كلمات تجعل رسائلك الإلكترونية ركيكة

الخوف هو أصل معظم الكتابة السيئة «ستيفن كينج»
العديد من الأشخاص يضيفون إلى رسائلهم بالبريد الإلكتروني، كلمات تجعلها مترددة. غامضة. ركيكة، هذه الكلمات:
أعتقد
يكتشف أحد الموظفين مشكلة في الجودة، ويطلب منك اتخاذ قرار، قارن هاتين الاستجابتين:
أعتقد أننا بحاجة إلى إعادة تنفيذ هذا الأمر
أعد هذا الأمر
إضافة أعتقد تجعل الأمر وكأنه متروك للنقاش، أو أنك غير متأكد أو تتهرب، أو قلق من الخطأ.
فقط
ما هو رد فعلك الأولى عندما يكتب أحدهم: أنا فقط بحاجة لخمس دقائق من وقتك، كلمة فقط تجعلك تتوقع أن تكون ال 5 دقائق أكثر.
استخدم جملة ساعدني في قضاء هذه الدقائق الخمس معك، باختصار: لا تحاول إقناعي بالمدة بل اشرح السبب. ينطبق الشيء نفسه على الطلبات أو التوجيهات.
تخمين
كتابة «أفضل تخمين» لا تزال ركيكة، كما لو كنت تسحب الأرقام، أو النتائج من فراغ.
استخدم بدلاً من ذلك: احتمال، تقدير، تنبؤ بالمناخ، عملية حسابية.
استخدم كلمة تنقل تقييمك للماضي والحاضر، إلى التنبؤ بالمستقبل.
أحتاج
تشير «الحاجة» إلى الأهمية والإلحاح - ولكن أيضًا التبعية.
بدلاً من «أريدك أن تكمل الطلب بنهاية اليوم»
اكتب «يرجى إكمال الطلب بنهاية اليوم»
أو «نشكرك مقدمًا على إكمال الطلب بنهاية اليوم»
جدا
من المؤكد أن بعض الأشياء مهمة، والبعض الآخر مهم جدًا
لكن كتابة «من المهم جدًا أن يحسن قسمك نتائج السلامة» كأنك تحاول إقناعي.
استخدم البيانات والعقل لتبدو أكثر صرامة وأهمية.