عشوائية تطبيق نظم ERP وخطورة عدم الإعداد الجيد لها

اتجهت العديد من المنشآت لتطبيق نظم تخطيط موارد المنشآت أو الشركات ERP (Enterprise Resource Planning) العالية التكلفة، شأنها العديد من الشركات الكبرى في العالم التي جعلتها من أهم أهدافها الإستراتيجية لتطوير وربط عملياتها وإدارة أموالها ومواردها بشكل علمي وذلك للوصول في النهاية إلى أهدافها الاقتصادية وحماية أموالها وأصولها.
ولكن للأسف الشديد استعجال التوجه لهذه الأنظمة دون الأعداد الجيد لها تسبب للعيد من الشركات بمشاكل لا حصر لها نتيجة عدم التخطيط الجيد لهذه المشاريع وعدم الإعداد الجيد لمتطلبات تطبيقها سواء من النوحي المالية أو الإدارية، أو فيما يتعلق البنية التحتية وكذلك إعداد الموظفين المؤهلين لتشغيلها، وأهم من ذلك كله تأمين هذه الأنظمة من التلاعب وتحديد الصلاحيات حتى لا تصبح نظم منفلتة الصلاحيات وبدون تفعيل نظامها الرقابي مما يؤدي إلى حدوث تجاوزات مالية مقصودة أو غير مقصودة يترتب عليها خسائر جمة لهذه المنشآت أو قد يؤدي إلى انهيارها لا سمح الله، وهذا له علاقة طردية بمدى متانة نظامها الأمني وإعداده بشكل يحمي موارد المؤسسة.
وفي كثير من المنشآت التي قامت بتطبيق مثل هذه الأنظمة، قد نجد أن الموظف لا يعلم عن عملية التغيير بطريقة أداء العمل باستخدام هذه الأنظمة إلى أن تأتي أجهزة جديدة أو يتم استدعائه للتدريب على النظام الجديد، وهنا تحدث الصدمة لدى الموظف أو مدير القسم المعني، وتصبح العملية مفاجأة يتحتم على الموظف قبولها، والعمل بشيء لا يرغبه.
وهناك الكثير من الأسباب التي تؤثر على نجاح مشاريع تقنية المعلومات في جميع المنشآت الأهلية والحكومية، ومنها: عدم إشراك المعنيين في العمل المستخدم للمشروع بمراحل دراسة وتنفيذ وتطبيق المشروع، وأيضاً القفز إلى طرق تأدية المشروع باستخدام أي نظام، بدلاً من توضيح أهداف المشروع، والاهتمام الرئيسي بالجانب التقني في المشروع وإغفال الجانب البشري، بالإضافة إلى عدم الاهتمام بعادات وتقاليد المنشأة، وعدم إدراجها ضمن النظام المزمع عمله، وتفرد إدارة الحاسب الآلي باتخاذ القرارات في المشروع دون بقية إدارات المؤسسة مع عدم تشكيل مجموعة من قبل مختلف الإدارات المعنية لإدارة المشروع، وعدم استمرار الدعم للمشروع بعد- فترة زمنية- من قبل قيادة المنشأة، وأيضاً عدم تبيين أهمية المشروع للموظفين المستفيدين، وإجراء التغيير نتيجة تعرض المؤسسة لضغط قوي من قبل شركات التقنية التي تلح في شرح الفوائد من استخدام أنظمتهما وتتمكن من إقناع أصحاب القرار في المنشأة، ويتم بالتالي اعتماد مشروع تطبيق تقنية المعلومات بدون إشراك الإدارات المستفيدة، مما يؤدي بمن يتبنى النظام إلى وضع هذه إدارات المنشأة أمام الأمر الواقع وذلك بإيقاف نظمها السابقة التي كانت تستخدم منذ سنوات دون التأكد من اكتمال النظام وتوافقه مع الإجراءات المالية والإدارية المتبعة في المؤسسة، أو العمل لفترة معينة باستخدام النظام الجديد بالترادف مع الأنظمة السابقة حتى يتم التأكد من استقرار النظام الجديد وثبوت نجاحه وتوافقه مع جميع إجراءات المؤسسة وعدم وجود أي ثغرات أمنية أو ثغرات في الصلاحيات المعطاة للمستخدمين وعدم حدوث أي مما اختلاط وجهات النظر بين المدراء التنفيذيين أو المستويات القريبة من قمة هرم المنشأة الحكومية، الذين يتسببون في تعطيل أو إفساد المشروع حتى بدون قصد، مما يؤدي إلى زيادة غير متوقعة في ميزانية المشروع. معالجة الأخطاء الناتجة عن ارتجالية التطبيق.
ومثل هذه النوعيات من التطبيق وتبعثر الصلاحيات واكتشاف الثغرات في مثل هذه الأنظمة من قبل المستخدمين قد يؤدي بضعاف النفوس من الاستفادة منها للحصول على أموال غير مشروعة من خلال هذا النظام أو تحويل أموال أو مدفوعات غير حقيقية تصل لبعض الأشخاص أو الجهات بحيث يكون من الصعوبة استعادتها، وقد تنشأ من ذلك قضايا قانونية تكلف المؤسسة مبالغ باهظة إضافة إلى التسرب المالي الناتج عن ارتجالية تطبيق هذه الأنظمة
ولا نغفل أن هذه الأخطاء في التطبيق يتطلب تعديلها مخصصات مالية كبيرة كان بالإمكان تجنبها لو تم اتخاذ الخطوات السليمة والمتدرجة التي تتخذ عادة في تطبيق مثل هذه الأنظمة.
وصلى الله وسلم على سيدنا ونبينا محمد، والله من وراء القصد
إبراهيم محمد غروي