تطور في تقارير الأداء بفحص دوري » للارتقاء بأداء موظفي الدولة وتصنيفهم ل5 فئات

شرعت وزارة الخدمة المدنية في تنفيذ أول مشروع لتطوير أداء موظفي الدولة في مختلف المجالات، بهدف الارتقاء بمستوياتهم للرقي بالخدمات المختلفة، حيث سيتم تنفيذ مشروع «إدارة الأداء» كمرحلة أولى على 7 وزارات ضمن برنامج الملك سلمان لتنمية الموارد البشرية، وهي: وزارة العدل، وزارة الشؤون الاجتماعية، وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، وزارة الخارجية، وزارة النقل، وزارة الزراعة، وزارة الثقافة والإعلام، فيما سيتم التطبيق على بقية الوزارات في وقت لاحق وفق برنامج منظم
وحسب صحيفة المدينة اليوم 3 ابريل فقد اشتمل البرنامج علي عدة مسارات .
فحص دوري
فيما يتم إجراء فحص دوري نصف سنوي عندما يسلم المدير التقييم نصف السنوي لإنجازات موظفيه، في مقابل مواثيق الأداء الخاصة بهذا وهذه الخطوة اختيارية في أول عام من تطبيق نظام الأداء. ويهدف هذا الإجراء لمعرفة إذا كان الموظف على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف النهائية وتشمل عملية الفحص الدوري النصف سنوي للأداء عدة أنشطة، تشتمل على بدء عملية الفحص السنوي للأداء، والتقييم نصف السنوي لأداء الموظف، وترتيب موعد لمناقشة تقييمات الأداء النصف السنوي ومدى التقدم نحو الأهداف.
وتكون المناقشة نصف السنوية لمدى التقدم نحو الأهداف بين المدير والموظف في اجتماع بينهما فقط، للتحدث عن تقييم أداء الموظف، ويمكن اعتبار هذه المناقشة ذات صلة وثيقة بالفحص السنوي، ثم تمييزها كخطوة منفصلة من خطوات العملية. كما تركز المناقشة على مواطن قوة الموظف والنقاط التي تحتاج إلى تحسين، وبعد المناقشة يجب على المدير والموظف أن يتفقا على أي تعديلات على أهداف الأداء وعلى التقديرات المعطاة لكل النقاط المذكورة في ميثاق الأداء، وعلى المدير والموظف أن يوقعا نموذج الفحص نصف السنوي، ومن ثم الرفع إلى الرئيس المباشر. أما تقييم نهاية العام، فيتم إجراؤه عندما يقدم المدير تقييما نهائيا لإنجازات موظفيه مقارنة بميثاق الأداء، بحيث يشتمل التقييم على عدة أمور منها تصنيف الموظف فيما يتصل بزملائه، والترقيات، واستحقاقه لحوافز أخرى، واحتياج الموظف لدورات تدريبية وتطويرية مختلفة، كما يجب القيام بمناقشة التقييم بين المدير والموظف والاتفاق على التقدير العام في جميع نقاط التقييم في ميثاق الأداء وفق المعايير اللازمة.
5 فئات للأداء
ويتم تصنيف الأداء العام للموظف من خلال توزيع الموظفين على خمس فئات للأداء من خلال آلية «التصنيف الإجباري»بحيث تعمل هذه الآلية عن طريق وضع حد مقبول من إجمالي الموظفين على أنه درجة، ويتم التعبير عنه على أنه نسبة مئوية من إجمالي الموظفين في المجموعة التي تخضع للتصنيف الإجباري، حيث حددت وزارة الخدمة المدنية درجات التصنيف على النحو التالي:صنيف الدرجة
5 مرتفع جدا …….. 3 – 5%
4 مرتفع ……….. 3 – 10%
3 متوسط ……….. 7 – 9%
2 منخفض …….. 2 – 10%
فوائد النظام
تتضمن فوائد نظام إدارة الأداء، تحسين الأداء العام للمؤسسة الحكومية، والتوفيق بين أهداف الموظفين وأنشطتهم وبين الأهداف العامة للمؤسسة، وتغيير ثقافة الحكومة من خلال التركيز الجديد على الأداء، ووضع توقعات واضحة للأداء، والتأكد من فهم الموظفين لحقيقة إسهام عملهم في تحقيق أهداف المؤسسة، وتحسين مستوى مشاركة الموظف، والتزامه، وإنتاجيته من خلال تكريم أصحاب الأداء المتميز ومكافآتهم، وتيسير عمليتي تنمية وتحسين الموظف بشكل مستمر، وتحسين الخدمة المقدمة للمواطنين من خلال تحسين تقديم خدمات الحكومة.
