دراسة جامعية: ضعف البنية التحتية وتأهيل الموظفين يؤخر تحول «المدنية» للتعاملات الإلكترونية

أوصت بخفض كلفة الإنترنت وتبسيط الإجراءات

كشفت دراسة جامعية عن تأخر بعض الإدارات في وزارة الخدمة المدنية في تطبيق خدمات الحكومة الإلكترونية بسبب ضعف تأهيل الموظفين وعدم الانتهاء من توفير البنية التحتية الكاملة للمشروع.
وأشارت الدراسة إلى بطء الوزارة في مواكبة الثورة المعلوماتية، واعتزامها إيقاف المعاملات الورقية والبدء في التعاملات الإلكترونية بعد التوقيع على مذكرات تفاهم مع الوزارات المختلفة في هذا الشأن، لافتة أن المذكرة التي تم توقيعها مع وزارة الصحة لإيقاف التعامل الورقي بينهما قبل عدة شهور.
ولفتت الدراسة إلى إطلاق وزارة الخدمة المدنية البوابة الإلكترونية التي تستفيد منها إدارات شؤون الموظفين بالدوائر الحكومية والتي تتضمن إصدار بيان عن خدمة الموظف في أي قطاع حكومي وتمكين الجهات الحكومية من الاستفسار عن المواطن إذا كان يعمل بالدولة أم لا قبل تعيينه على إحدى وظائف المستخدمين وإرسال صورة القرارات التنفيذية لمنسوبي الجهة الحكومية وبعض التقارير الخاصة بالوظائف والموظفين. وأشارت الدراسة إلى قناعة المسؤولين في الوزارة بأهمية التحول إلى التعاملات الإلكترونية وعدم وجود مشاكل مالية في هذا الصدد، داعية إياها إلى الاستفادة من تجربة البنوك في تطبيق التعاملات الإلكترونية باحترافية مما يساعد على إجراء العمليات المالية وسداد الفواتير دون الحاجة إلى الذهاب للبنك. جاء ذلك في دراسة أعدتها الطالبة حنين عبدالله عبدالرزاق العمري في قسم الإدارة العامة في كلية الاقتصاد بجامعة الملك عبدالعزيز تحت عنوان «تحويل المعاملات الورقية إلى إلكترونية في وزارة الخدمة المدنية».
فرص متكافئة للمواطنين
ورأى 87 % من عينة الدراسة التي أجريت في فرع وزارة الخدمة المدنية بجدة أن الخدمات الإلكترونية تؤدي إلى تمتع جميع المواطنين بفرص متكافئة في إنجاز أعمالهم، وأوضح 53 % أن امتلاك الخدمة المدنية الخبرات البشرية المؤهلة كفيل بزيادة معدل استخدام الإدارة الإلكترونية. وأشار 80 % إلى أن الوزارة تسعى لتطبيق كل جديد في التكنولوجيا الإدارية، فيما رأى 20 % أن عليها بذل جهد أكبر في هذا الصدد. وأعرب 87 % من أفراد العينة عن قناعتهم بأن التعامل بضوابط الحكومة الإلكترونية يضمن سرية المعلومات الخاصة عبر الإنترنت، فيما رأى 13 % عكس ذلك. وأشارت الدراسة إلى أن 67 % لايحبذون إجراء المعاملات المالية عبر خدمات الحكومة الإلكترونية، وفيما قال 26 % من هذه النسبة بالرفض التام، رأى 41 % أنهم لايثقون في هذا الإجراء في بعض الأحيان.
تخفيض كلفة الاتصال
وأوصت الدراسة التي أعدتها الطالبة ك «بحث تخرج» بضرورة تخفيض تكلفة الاتصال بشبكة الإنترنت لتشجيع التعاملات الإلكترونية ودعم التوجه نحو تأسيس مجتمع المعلومات، مشيرة إلى أهمية إعادة هيكلة وتبسيط إجراءات تقديم الخدمات الإلكترونية في الأجهزة الحكومية. وشددت على ضرورة إعداد الكوادر البشرية المؤهلة لتطبيق معايير الحكومة الإلكترونية من خلال دورات تدريبية متخصصة في تنفيذ الخدمات بطريقة إلكترونية وكيفية تقديم الدعم للجمهور. وطالبت بضرورة حصر الخدمات المتوفرة حاليا لدى الأجهزة الحكومية وتضمينها في البوابة الإلكترونية الموحدة وإعداد البرامج الإعلامية للتوعية بها مع الاتفاق على معايير لتطوير التطبيقات.
