تسجيل 38 ألف طالب وطالبة إلكترونياً بجامعة الدمام

استحداث مكتب لعلاقات القبول

سجل أكثر من 15 ألف طالب، و23 ألف طالبة في بوابة القبول الإلكترونية بجامعة الدمام.
ودعا وكيل القبول والتسجيل بجامعة الدمام ل «عكاظ» الدكتور عبدالعزيز بن فهد الفهيد الطالبات إلى ضرورة تنشيط طلباتهن عبر بوابة القبول الإلكترونية الخاصة بالجامعة قبل انتهاء فترة القبول المحددة للطالبات، فيما نوه د. الفهيد أن هذه السنة كانت عملية التسجيل سلسلة بعد أن وصل عدد الكليات التابعة للجامعة خارج الحرم الجامعي 15 كلية خاصة بالطالبات واستحداث خطة تطويرية إلكترونية لاستقبال وفرز الطلبات.
وأوضح الدكتور الفهيد وكيل القبول والتسجيل في جامعة الدمام أن العمادة أقرت خطة تطويرية إلكترونية لاستقبال وفرز طلبات القبول وذلك من خلال بوابة القبول الإلكتروني التي تهدف أيضا إلى تزويد الطلاب وأولياء أمورهم بشروط وضوابط القبول وطريقة تقديم الطلبات والخطة الزمنية المحددة لجميع مراحل ودفعات قبول الطلاب والطالبات وتبويب جميع ما يتعلق بمراحل القبول بما فيها الأسئلة المتكررة وتحتوي البوابة على فيلم مرئي يشرح للمتقدمين إجراءات القبول والاستعلام عن النتائج وطريقة إرسال المستندات المطلوبة، بالإضافة إلى أيقونة الدعم المباشر التي يتم من خلالها التواصل مع جميع المتقدمين للإجابة الفورية على جميع الاستفسارات التي تخص القبول، الأمر الذي سهل لهذه السنة عملية القبول والتسجيل الإلكتروني لدى الطلبة المتقدمين.
وبين أن مركز الدعم المباشر يرد على الاستفسارات ومساعدة المتقدمين فيما يخص إكمال طلبات التقديم على مدار الساعة ويضم طاقما مدربا على معالجة الطلبات أولا بأول مثل تعديل المعلومات والبيانات التي يتم إدخالها بشكل خاطئ عن طريق المتقدمين، مشيرا إلى أن تجربة التواصل المباشر مع المتقدمين فريدة ونوعية تم تطبيقها للمرة الثانية هذا العام وتم تطويرها في العام الحالي لتضم أكثر من 15 موظفا يعملون على ثلاث فترات خلال اليوم بدون انقطاع في قاعة مهيأة بجميع وسائل الاتصال من إيميل وهاتف وفاكس وبرنامج المحادثات الفوري بين طاقم المركز والمتقدمين، مبينا أن عدد مرات دخول المتقدمين للاستفسار وصل لأكثر من 150 ألف مرة حتى الآن، ويحتوي المركز على شاشة مرئية يتم من خلالها معرفة أعداد المتقدمين للقبول في الجامعة ويتم تحديثها لحظة بلحظة ويحظى المركز بعناية ومتابعة دقيقة ومباشرة من قبل مدير الجامعة الدكتور عبدالله الربيش.
وأشار الدكتور عبدالعزيز الفهيد المشرف أنه وفقا للخطة التطويرية الإلكترونية المعمول بها للقبول لهذا العام الحالي تم استحداث نظام الأرشفة الإلكترونية وهو نظام شامل يهدف إلى حفظ ملفات ووثائق الطلاب في قاعدة بيانات لدى الجامعة ومن ثم إرجاع الأصول إلى الطلاب ويتميز هذا النظام بتوفير الكثير من الوقت والجهد على الطالب والعاملين في عمادة القبول والتسجيل.
وأضاف، أن المركز يحتوي على أحدث الأجهزة والتقنيات التي تساعد على أرشفة الوثائق بدعم من إدارة الجامعة لتطوير عملية القبول، ويعمل في المركز أكثر من 13 موظفا موزعين لإجراء مهام معينة، حيث يتم استقبال وثائق الطلاب المقبولين عبر البريد السعودي الممتاز من جميع فروعه بالمملكة، ويتم فرز وتدقيق البيانات وختم الشهادة الثانوية للطالب تأكيدا على قبول الطالب ومن ثم أرشفتها وإرجاعها في أقرب وقت ممكن عبر البريد الممتاز.
وأشار إلى استحداث مكتب علاقات القبول (رجالي ونسائي) في المدينة الجامعية بالدمام، وكذلك في مواقع الكليات في المحافظات بقرار من مدير الجامعة لما لمسه من حاجة الجامعة لمثل هذا المكتب الذي يعنى بكل ما يمت للقبول بصلة وذلك تذليلا لما يواجهه بعض الطلاب المتقدمين من صعوبات وإشكاليات عند انضمامهم للجامعة، ويضطلع المكتب بعدد من المهام وفي مقدمتها مقابلة أولياء الأمور والطلاب للإجابة عن استفساراتهم ومساعدتهم في تنفيذ إجراءات قبولهم.