الحاجة إلى الأرشفة الإلكترونية أصبحت ملحَّة

بالإشارة إلى الحريق الذي نشب في أرشيف بلدية بريمان الفرعية بمحافظة جدة، الذي نشرته بعض الصحف مؤخراً، أود أن أشير إلى أنه ينبغي استقاء العبرة من هذا الحادث المؤسف ومدى حاجتنا إلى التحول إلى الحكومة الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية باستخدام التقنية الحديثة في حفظ تلك المعلومات المهمة.
فإلى متى تعتمد الدوائر الحكومية على أرشيف ورقي، تُحفظ فيه الأوراق التي تكون عرضة للتلف بشكل أو بآخر، سواء بالحريق أو طمر السيول أو المياه أو تلف الأحبار المستخدمة في كتابتها، ثم إنها تعرِّض المسؤولين في تلك الجهات إلى الابتزاز من ضعاف النفوس وممن لا يعلمون مدى أهمية تلك الأوراق في حفظ حقوق المواطنين وطلباتهم. ومن السلبيات أيضاً بقاء تلك المعلومات في يد بعض الموظفين المهملين في أداء عملهم أو عدم تقديرهم المسؤولية.
إن العالم اليوم قد تقدم وتطور في مجال الحكومات الإلكترونية، وأصبحت البرامج الإلكترونية تؤدي دوراً مهماً في عمل الإجراءات المتبعة في إنهاء المعاملات، بدءاً من استلام المعاملات مروراً بأخذ التصديق والموافقة من أطراف متعددة عن طريق التوقيع الإلكتروني المخصَّص لكل شخص، ثم أخذ الموافقة النهائية وإنهاء الطلب وحفظ المعاملة. كل ذلك يتم إلكترونياً دون الحاجة إلى الورق، ومن الممكن طباعة تلك الإجراءات وحفظها أوراقاً دعماً للحفظ الإلكتروني.
إضافة إلى ذلك فإننا بحاجة إلى أرشفة جميع المعاملات القديمة في الجهات الحكومية المتعددة، خاصة التي ترتبط بحقوق الناس، والتي لها علاقة مباشرة مع المواطنين، كالمحاكم والبلديات والأحوال المدنية ونحوها، وذلك بتكوين جهة عليا تكون مرتبطة مباشرة بمركز المعلومات الوطني، تنبثق منها لجان متخصصة في الأرشفة الإلكترونية تكون مؤهَّلة ومدربة وعلى مستوى عال من الثقة؛ ليتم المسح الضوئي لكل المعاملات القديمة، وأرشفتها إلكترونياً وحفظها، وعند حاجة أية جهة إليها يتم إرسالها إلكترونياً؛ وبالتالي نتخلص من سلبيات الأرشفة اليدوية والاستفادة من مساحة الأرشيف في الجهة الحكومية، والأهم من ذلك كله حفظ حقوق المواطنين من الضياع.
- جدة