السكرتاريا : الأناقة وحدها لا تكفي !

ترى من يكون في خدمة الآخر، المدير أم الرئيس أم مسؤول القسم أم تلك اليد الخفية، الماهرة التي تمسك بزمام الأمور، تدبّر شؤون الإدارة، تجيب على الاتصالات، تأخذ المواعيد، وتقدم شؤون العمل؟
في الحقيقة، الصورة السائدة عن عمل السكرتاريا يشوبها في بعض الأحيان كثير من السطحية وتخضع لكليشهات وأفكار مسبقة لم تعد قائمة في عصر الإدارة الحديثة. السكرتيرة اليوم لم تعد تلك الصبية اللعوب، المغناج التي تولي شكلها ومظهرها وتصرفاتها الاهتمام الأكبر، بصفتها خصالاً تحدد مهارتها المهنية. بل إن السكرتيرة هو العمود الفقري لحياة المكتب في كل مؤسسة… لا يتردد في ارتداء الجينز، يتقن لغات عدة، يتحكم بمهارة في آداب السلوك الاجتماعي واللياقات واللباقات. ويتحكم بالآلات والتقنيات التي تحيط به، كطيّار ماهر في دفة القيادة.
العمل الناجح اليوم يقوم أولاً على حضور السكرتيرة الذي هو نبض الإيقاع اليومي وهمزة الوصل بين مختلف الأجهزة والأقسام... وأحياناً يتولى دفة القيادة كاملة، ولا يعود على رئيسه سوى الطاعة والانضباط والالتحاق بسيدة المكان.
هو يعرف أن نقطة قوته الأولى هي عمله ومهارته وحنكته وذكاؤه وقدرته الى تدبر الأمور في لحظات الضغط أو الأزمة. وهو أولاً وأخيراً، واجهة المكتب والمؤشر الأول الى المناخ السائد في مؤسسة من المؤسسات. والمقصود بالمناخ السائد العلاقة بين العاملين وبينهم وبين المسؤولين وبينهم وبين الزبائن والسوق.
لذا تعمد المعاهد المتخصصة بتأهيل طلاب متخصصين بالسكرتاريا الى تنمية مهارات المشاركين في مجال مهمات وأعمال السكرتاريا وتمكينهم من تطبيق الطرق الحديثة في إدارة المكاتب واستخداماتها على الحاسوب.
لذا يتمرّس الطالب بشؤون عدة، أبرزها:
- السكرتاريا، مفهومها، وأهميتها، ووظائفها.
- مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين.
- إعداد الرسائل والمذكرات.
- إعداد التقارير وكتابتها.
- تنظيم البريد الوارد والصادر وحفظ المراسلات وفهرستها.
- تنظيم اللقاءات والاجتماعات.
- استخدام الأدوات والتقنيات المكتبية.
- استخدام الحاسوب في الأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
- الأعمال الخاصة بالاتصالات والاستقبال بما فيها حفظ سجل العناوين والمواعيد وحسن الضيافة الأولية.
تجدر الإشارة إلى أن قسم السكرتاريا يندرج ضمن اهتمامات معاهد متخصصة أكثر منه في الجامعات الأكاديمية. ومن المعاهد التي تقدم هذا الاختصاص يشار، على سبيل المثال لا الحصر، إلى: معهد الدراسات المصرفية في الأردن
www.ibs.edu.jo، وجامعة الملك فيصل في المملكة العربية السعودية www.kfu.edu.sa .
gmoussa@alhayat.com