تقدير التكلفة في المشروع

يعد تقدير التكلفة في المشروع عملية مهمة حيث إنه الأساس في تحديد ميزانية المشروع والتحكم فيه بناء على تقدير تكلفة المشروع Estimating Cost of a Project يتم تقدير التكلفة قبل بداية المشروع وفي بدايته ويتم إعادة تقدير التكلفة على أساس مستمر لحساب المعلومات الأكثر تفصيلية أو التغييرات في النطاق والجدول الزمني.
على سبيل المثال إذا كان مقاييس التحكم في إدارة القيمة المكتسبة المستخدمة للتحكم في تكلفة المشروع تشير إلى تباينات كبيرة في الميزانية فإن إعادة تكلفة التقدير والجدول الزمني وإعادة النظر في الميزانية الإجمالية أمر لا مفر منه.
وأما تقدير التكلفة هو توقع كمي لعدد الموارد المطلوبة لإكمال المشروع أو أجزاء من المشروع. لماذا تقدير التكلفة مهم في إدارة المشروع؟ تقدير التكلفة هو أحد الأنشطة الأساسية لإدارة المشروع والتخطيط، حيث إن المشروع يخضع لثلاثة قيود أساسية على الأقل وهي (النطاق والميزانية والوقت)، ومن الواضح أن تقديرات التكلفة تندرج تحت قيود الميزانية، ومن ثم فهي ذات صلة وثيقة بإدارة المشروع وعادة ما يتم تضمين تقدير التكلفة الأولية في ميثاق المشروع وكذلك دراسة الجدوى الخاصة بالمشروع.
تقديرات التكلفة هي الأساس لتخصيص الميزانية لحزم العمل والمخرجات مما يتطلب تحديد الميزانية وتخصيصها مشاركة مع أصحاب المصلحة وموافقتهم بالإضافة إلى ذلك فإنها تؤدي إلى التنبؤ بتكاليف المشروع وتحليل التباين للقيمة المكتسبة.
أساليب تقدير تكلفة المشروع:
هناك بعض الأساليب المستخدمة لتقدير تكلفة المشروع التي تتيح إعداد خطط متنوعة بمستويات متعددة توائم ما بين المعطيات المتاحة للخروج بتقديرات مقبولة، وأحب أن أنوه أنه في البداية تكون التقديرات أقل دقة وحين مراجعتها وربطها بنطاق المشروع وحجمه النهائي تكون أكثر دقة وسوف أذكر أكثر التقنيات استخداماً في حساب تكلفة المشروع: التقدير المماثل (Analogous estimating) ويعتمد هذا التقدير المماثل على المشاريع السابقة التي قامت عليها الشركات كما يسمى بالتكلفة التاريخية أو التقدير التنازلي فهو مبني في الدرجة الأولى على تقديرات المشاريع السابقة لعدد تقديرات التكاليف للمشاريع الجديدة التي تتساوى معها في المعطيات.
عادة ما يتم إعداد وتنسيق البيانات من أرشيف المشاريع القديمة لنفس الشركة ويستخدم في الغالب حينما تقوم الشركة بتنفيذ مشروع بشكل متكرر ومتشابه مع المشاريع السابقة، ويتم الاستعانة بالبيانات الخاصة بهذه المشاريع ومقارنة أوجه التشابه والاختلاف لرسم خطة التكاليف المناسبة.
التقدير التصاعدي (Bottom-up estimating) ويسمى أيضًا التقدير التحليلي، وهو أسلوب التقدير الأكثر دقة باستخدام أسلوب هيكل تجزئة العمل (Work Breakdown Structure - WBS) حيث يتم تقسيم مخرجات المشروع إلى سلسلة من الحزم تتكون كل حزمة من سلسلة من المهام، ويقوم فريق المشروع بتقدير تكلفة كل جزء من هذه المهام وصولاً إلى إنشاء تقدير تكلفة المشروع بأكمله من خلال تجميع تكاليف هذه الأجزاء أو المهام معاً، ومن هنا جاء اسم هذه الطريقة، التقدير التصاعدي تصاعديًا. التقدير البارامتري (Parametric estimating) وهو من التقديرات المستخدمة في حالة المهام المتشابهة والمتكررة ويكون استخدام هذه الطريقة لإنشاء تقدير تكلفة لمهمة أو وحدة واحدة ومن ثم ضرب عدد المهام أو الوحدات بتكلفة تلك المهمة أو الوحدة، وبهذا يتم الحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع ومن الأمثلة على استخدام التقدير البارامتري هو تقدير حساب متر واحد من خط الأنابيب مثلاً كما يجب أن يتم التأكد من دقة تقدير المهمة أو الوحدة الواحدة.
وتقدير تكلفة دلفي (Delphi cost estimation) هو أسلوب تجريبي ويكون عن طريق الاعتماد على آراء وإجماع الخبراء في مجال التقديرات يقوم منسق المشروع بإرسال الاستبانات لتقدير التكلفة إلى مجموعة من الخبراء على مرحلتين أو أكثر، وبعد كل مرحلة يقوم المنسق بإرسال موجز تقديرات الخبراء المختلفة من المراحل السابقة موضحة من خلالها أسباب بناء أحكامهم وبالتالي تكون بمثابة تشجيع الخبراء على مراجعة احكامهم في المراحل اللاحقة بناء على اختلاف الآراء وبالتالي يتم المراجعة والتعديل، ومع تكرار العملية سيتقلص نطاق الإجابات وتتقارب التقديرات وصولاً إلى التقدير الدقيق والأقراب للصواب.استشارة الخبراء (Expert judgment) من أكثر التقنيات استخداماً خصوصاً في المشاريع المتوسطة، ويتم إجراؤه عن طريق الخبراء المتخصصين الذين يعرفون مقدار تكلفة المشاريع المماثلة التي تم عملها في السابق، ومن هنا فإن الخبراء يعتمدون بشكل أساسي على أوجه التشابه بين المشاريع السابقة والمستقبلية لإنشاء التقديرات واعتمادها. تكلفة الموارد (Resource costing) وهي طريقة رياضية تستخدم لحساب تكاليف توظيف موارد معينة للمشروع، يتم احتسابها عن طريق ضرب التكلفة بالساعة لتوظيف الموارد بعدد الساعات المتوقعة للعمل.
التقدير من ثلاث نقاط (Three-point estimating)
يستخدم لتحليل النشاط أو تكاليف المشروع أو المدة الزمنية من خلال تحديد التقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر ترجيحًا لكل نشاط.
كما أنه يحتوي على مجموعة متنوعة من طرق المعادلات لحساب التكاليف والمدة الزمنية المتوقعة من التكاليف على اختلاف الحالات المتفائلة والمتشائمة والأكثر ترجيحاً.
وهناك العديد من الطرق والتقنيات لحساب تكلفة الموارد وبحسب المشروع ونوعه يتم استخدام الطريقة المناسبة وفي بعض الأحيان يتم استخدام أكثر من طريقة أو طريقتين ليس هناك شيء ثابت فلكل مشروع خصائصه وتحدياته الخاصة التي يتم دراستها وتحليلها للخروج بأفضل الحلول والاستفادة من التجارب السابقة.
* متخصص في إدارة المشروعات