استوعبنا المنهجية الجديدة .. وتقليص أعداد الحجيج لن يؤثر على الخدمة

أكد رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة الدكتور يوسف بن أحمد حوالة أن المؤسسة واجهت عقبات في بداية موسم الحج لهذا العام بسبب عدم التعود على منهجية العمل الجديدة، لافتا إلى تنظيم المؤسسة (38) دورة تدريبية وورشة عمل وندوة ولقاء لإطلاع العاملين على آليات العمل قبل موسم الحج، مشيرا إلى أن تقليص أعداد الحجاج لهذا العام يؤدي إلى انخفاض إيرادات المؤسسة، إلا أنه لا يؤثر على الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وزوار المسجد النبوي الشريف.. فإلى نص الحوار:
* واجهتم في بداية الموسم عقبات عديدة كيف استطعتم تجاوزها، وكيف تسير الخطة التشغيلية للمؤسسة بعد أن شارف الموسم الأول على الانتهاء؟
** العقبات التي واجهتنا في بداية الموسم نتيجة عدم التعود على منهجية العمل الجديدة التي طبقتها المؤسسة هذا العام، ولكن سرعان ما تم التأقلم مع آليات العمل الجديدة وسارت الأمور بنجاح، بتوجيه من صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج في المدينة ومتابعة وزير الحج الدكتور بندر حجار، ولله الحمد تسير الخطة التشغيلية للمؤسسة بشكلها العام وبصورة جيدة.
* ما هي أبرز مرتكزات إعداد الخطة التشغيلية؟
** ترتكز الخطة عند إعدادها على جمع البيانات والمعلومات الميدانية خلال المواسم الماضية وتحدد الجوانب الإيجابية وتسعى المؤسسة لتعزيزها وتسجل الجوانب السلبية وتعمل على تلافيها وتستقى هذه البيانات والمعلومات من جانبين رئيسيين الأول مقدم الخدمة من خلال تقارير مراكز ومكاتب وقطاعات المؤسسة الميدانية، والجانب الثاني متلقي الخدمة من خلال الاجتماع برؤساء مكاتب شؤون الحجاج (بعثات الحج) وتسجيل ملحوظاتهم وتطلعاتهم لتطوير الخدمات المقدمة لهم ومن خلال هذه المعطيات تبدأ المؤسسة بوضع آليات للعمل تهدف في المقام الأول لتقديم خدمة مميزة لضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام زوار المسجد النبوي الشريف وفق خطة محكمة بعمل مؤسساتي دقيق.
* استحدثت مؤسسة الأدلاء منهجية جديدة في خطتها التشغيلية وصفها البعض بغير الناجحة، فما هي هذه المنهجية؟ وما هي أبرز ملامحها؟
** بالعكس المنهجية حققت النجاح المطلوب ونهدف من استحداثها لضمان سرعة تسجيل الجوازات في موعدها والقضاء على تكدسها وقت الذروة حيث تم تحويل جزء من خدمة تسجيل الجوازات من مركزي استقبال الهجرة والمطار إلى بعض مكاتب الخدمة الميدانية وهذا الإجراء أدى إلى سرعة العمل وتقديم خدمات مميزة، كما ساعد الانتهاء من المرحلة الأولى من مشروع تطوير مكاتب الخدمة الميدانية والمتمثلة بخمسة مقار مكاتب ميدانية لتوفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن، وأيضا إعادة الهيكلة بإلغاء المجالس التنفيذية واستحداث المجلس الإداري الإشرافي الموحد، مما ساهم في تطوير أداء الخدمة في المكاتب الميدانية وحقق المزيد من التجويد الإداري والإشراف على المكاتب الميدانية، بالإضافة إلى تغطية ساحات مسجد الميقات بشبكة لا سلكية متطورة لتشغيل الأجهزة التقنية المحمولة وتسخيرها في سرعة تداول المعلومة، لتقليص المدة الزمنية حتى يتمكن الحجاج الكرام من الوصول إلى حافلاتهم في الميقات، وكذلك تطبيق توحيد إجراء الخدمات الميدانية من خلال (الموظف الشامل الميداني) بدمج قطاع الإسكان الميداني مع لجنة الإشراف والمساندة وقطاع المغادرة مع إرشاد الحجاج التائهين مع الشركات السياحية بمسمى قطاع الخدمات الميدانية لتجويد وتوحيد العمل الميداني، وجميع هذه المحاور أدت إلى السرعة في تقديم الخدمة والانسيابية في أداء العمل.
