تطوير الأجهزة الحكومية وتبسيط الإجراءات ومنع الازدواجية يسهل عملية قياس الأداء

يشارك بورقة عمل في ندوة قياس الأداء بمعهد الإدارة العامة.. أمين العاصمة المقدسة د. أسامة البار:

يشارك معالي أمين العاصمة المقدسة د. أسامة بن فضل البار بورقة عمل في الندوة التي ينظمها معهد الإدارة العامة بعنوان «قياس الأداء في الأجهزة الحكومية: تجارب محلية ودولية» يوم غد الثلاثاء 1 جمادى الأولى 1432ه، الموافق 5 أبريل 2011م، بقاعة ابن خلدون بمركز الأمير سلمان للمؤتمرات بمقر المعهد بالرياض. وتتمحور الورقة حول تجربة أمانة العاصمة المقدسة في مجال قياس الأداء. وللتعرف على هذه التجربة يتحدث الدكتور أسامة البار لل(الجزيرة) الراعي الإعلامي للندوة فيقول:
بناءً على توجيهات صاحب السمو الملكي وزير الشؤون البلدية والقروية -حفظه الله- قامت الأمانة بتطبيق مفهوم قياس الأداء اعتباراً من 18-1-1431ه الموافق 4-1-2010م، وذلك من خلال تطبيق معايير التميز المؤسسي.
وهذه التجربة تعتبر ناجحة بكل المقاييس حيث ساهمت في تطوير وتحسين مستوى الأداء على كافة الأنشطة والمستويات الوظيفية.
ومن أهم النتائج المتحققة تم وضع مؤشرات بقياس الأداء، وترشيد النفقات وتنمية الإيرادات، وتحديد نقاط القوة والضعف ذات العلاقة بأعمال الجهاز، وفرص التحسين المطلوبة للنهوض والارتقاء بمستوى الأداء واتخاذ الإجراءات الوقائية، والتصحيحية والتحفيزية في الوقت المناسب، وتفعيل دور الأمانة في تحقيق رضا المستفيدين من الخدمات البلدية وتجاوز توقعاتهم والارتقاء بجودة الخدمات المقدمة.
* وبسؤال الدكتور أسامة عن أبرز التحديات والصعوبات التي واجهوها أثناء تطبيق قياس الأداء. قال:
إن معظم الخدمات البلدية التي تقدمها الأمانة تعتمد على معايير غير كمية. بالإضافة إلى عدم تفهم معظم العاملين لمفهوم قياس الأداء ومعايير التميز المؤسسي.
وعن أهمية قياس الأداء في الأجهزة الحكومية. ذكر الدكتور أسامة البار:
قياس الأداء في الأجهزة الحكومية يعتبر ضرورة حتمية لأن ما لا يمكن قياسه لا يمكن السيطرة عليه وما يمكن قياسه يتم تقييمه وتطوير مستوى أدائه.
* وحول الصعوبات التي توجه قياس الأداء في الأجهزة الحكومية، ومدى جاهزية الأجهزة الحكومية لتطبيق نظام قياس الأداء. قال:
توجد صعوبة في قياس الأداء في الأجهزة الحكومية ويرجع ذلك للآتي:
- طبيعة الخدمات الحكومية لأن المنتج الذي تقدمه الجهات الحكومية هو منتج غير ملموس.
- تعدد وتعارض الأهداف وعدم إمكانية تحديد الوزن الذي يعطي لكل هدف من الأهداف المنفذة.
- غياب التحديد الدقيق لمهام الأجهزة الحكومية.
- صعوبات مرتبطة بعنصر العمل منها التضخم الوظيفي وتداخل الاختصاصات الوظيفية، وصعوبة تحديد ما يلزم من موارد بشرية وذلك لعدم وجود معايير نموذجية لأداء العاملين لتستخدم كمؤشرات إرشادية في تحديد العمالة.
- التداخل في تقديم الخدمة بين القطاعين الحكومي والخاص خاصة عند إشراك القطاع الخاص في أداء جزء من الخدمة للمواطن فقد أدى ذلك إلى صعوبة قياس الأداء المؤسسي للأجهزة الحكومية.
- غياب المعيار الكمي للمخرجات.
*وعما إذا كانت الأجهزة الحكومية جاهزة لتطبيق قياس الأداء. قال: ذلك يتوقف على:
- السعي نحو صياغة أهداف الأجهزة الحكومية في شكل نتائج محددة قابلة للقياس الكمي.
- ضرورة تبني الدولة سياسة تقسيم أية خدمة تقدم للجمهور إلى نوعين إما خدمة مجانية يكون معيار قياس الأداء معياراً اجتماعياً أو خدمة اقتصادية يكون مقياس الأداء فيها مقياساً اقتصادياً.
- فك التداخل والازدواجية في ممارسة مهام واختصاصات الأجهزة الحكومية لتحديد المسؤولية عن الأخطاء والتجاوزات من أجل دعم دور جهاز المساءلة في رقابة الأداء.
- تبسيط إجراءات الخدمات التي تقدمها الأجهزة الحكومية للجمهور بما يمكن من وضع معاير زمني يسهم في قياس الأداء المؤسسي.
- تطوير الجهاز الوظيفي في الأجهزة الحكومية بما يساعد في إعادة توزيع العمالة مع الاعتماد على التدريب التحويلي لسد العجز.
- توجيه الأجهزة الرقابية للعمل بالرقابة بالأهداف بدلاً من الرقابة بالإجراءات.