معوقات التحول
واستعرضت الدراسة أبرز معوقات التحول إلى حكومة إلكترونية وفي صدارتها عدم توفر خدمات الإنترنت في بعض المناطق وصعوبة الحفاظ على سرية المعلومات وعدم وثوق البعض في استخدام الحاسب الآلي.
وتطرقت الدراسة إلى مراحل التحول للإدارة الإلكترونية والتي تشمل قناعة ودعم الإدارة العليا في مختلف المنشآت، تأهيل الموظفين وتوفير البنية التحتية للمشروع من خلال تأمين أجهزة الحاسب الآلي وربط الشبكة الحاسوبية ووسائل الاتصال الحديثة، والبدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونيا وبرمجة المعاملات الأكثر انتشارا إلى معاملات إلكترونية لتقليل الهدر في استخدام الورق. وقالت الطالبة حنين في دراستها: إن الإدارة الإلكترونية تحقق عدة أهداف رئيسة منها تقديم الخدمات للمستفيدين بصورة مرضية على مدار 24 ساعة طيلة أيام الأسبوع، وتحقيق السرعة المطلوبة في إنجاز المعاملات بتكلفة مالية مناسبة، وإيجاد مجتمع قادر على التعامل مع معطيات العصر. وأكدت الدراسة أن نجاح الإدارة الإلكترونية يعتمد على زيادة الفعالية في إنهاء المعاملات والدقة والسرعة في عملية الإنجاز وتقليل التكاليف، ولم تغفل في ذات الوقت الصعوبات التي تواجه بناء حكومة إلكترونية ومنها محدودية المخصصات المالية للمشروع، عدم وجود قانون للمعاملات الإلكترونية والروتين، وبطء عملية اتخاذ القرار.
وتطرقت الباحثة إلى مفهوم الإدارة الإلكترونية فأوضحت أنه يتعدى الميكنة الخاصة بإدارات العمل داخل المؤسسة إلى مفهوم تبادل البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة واستخدامها في توجيه سياسة وإجراءات عمل المؤسسة نحو توفير الخدمة والاستجابة إلى المتغيرات المتلاحقة للمواطنين.
كما استعرضت الباحثة سلبيات الإدارة التقليدية التي تعتمد بشكل كبير على المعاملات الورقية ومن أبرزها تلف بعض المعاملات بسبب التقادم وصعوبة الحصول على بعض المعلومات منها، بالإضافة إلى ارتفاع تكاليف صيانة هذه المعاملات، فضلا عن أن بعضها قد يكون مصيره الضياع.
أما في الإدارة الإلكترونية، فإن المعاملات تبقى في مكان إلكتروني واحد، فيما يقوم المسؤولون بالكتابة على المعاملات وإرسالها عبر الشبكة، ولايستطيع أحد إخفاء المعاملة، كما أن توقيت الإجراء مدون بالساعة والدقيقة.
عيوب التطبيق
وتطرقت الدراسة بشيء من التفصيل إلى بعض عيوب تطبيق الحكومة الإلكترونية، مشيرة إلى أن من بينها البطالة الناشئة عن إنهاء الوظائف التقليدية وإحلال الخبرات التقنية بدلا منها، كما قد تنشأ مشاكل قانونية في مجال المعاملات المالية، والتوثيق حيث تعاني معظم الدول من عدم وجود نظام توثيق فعال يضع كافة وثائق العمل الحكومي في موضعها الصحيح بالوقت المطلوب.
وخلصت الباحثة إلى أهمية إزالة كافة المعوقات الإدارية للتوسع في استخدام التقنيات الحديثة مثل الخدمات الصوتية والإنترنت في الحصول على الخدمات المختلفة من القطاعات الحكومية.
يذكر أن مجلس الوزراء أقر قبل 6 سنوات 3 مليارات ريال لتطبيق مشروع الحكومة الإلكترونية بهدف التيسير على المواطنين وتخفيف معاناتهم لدى مراجعة الدوائر الحكومية.