* ذكرتم أن هناك بعض المعوقات التي واجهتموها في بداية الموسم نتيجة عدم التعود على منهجية العمل الجديدة، فلماذا لا يتم تدريب العاملين على آليات العمل قبل بداية الموسم؟
** طبقت المؤسسة ذلك بالفعل، وهناك قطاع خاص بالتدريب والتطوير يشرف عليه نائب رئيس مجلس الإدارة محمد علي بن إسماعيل مصلوخ، ويعمل هذا القطاع على تنظيم الدورات التدريبية وورش العمل فضلا عن الندوات التثقيفية وفق برنامج محدد لا يستثني أحدا بما فيهم أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة من خلال ثلاثة برامج عمل لقطاع التدريب والتوظيف تشمل الدورات التدريبية الخاصة بالقيادة العليا من السادة أعضاء مجلس الإدارة وقيادات المؤسسة الدائمة، وأيضا الدورات التدريبية المتعلقة بالنواحي التشغيلية في أعمال موسم الحج خاصة المستجد منها، فضلا عن الندوات التوعوية والتثقيفية.
* كم عدد الدورات التدريبية وورش العمل والندوات واللقاءات التي نظمتها مؤسسة الأدلاء للعاملين الدائمين والموسميين؟
** نظمت المؤسسة في هذا العام (22) دورة تدريبية وتسع ورش عمل وتدريب متخصصة وسبع ندوات ولقاءات، فضلا عن برامج التدريب على رأس العمل وتغطي هذه البرامج جميع العاملين بالمؤسسة الدائمين والموسميين وهو ما ساهم بشكل مباشر في سرعة التأقلم مع المنهجية الجديدة، كما أن المعوقات التي ذكرتها سرعان ما تم تفاديها والتعامل معها ميدانيا وقد ذكرتها هنا للتأكيد على حرص المؤسسة على توضيح جميع الأمور بشفافية تامة وهو ما ينعكس علينا لتطوير أعمالنا وعدم الوقوف عند حد معين بخدمة الحجاج الكرام.
* ما الهدف من مشروع تطوير مكاتب الخدمة الميدانية؟
** شرعت المؤسسة الأهلية للأدلاء بوضع خطة على مرحلتين لتنفيذ مشروع تطوير جميع مكاتب الخدمة الميدانية، استجابة لتوجيهات سمو أمير المنطقة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة وبمتابعة وزير الحج، بهدف توفير بيئة عمل ذات سمات حضارية تعكس الجهود المقدمة لضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وتم بفضل الله الانتهاء من المرحلة التطويرية الأولى والتي شملت مكاتب (مصر، السودان، بلاد الشام، المغرب العربي، نيجيريا) وجهزت بأثاث وأجهزة تقنية حديثة إضافة إلى تطوير آليات العمل وتسخير التقنية بشكل كامل لإنهاء جميع إجراءات الحجاج الكرام وباشرت هذه المكاتب أعمالها موسم حج هذا العام 1434ه فيما سيتم البدء بتنفيذ المرحلة الثانية لباقي المكاتب خلال العام المقبل.
* وهل يؤدي قرار تقليص أعداد الحجاج هذا العام إلى انخفاض إيرادات المؤسسة ما يؤثر سلبا على الخدمة؟
** نعم يتسبب هذا التقليص في التأثير على انخفاض إيرادات المؤسسة أما من ناحية الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن لن يكون هناك تأثير سلبي بل على العكس فالخدمات في تطور ملموس وتقدم على أكمل وجه بكوادر وطنية مؤهلة وتقنيات عالية بنتها المؤسسة على مدى عقد من الزمن.
* وكم عدد الحجاج المتوقع وصولهم إلى المدينة، وكم عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة وعدد الموظفين؟
** نتوقع أن يكون إجمالي عدد الحجاج الواصلين إلى المدينة المنورة في هذا العام خلال موسمي ما قبل الحج وما بعده 1.286.547 حاجا، أما عدد مكاتب وقطاعات المؤسسة فهي 14 مكتب خدمة ميدانية و10مجالس وقطاع و4 مراكز استقبال، ومثلها للإرشاد، فضلا عن مقري المؤسسة الرئيسي والفرعي وإداراتهما فيما يبلغ إجمالي العاملين في المؤسسة خلال هذا العام حوالي 3500 موظف، ما بين دائم وموسمي بالإضافة إلى العاملين ضمن التعاقدات من مدخلي بيانات وخلافه، نسأل الله أن يوفق الجميع للإخلاص في العمل لوجهه تعالى، وأود التأكيد على أن المؤسسة الأهلية للأدلاء على العهد والوعد بأن تعمل بكل طاقاتها البشرية والتقنية لراحة ضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام تطلعا لأداء الأمانة التي شرفها بها الله تعالى وتحقيقا لتطلعات القيادة الرشيدة لتوفير أفضل الخدمات للحاج الكريم.