- تبني سياسة تقديم الأجهزة الحكومية لخدمة متكاملة بحيث يصبح قياس مستوى الخدمة معبراً عن الدور الذي قامت به الوحدة.
* وبسؤال الدكتور أسامة البار عن متطلبات نجاح تطبيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية أجاب:
نجاح تطبيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية يتطلب الآتي:
*الإدارة الإستراتيجية:
ولها مهام خمس تربط بين عمليتي صناعة الإستراتيجية وتنفيذها هي ما يلي:
* صياغة رؤية إستراتيجية تزود المنظمة باتجاه طويل الأجل وتساعدها في وضع رسالة واضحة.
* تحويل الرؤية والرسالة الإستراتيجية إلى أغراض وأهداف قابلة للقياس.
* الانتقال بالإستراتيجية إلى مرحلة تحقيق الأهداف المرغوبة.
* تحقيق وتنفيذ الإستراتيجية المختارة بكفاءة وفعالية.
* تقييم الأداء ومراجعة التحسينات الجديدة وتحديد الإجراءات التصحيحية على المدى الطويل.
* الفوائد المتوقعة للإدارة الإستراتيجية في الأجهزة الحكومية:
* تساعد كل مكونات المنظمة على تحديد ما تسعى لتحقيقه وإنجازه.
* تساعد في جعل المديرين أكثر إدراكًا ووعياً بروح التغيير.
* تزويد المديرين بوسائل ترشيد متطلبات الموازنة للاستثمارات وتسيير الموارد نحو الدعم الإستراتيجي ومجالات إنجاز النتائج.
* المعاونة في تحديد القرارات المتعددة والمتصارعة بين المديرين في أنحاء المنظمة.
* مساعدة المديرين على التحول إلى الأداء المبادر وليس الأداء برد الفعل.
* الشفافية:
الشفافية هي حق كل مواطن في الوصول إلى المعلومات ومعرفة آليات اتخاذ القرار المؤسسي وحق الشفافية متطلب ضروري لوضع معايير أخلاقية وميثاق عمل مؤسسي لما تؤدي إليه من الثقة وكذلك المساعدة على اكتشاف الفساد.
ويوجد عدة محاور لتحسين مستوى الشفافية في الأداء المؤسسي نذكر منها الآتي:
1 - الالتزام بالقيم الدينية التي تدعو للفضيلة والالتزام بالأخلاق في جميع نواحي السلوك البشري.
2 - كسب تأييد ودعم المجتمع لكشف الممارسات الإدارية الخاطئة وذلك من خلال الإعلام في توعية الرأي العام.
3 - تهيئة بيئة العمل الصحية وذلك من خلال إرضاء العاملين والمتابعة الموضوعية وبث روح الفريق.
* المساءلة:
يعني مضمون لفظ المساءلة أن الفرد لا يعمل بنفسه فقط بل إنه مسؤول أمام الآخرين وتعريف المساءلة على أنها «مساءلة طرف من أطراف العقد أو الاتفاق للطرف الآخر وذلك بشأن نتائج أو مخرجات ذلك العقد التي تم الاتفاق على شروطها من حيث النوع والتوقيت ومعايير الجودة» وبهذا المفهوم فالموظف العام الذي يعطي المسؤوليات اللازمة لأداء وظيفته يكون مسؤولاً عن أداء مهام تلك الوظيفة طبقًا لما هو محدد سلفاً.
المساءلة كآلية لتقويم الأداء وتشمل عناصر المساءلة ما يلي:
* الغايات: وقد تشمل زيادة التجاوب مع جمهور المتعاملين أو زيادة الالتزام بالمسؤولية الأخلاقية في أداء المهام.
* الأهداف: وهي تمثل ترجمة للغايات الخاصة بعملية المساءلة وهي أكثر تحديداً من الغايات ومن السهل قياسها.
* الوسائل: وهي تمثل المنهج المتكامل الذي يجب اتباعه طبقًا لخطوات محددة من أجل مساءلة الموظف.
* الأدوات: يجب أن تكون الأدوات المستخدمة للمساءلة أدوات دقيقة ومناسبة للبيئة التي تتم فيها المساءلة.
* الموارد: وهي تمثل أحد أهم متطلبات المساءلة الفعالة.
دور أجهزة الرقابة المركزية لتفعيل نظم المساءلة:
* زيادة الدور الرقابي قبل الصرف وبعده.
* التحديد الواضح لمهام الأجهزة الرقابية المختلفة.
* دعم استقلالية أجهزة الرقابة.
* زيادة مقدار الحوافز التي تمنح لموظفي أجهزة الرقابة.
* ضرورة تبني الأجهزة الرقابية للاتجاهات الحديثة في مجالات الرقابة.
* العمل على تغيير صور الأجهزة الرقابية لدى المسؤولين لتصبح صورة أكثر إيجابية.
* مساهمة الأجهزة الرقابية بصورة فعالة في تصميم وإعداد نظم الرقابة الداخلية والضبط الداخلي.
تطوير النظم المحاسبية:
بناء على المدخل الحديث في قياس الأداء المؤسسي الذي يقوم على التركيز على تعدد أهداف وغايات الأجهزة فقد ظهرت الحاجة إلى نظم محاسبية جديدة يمكن استخدامها في إعداد الموازنات الخاصة بتلك الأجهزة لتزويد متخذي القرار بالبيانات والمعلومات اللازمة للحكم على كفاءة استخدام الموارد المادية والبشرية المتاحة لتحقيق الأهداف وتمثل موازنة البرامج إحدى الوسائل المقترحة لتحسين الأداء المؤسسي.