الرقابة والتحكم في التكاليف

المقال

هذا مقالي الرابع والأخير فى سلسلة المقالات التى أبرزتُ فيها الإجراءات والتدابير المهمة التى أرى أنها أساسية وفى غاية الأهمية بالنسبة لكل الشركات والمؤسسات الوطنية التى ترغب فى أن تكون بحق شركات منافسة يختارها ويفضلها العملاء دون غيرها وذلك قبل فتح السوق وانضمام المملكة لمنظمة التجارة العالمية والذي أصبح حقيقة واقعة إلا أنها قد تكون مفاجئة وفاجعة للكثير من شركاتنا ومؤسساتنا الوطنية سواء في قطاعي الخدمات أو الصناعة.
تطرقنا في المقالات السابقة إلى ثلاثة محاور رئيسية وهي: ( الهياكل الإدارية والصلاحيات، والكفاءة التشغيلية، وإستراتيجيات التسويق)، وسوف نفرد هذا المقال ونركز فيه على تبيان ضرورة تفعيل دور الرقابة والتحكم فى التكاليف التشغيلية والرأسمالية لضمان استمرارية الشركة في المنافسة وتقديم منتجات أو خدمات ترتقي لطموحات عملائها وتلبي احتياجاتهم.
ويتطلب الأمر من الشركات الوطنية وضع منهجية واستراتيجية واضحة المعالم لعملية مراقبة التكاليف بوجه عام، تغطي كافة أنشطة الشركات، بدءاً من العمليات التشغيلية وانتهاءً بالتكاليف غير المحسوسة أو التى لا يمكن قياسها بالطرق العادية، حيث إن بناء ثقافة الترشيد أو ما يسمى بالتحكم بالتكاليف بين منسوبيها، يعتبر من العوامل الرئيسية المؤدية لنجاحها، وفى ذات الوقت من أصعبها. لذلك لا بد من البدء فى وضع هياكل تنظيمية واضحة المعالم تساعد وتسهل على متخذي القرار معرفة الأنشطة والمرجعية فيها وتوزيعها بسهولة وتبني المعايير العالمية المتبعة فى التحكم فى التكاليف مثل معيار (Activity Based Costing«ABCس) .إن التحكم فى التكاليف هو أسرع وأسهل طريقة لتحسين ورفع معدلات الأرباح السنوية للشركات، فإدخال وتبني تقنيات وأساليب حديثة للتحكم ومراقبة التكاليف من أهم الوسائل التى يجب أن تبدأ بها الشركات الوطنية ثم يلي ذلك تحديد مراكز التكلفة داخل الشركة أو ما يسمى (Cost Centers)، مع تحديد الأنشطة داخل كل مركز ومدى إمكانية تخفيض تكاليفها ورفع كفاءتها بناءً على معايير محددة لا يتسع المجال لتفصيلها. ويكون المديرون مسؤولين عن مراكز التكلفة مسؤولية تامة ويتم تقييمهم على ضوء ما يحققونه من نجاحات فى هذا المضمار.
وهنا علينا أن لا نغفل حقيقة مهمة ألا وهى أن المديرين وحدهم ليسوا المعنيين بمراقبة التكاليف، بل يجب على كل العاملين فى الوحدة أن يكونوا معول بناء لا هدم ويجب عليهم أن يشاركوا مديريهم فى مراقبة وتخفيض التكاليف والمحافظة على الجودة التى يتطلع لها عملاؤهم . وعلى المعنيين بمراقبة التكاليف فى الشركات أن ينظروا بعين الاعتبار إلى سلسلة القيمة للمنتج أو الخدمة التى يقدمونها
(Value Chain) وأن يضعوا الآليات والإستراتيجيات اللازمة لمراقبة التكاليف بهذه السلسلة مع دعمها بنظام آلي يتتبع مراحل انتقال الأنشطة بهذه المنظومة إضافة إلى وضع أهداف رئيسية يمكن قياسها لكل نشاط حسبما تم تحديده مسبقاً . لذا أرى أنه من الضرورى أن أؤكد هنا على أن وعي الإدارة العليا بالشركات الوطنية وإدراكها لمفهوم خفض أو التحكم فى التكاليف، يعتبر أمراً رئيسياً وعاملاً مهماً لا يمكن لهذا المشروع أن ينجح دون توفره.
كما أرى أنه من الضرورة بمكان أن تشرع الشركات فوراً فى ترسيخ ثقافة الرقابة والتحكم فى التكاليف لديها عن طريق تقديم دورات تدريبية متخصصة وعقد ندوات وورش عمل لجميع منسوبيها وكل المعنيين والمختصين بهذا الشأن، على أن يؤكد ويشرح فيها أن تطبيق الرقابة والتحكم فى التكاليف إنما يرمي فى المقام الأول إلى ضمان بقائهم فى المنافسة القادمة ورفع إنتاجيتهم وبالتالي سوف تتحسن أوضاعهم المالية والمعيشية، فبدون هذه الثقافة لن تجد الشركات آذاناً صاغية من كافة العاملين لديها.
وختاماً، نوجز النقاط الأربع الرئيسية، التى كانت موضوع سلسلة مقالاتنا هذه والتى يتوجب على شركاتنا الوطنية الشروع فى تنفيذها قبل انضمام المملكة لمنظمة التجارة الدولية (WTO) وقبل فوات الأوان وهي :
1-الإصلاحات الإدارية والهيكلية.
2-مراجعة وقياس الكفاءة التشغيلية.
3-مراجعة إستراتيجيات التسويق والمبيعات.
4-المراقبة والتحكم فى التكاليف.