نظام معلومات إلكتروني وبشري متكامل لمتابعة القبول والتسجيل في جامعة الدمام

أصبحت غالبية الجامعات المرموقة في العالم تستخدم النظام الإلكتروني في جميع معاملاتها بما فيها القبول، حيث يتم إدخال جميع البيانات المتعلقة بالطلبة الذين تقدموا لامتحانات الثانوية العامة في برنامج حاسوبي مطور لدى الجامعة، موضَّحا فيه جميع البيانات التي تخص الطالب مثل المعدل في الثانوية واختبارات القياس والجنسية وبيانات الاتصال، ويوفر النظام للطالب إمكانية متابعة قبوله من عدمه إلكترونيا والأسباب التي أدت إلى ذلك. وتعرض الأسباب بشكل مقروء وواضح للطالب وبنفس الوقت تختصر العمل الإداري للقبول.
وتعد عملية القبول والتسجيل الإلكتروني في جامعة الدمام للعام الحالي 1433 ه – 1434 ه، من الفعاليات الرئيسة، التي تعكس بدورها التقدم الذي تمثله الجامعة في مجال التقنيات الحديثة. وأوضح معالي الدكتورعبدالله الربيش مدير جامعة الدمام أن هذا الأمر يعد الواجهة الملموسة بين الجامعة ككيان تعليمي وبين المجتمع، وقد رأينا أن الحاجة تدعو إلى تصميم نظام قبول وتسجيل إلكتروني متكامل وشامل للجامعة يسهم في تسهيل عملية القبول للطلاب، ويتكون النظام المعمول به من مجموعة أنشطة وفعاليات تتعلق بقبول الطلاب وتخزين البيانات في قواعد البيانات.
وبيّن معالي الدكتور أن الجامعة سعت لتوفير أقصى درجات المرونة في عملية القبول وجعلها أكثر سلاسة من خلال تطوير بوابة القبول الإلكتروني وتصميم نظام إلكتروني لأرشفة وثائق الطلاب وتكوين فريق دعم مباشر يجيب عن استفسارات الطلاب المتقدمين للجامعة على مدار الساعة وتشكيل لجنة لعلاقات القبول.
بوابة القبول الإلكتروني
وأوضح الدكتور عبدالله بن عمر باموسى عميد القبول والتسجيل في جامعة الدمام أن العمادة أقرت خطة تطويرية إلكترونية لاستقبال وفرز طلبات القبول، وذلك من خلال بوابة القبول الإلكتروني التي تهدف أيضاً إلى تزويد الطلاب وأولياء أمورهم بشروط وضوابط القبول، وطريقة تقديم الطلبات، والخطة الزمنية المحددة لجميع مراحل ودفعات قبول الطلاب والطالبات، وتبويب جميع ما يتعلق بمراحل القبول بما فيها الأسئلة المتكررة، وتحتوي البوابة أيضا على فيلم مرئي يشرح للمتقدمين إجراءات القبول والاستعلام عن النتائج، وطريقة إرسال المستندات المطلوبة، بالإضافة إلى أيقونة الدعم المباشر التي يتم من خلالها التواصل مع جميع المتقدمين للإجابة الفورية على جميع الاستفسارات التي تخص القبول.
مركز الدعم المباشر
يقوم مركز الدعم المباشر بالرد على الاستفسارات ومساعدة المتقدمين فيما يخص إكمال طلبات التقديم على مدار الساعة ويضم المركز طاقماً مدرباً على معالجة الطلبات أولاً بأول، مثل تعديل المعلومات والبيانات التي يتم إدخالها بشكل خاطئ عن طريق المتقدمين. ويبين المشرف على المركز المهندس سيف بن محمد السيف أن تجربة التواصل المباشر مع المتقدمين فريدة ونوعية، وقد تم تطبيقها للمرة الثانية هذا العام وتم تطويرها في العام الحالي لتضم أكثر من 15 موظفاً يعملون على ثلاث فترات خلال اليوم دون انقطاع في قاعة مهيأة بجميع وسائل الاتصال من إيميل وهاتف وفاكس وبرنامج المحادثات الفوري بين طاقم المركز والمتقدمين.
ويذكر المهندس سيف أن عدد مرات دخول المتقدمين للاستفسار وصل لأكثر من ستين ألف مرة، ويحتوي المركز على شاشة مرئية يتم من خلالها معرفة أعداد المتقدمين للقبول في الجامعة، ويتم تحديثها لحظة بلحظة، ويحظى المركز بعناية ومتابعة دقيقة ومباشرة من قبل معالي مدير الجامعة الدكتور عبدالله الربيش، الذي ذكر أن جامعة الدمام تنفرد بتوفير خدمة الدعم المباشر التي تهتم بالطالب المتقدم قبل وأثناء وبعد قبوله في الجامعة.
مركز الأرشفة الإلكتروني
كما أوضح الدكتور عبدالعزيز بن فهد الفهيد، المشرف على مركز الأرشفة الإلكتروني، أنه وفقاً للخطة التطويرية الإلكترونية المعمول بها للقبول لهذا العام الحالي، تم استحداث نظام الأرشفة الإلكترونية وهو نظامٌ شامل يهدف إلى حفظ ملفات ووثائق الطلاب في قاعدة بيانات لدى الجامعة ومن ثم إرجاع الأصول إلى الطلاب، ويتميز هذا النظام بتوفير كثير من الوقت والجهد على الطالب والعاملين في عمادة القبول والتسجيل.
ويضيف الدكتور أن المركز يحتوي على أحدث الأجهزة والتقنيات التي تساعد على أرشفة الوثائق بدعم من إدارة الجامعة ممثلة في معالي الدكتور عبدالله الربيش الذي لا يألو جهداً في دعم وتطوير عملية القبول.
وذكر الدكتور الفهيد أنه يعمل في المركز أكثر من 13 موظفا موزعين لإجراء مهام معينة، حيث يتم استقبال وثائق الطلاب المقبولين عبر البريد السعودي الممتاز من جميع فروعه في المملكة، ويتم بعدها فرز وتدقيق البيانات وختم الشهادة الثانوية للطالب تأكيداً على قبوله ومن ثم أرشفتها وإرجاعها في أقرب وقت ممكن عبر البريد الممتاز.
مكتب علاقات القبول
وأشار الدكتور ماهر بن صايل الشمري إلى أنه تم إنشاء مكتب علاقات القبول (رجالي ونسائي) في المدينة الجامعية بالدمام، وكذلك في مواقع الكليات في المحافظات بقرار من معالي مدير الجامعة لما لمسه من حاجة الجامعة لمثل هذا المكتب، الذي يعنى بكل ما يمت للقبول بصلة، وذلك لتذليل ما يواجهه بعض الطلاب المتقدمين من صعوبات وإشكاليات عند انضمامهم للجامعة، ويضطلع المكتب بعدد من المهام في مقدمتها مقابلة أولياء الأمور والطلاب للإجابة عن استفساراتهم ومساعدتهم في تنفيذ إجراءات قبولهم.
انتهاء التقديم
من جهة أخرى أعلنت جامعة الدمام عن استكمال عملية القبول وشغل جميع المقاعد المتاحة في البرامج والمسارات المختلفة في الجامعة للطلاب للعام الجامعي 1433/ 1434ه، والجامعة تهنئ جميع الطلاب المقبولين وتبارك لهم هذا الإنجاز، كما تتمنى حظاً أوفر لمن لم يحالفهم الحظ في قبول هذا العام.
موظفون في جامعة الدمام يدخلون بيانات الطلاب المقبولين