مُدير الشؤون الإدارية بمؤسسة الدول العربية : عملنا مستمر طوال العام

كبرحجم المعاملات يحفزنا على مزيد من التميز

يُعد قسم الاتصالات الإدارية بالمؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية من الأقسام التي تحرص في كل عام على إيجاد تميز لها بين أمثاله من أقسام الإدارات المختلفة نظراً لكبر حجم المعاملات التي يُنفذها القسم فضلاً عن أنه من الأقسام التي تعمل على مدار العام .
ويعتمد العاملون فيه على استخدام الحاسب الآلي في جميع التعاملات سعياً إلى ضمان سرعة سير العمل , وحرصاً على جودته , ودقته دون أي تأخير .
وأوضح الأستاذ عبدالله بشناق مدير الشؤون الإدارية وشؤون الموظفين ل " الوئام " أن هيكلة إدارته يندرج تحتها قسمي شؤون الموظفين , والاتصالات الإدارية , مُشيراً إلى أن مهام قسم الاتصالات الإدارية تنصب في التعاملات البريدية الداخلية , والخارجية , وكل مايتعلق بها وأرشفتها وتسجيلها في الحاسب الآلي, وكل ذلك يتم بشكل إلكتروني , وبالتالي يتم توزيعها للجهة المعنية .
وكشف " بشناق " عن كبر حجم المعاملات التي ينفذها القسم , الأمر الذي يتطلب معه إيجاد حلول وأفكار عملية تساعد العاملين في القسم على تنظيم العمل وسرعة الإنجاز , مما يُحفز موظفيه على بذل مزيد من التميز, وهو مايطمح إليه ويسعى إلى تحقيقه , مؤكداً أن المعاملات تقدر بالآلاف , حيث بلغ عدد المعاملات أكثر من 2500 معاملة واردة , وأكثر من 1800 معاملة صادرة حتى منتصف ذي القعدة , وقد تم استحداث العديد من البرامج التي تساعد على تحسين نظام العمل , كالتقارير التي تُوضح بيانات الوارد والصادر الإلكتروني والجهات والأعداد, وبرنامج العناوين , والباركود , و أضاف بأن التنسيق جار مع قسم الحاسب الآلي لإيجاد تقارير توضح الإدارات المستلمة للمعاملات بسند استلام إلكتروني .
وأشار إلى اعتماد البريد الإلكتروني [email protected] الرسمي للمؤسسة لتنفييذ كافة معاملات المؤسسة .
وأثنى " بشناق " على موظفي القسم نظير اهتمامهم وحرصهم على سير العمل وإنجاز المعاملات بالشكل المطلوب , وحثهم على بذل المزيد من الجهد خلال الفترة القادمة , كاشفاً عن فكرة إيجاد " أرشيف " لكافة معاملات المؤسسة بعد قريباً , مُشيراً إلى أن تطلعات رئيس مجلس الإدارة الأستاذ فيصل بن محمد نوح للرقي والتطوير فسيكون هناك هيكلة جديدة في الإدارة بشكل أكثردقةً وتطويراً لنظام العمل .
من جانبه أوضح الأستاذ حازم إبراهيم عسيريرئيس قسم الاتصالات الإدارية بأن القسم يُعتبرالشريان الرئيس للمؤسسة في المعاملات باستقبالها وإرسالها للوزارات والجهات ذات العلاقة , وتستسقي جميع إدارات المؤسسة كافة المعلومات لأي معاملة عن طريق القسم .
رابط الخبر بصحيفة الوئام: مُدير الشؤون الإدارية بمؤسسة الدول العربية : عملنا مستمر طوال العام