المنفذة للمشروع بعمل دورات تدريبية على رأس العمل لتهيئة المستخدمين النهائيين للعمل على تطبيقات أوراكل.
ثالثا: نظام الصيانة:
بتطبيق نظام الصيانة Datastream7i تكون المؤسسة العامة لتحلية المياه المالحة قد خطت الخطوة الاساسية لتتحول من الأسلوب التقليدي لادارة الصيانة CMMS الى ادارة أصول المنشأة EAM بمفهومه الشامل وتقنيته المتطورة والتي تعتمد على المحافظة على موارد المؤسسة وابقائها في اقصى طاقة تشغيلية وبأعلى جودة وبأقل الاسعار وذلك في ظل بيئة عمل آمنة مما سهل عملية ربط هذا النظام الحيوي مع باقي انظمة المؤسسة. وقد قام فريق نظام الصيانة بتطوير وتطبيق الانظمة التالية في مجال الصيانة:
1 إدارة الصيانة التصحيحية.
2 إدارة الخدمات المساندة.
3 الصيانة الروتينية الوقائية للمعدات.
4 العمرات الشاملة.
5 الصيانة التعديلية.
وتم اطلاق المرحلة الاولى من المشروع بنجاح في محطة الخبر وفي فترة قياسية لم تتجاوز الاشهر الثلاثة بدون تعديلات جذرية في النظام. وقد تم ربطه بنجاح مع انظمة اوراكل للمشتريات والنظام المالي.
رابعا: نظام معلومات الانتاج
Production Information System: يعني نظام الانتاج بتوحيد المعلومات الانتاجية على مستوى المؤسسة بحيث يمكن الاطلاع على معلومات الانتاج اليومية للمحطة من خلال التقارير المتعددة في النظام التي تحتوي على عدد كبير من المعلومات مثل: الكميات المنتجة من الماء والكهرباء وكذلك الكميات المرسلة الى الجهات المستفيدة وحالات التوقف واسبابها والكميات المستهلكة من الوقود المواد الكيماوية.
ومن مزايا نظام معلومات الانتاج PIS ما يلي:
توحيد مصدر المعلومات.
الحصول على معلومات دقيقة.
توفير المعلومات لمتخذي القرار في الوقت المناسب.
سرعة اصدار تقارير التكاليف نتيجة الربط المباشر مع بيانات الكفاءة والاحصاء.
سرعة تداول البيانات نسبة لربط جميع محطات الساحل بقاعدة بيانات مشتركة.
امكانية اصدار كم هائل من التقارير المتنوعة الدورية والمطلوبة في حينه.
ويرتبط بنظام الانتاج نظام الكفاءة والتقارير الشهرية Efficincy System And Monthly Reports يختص نظام الكفاءة التقارير الشهرية باصدار تقارير الحسابات الفنية والهندسية للوحدات الانتاجية من تحليات وغلايات وتربينات. فعلى سبيل المثال يمكن حساب كفاءة تحلية او غلاية او توربين في فترة مختارة مما يمكن المختص من حصر العوامل المؤثرة سلبا او ايجابا على الانتاج والسعي لرفع كفاءة الوحدة بازالة العوامل السالبة. ومن ذلك حساب كمية الوقود اللازمة لانتاج متر مكعب من الماء او ميجاوات ساعة من الكهرباء.
وقد تم حتى الان توفير معلومات الانتاج من خلال موقع المؤسسة على الشبكة المحلية Internet وتشغيل شاشات خطوط نقل المياه في الساحل الشرقي والساحل الغربي وتشغيل شاشات استهلاك الوقود في محطات المملكة. ويتم حاليا العمل على توفير معلومات الانتاج من خلال موقع المؤسسة على الانترنت، وكذلك نظام الكفاءة والتقارير الشهرية.
خامسا: نظام الموارد البشرية:
انهت مجموعة عمل انظمة الموارد البشرية مهام اعادة هيكلة اجراءات الشؤون الادارية بما يتوافق مع احدث النظم العالمية المتبعة وبما يتماشى مع انظمة اوركل واهداف المؤسسة الاستراتيجية والتي ترمي الى تطوير الاجراءات وربطها بقاعدة بيانات موحدة تخدم جميع الانظمة. وقد تم انجاز الوضع المستقبلي لاجراءات الموارد البشرية بالتعاون مع احدى الشركات الاستشارية وتم استلام خارطة الاجراءات المستقبلية والتي روعي فيها ان تكون متوافقة قدر الامكان مع انظمة اوركل واحدث ما توصلت اليه اجراءات الموارد البشرية المعمول بها عالميا. ويعتبر هذا النظام من افضل التطبيقات الشاملة التي تحتوي على مجالات متعددة تخدم قطاعات الشؤون الادارية والتدريب كالتالي:
تخطيط القوى العاملة.
التوظيف.
الأداء والحوافز.
شؤون العاملين.
التدريب وتطوير القوى العاملة.
الرواتب والأجور.