كثرة الاجتماعات واللجان تعطل انسيابية العمل ومصالح الناس

في السنوات الأخيرة انتشرت واستشرت ظاهرة ملحوظة في برنامج العمل الإداري اليومي في كثير من الأقسام والإدارات الحكومية، حيث أصبحت عادة الاجتماعات اليومية المغلقة هي الأساس والدوام الرسمي هو الاستثناء تقريباً، بخلاف ما كان عليه الوضع في عهد الرواد الأوائل، حيث كانت فترة الاجتماعات محدودة في أحد أيام الأسبوع في ساعات محددة، وتكون مقتصرة غالباً على كبار المسؤولين وتختص بغربلة ومناقشة الأمور الصعبة أو الهامة، يكون فيها المجال مفتوحاً لتبادل الرأي والمشورة بما يساعد على ديناميكية العمل وتذليل الصعاب والمعوقات ودراسة الخطوات العملية التي تصب في صميم المصلحة العامة المنشودة.
أما في وقتنا الحاضر فقد انتشرت ظاهرة كثرة الاجتماعات كيفما اتفق وانحبس المسؤولون أو حبسوا أنفسهم عن موظفيهم ومراجعيهم وأصبحت مهمة السكرتير أو مدير المكتب لا تتعدى غالباً تنبيه وتبليغ ذوي الحاجة بعبارة - المدير عنده اجتماع أو خرج للاجتماع - وتعطلت تبعاً لذلك الإنجازات وتعقدت الأمور حتى الغرف والصالات المُعدَّة لجلوس المراجعين ضاقت بالطاولات الطويلة العريضة تحيط بها الكراسي الوثيرة الكثيرة الفخمة المخصصة لساعات ودوريات الاجتماعات المتكررة، مما جعل هذه الطاولات وهذه الغرف تنضوي تحت مسمى شعار «ترف وإهدار غرف» ووصل الأمر إلى أن بعض رؤساء الأقسام الصغيرة أخذوا يسايرون رؤساءهم الكبار، فيحتفظون بأكثر من غرفة إحداها للمكتب الخاص وطاقم الكنب والأخرى لطاولة الاجتماعات ومستلزماتها مفتوحة على الأولى: ونحن هنا نتساءل ما حقيقة وسبب استفحال هذه الظاهرة بتبعاتها المادية والزمنية؟ ولماذا تختص بها الدوائر الحكومية بهذه الكثافة؟ وهل من علاج فعَّال أو على الأقل فرملة لاندفاع وانتشار هذه الظاهرة ووضعها في إطارها المعقول والمقبول كما كان في السابق؟ وإذا كان لكلمة اجتماعات رنين أو صدى لدى بعض المسؤولين وقد وجدوا لها فائدة لماذا لا يعمموها في برنامج حياتهم اليومي خارج نطاق العمل الرسمي المخصص أصلاً لإنجاز العمل وتسهيل أمور المواطنين من مراجعين وغيرهم.. نعم يجب عليهم والأمر بهذا التصور وهذا التفكير في مخيلتهم أن ينقلوا هذه الظاهرة أو هذه العادة، ويطبقوها أولاً في منازلهم فيجتمعوا مع أبنائهم أطول فترة ممكنة يتابعون شؤونهم الأسرية والمدرسية، ويشاركون في مجالس الطلبة والآباء بالمدارس لتذليل الصعاب وتبادل الرأي مع أسرة التعليم في المدرسة ومعالجة التقصير أو المعوقات التي تقف أمام تحصيل أبنائهم وإيجاد الحلول المناسبة لها.. كما أن لعنوان الاجتماعات مدلولاً آخر وفوائد جمة عندما تكون مع الأقارب لتوطيد صلة الرحم والتعاون، حيث لوحظ في السنوات الأخيرة التقصير في هذا الجانب الاجتماعي الهام، وللجيران حقهم وذلك في توطيد عادة الاجتماع معهم وتكريمهم والتعاون معهم وتحديد موعد أسبوعي لتبادل الرأي والمشورة والتسلية لتعميق واجبات وحقوق الجوار وفق تعاليم ديننا الحنيف التي تنادي وتحث على الالتزام بهذه الواجبات النافعة ديناً ودنيا.. وهناك مجالات متعددة الأهداف والأغراض وكلها مفتوحة لمن يريد أن يحقق نهمه ورغبته وحتحبه للظهور وأغلبها وفي عمومها تندرج تحت مظلة مسمى - اجتماعات - ولعل الاهتمام بها يخفف من الاندفاع الملحوظ في قصرها على الاجتماعات الإدارية في الدوام الرسمي كما هو حاصل الآن.. إن الأمر وكما هو المطلوب والواقع يحتاج إلى متابعة وتقويم من الجهات الإشرافية العليا ذات العلاقة، وفي نفس الوقت يحتاج أيضاً إلى توعية اجتماعية وإعلامية ودينية كما يحتاج إلى صحوة إنسانية وإدارية تنبذ هذه الشكليات المستفحلة التي يتضرر منها الآلاف من أصحاب العلاقة ممن يترددون يومياً على الدوائر الحكومية أكثرهم جاء من أطراف بعيدة يمكثون أياماً عديدة وليس أمام جموعهم وقضاياهم سوى نصف ساعة بعد صلاة الظهر لا يتمكنون فيها حتى من تمييز ملامح المسؤول يتبعها جمع أوراقهم كيفما اتفق مع أن المطلوب، وإحقاقاً للحق أن يستمع إليهم خصوصاً في القضايا الهامة والملحة ويناقش الأمر معهم حرصاً على الإنجاز والإتقان واختصاراً للوقت وعندما يتحقق ذلك نكون وضعنا الأمور في مسارها الصحيح، فيصبح الدوام الرسمي هو الأساس والاجتماعات عند الضرورة هي الاستثناء وليس العكس كما هو حاصل الآن، والله الموفق والهادي إلى سواء السبيل.
abo.bassam@windows live.com
الرياض- كاتب صحفي ومدير عام تعليم سابق