تحقيق الأهداف
ولتحقيق تلك الأهداف وتطبيقها والوصول إلى أفضل النتائج لابد من توفر عدة أمور هي: القدرة على تحديد الأهداف من خلال وجود أهداف إستراتيجية للمؤسسة الحكومية كليا، والتي يمكن توظيفها للربط بين أهداف الأقسام والأفراد، ووجود إطار عام للكفاءة والتي تشمل الكفاءات السلوكية التي يظهرها الموظفون في مستويات محددة في المؤسسة، والمهام الوظيفية لإظهار البراعة في أداء العمل، ووجود روابط واضح بين نتائج نظام إدارة الأداء، وبين المكافآت أو الجزاءات، وإتاحة الدعم من خلال نظام تكنولوجيا المعلومات، والقدرة على تقديم تغذية راجعة موضوعية، من خلال قدرة المدير على قدرة المدير على تقديم تغذية راجعة موضوعية، والقدرة على التمييز بين ذوي الأداء المتميز وذوي الأداء المتدني، والتأكد من أن تقييمات الموظفين لم تركز على جانب واحد.
سياسة مشروع «إدارة الأداء
* تلتزم الإدارة العليا في وزارة الخدمة المدنية ببناء جيل جديد من القوة العاملة التي ستدعم أهدافها الإستراتيجية في المستقبل، حيث يتعين على كل الجهات الحكومية الالتزام بما يلي:
* الالتزام بإدارة الأداء كأحد أنشطة إدارة الموارد البشرية، لكي تنشر ثقافة الأداء في الحكومة وتقدم مستويات أفضل من الخدمة.
* تعيين مجموعة صغيرة من الموظفين في إدارة الموارد البشرية تتولى مسؤولية نقل كل خطوات العملية التي تم تحديدها في دليل تطبيق إدارة الأداء.
* تنفيذ تخطيط الأداء ووضع الأهداف خلال الشهرين الأولين من كل عام هجري.
* تنفيذ الفحص الدوري النصف سنوي ومناقشة مدى التقدم نحو الأهداف خلال الشهرين السادس والسابع من كل عام هجري.
* تنفيذ أداء نهاية العام، والمناقشة النهائية لمدى تحقيق الأهداف وإدارة الأداء خلال الشهرين 11، و12من كل عام هجري.
* تبني الكفاءات / السلوكيات الجوهرية المعتمدة في الدليل.
* تكوين لجنة إدارة الأداء، والتي ستكون قائمة على نظام إدارة الأداء بالاشتراك مع إدارة الموارد البشرية في المؤسسة الحكومية.
* تطوير وتحسين الموظفين، للوصول لمستوى أعلى من الأداء.
* الاجتهاد في الوصول إلى مستوى نضج أعلى للمؤسسة.
الاعتراض على التقييم
– يمكن الاعتراض على التقييم من خلال رفع طلب إلى إدارة الموارد البشرية لإعادة تقدير الموظف
– لابد أن يكون هذا الطلب مدعوما بأدلة على الأداء الفائق للموظف ويتم مراجعتها بواسطة إدارة الموارد
– في حالة إجازته، يتم تحويله إلى لجنة تقييم الأداء للبت النهائي في الأمر
– يرجع الأمر في إدارة هذه العملية إلى إدارة الموارد في المؤسسة الحكومية
– لا يجوز لأي إدارة رفع طلبات استثنائية تتعدى نسبة 10% من عدد موظفي الإدارة.
مناقشة الآداء بين المدير والموظف
– يتعين على المدير مقابلة الموظف لمناقشة النتائج النهائية، فعقب استلام النتائج من إدارة الموارد البشرية، – يعقد المدير اجتماعا فرديا مع كل موظف لمناقشة الآتي:
– التقدير النهائي مقارنة مع الزملاء.
– النتائج المترتبة من ترقية أو الخضوع لفترة ملاحظة أو جزاءات أو حوافز.
– مراجعة الاحتياجات التطويرية للعام القادم.
– مراجعة التطلعات الوظيفية والأهداف المستقبلية.
ضوابط الحد من التلاعب في ارتفاع تقديرات الأداء الوظيفي
– لا تقبل إدارة الموارد البشرية تقييم أداء من أي مجموعة أو وحدة تنظيمية، لاتلتزم بمعايير تقييم الأداء.
– وضع معايير إضافية من قبل الجهة الحكومية لتمييز الموظفين الذين هم على الحافة في مختلف المستويات.
– وضع معايير لتقييم تقديرات المسؤولين عن التقييم لمعرفة من يتسمون بالتساهل، والتنبيه لتجنب ذلك في الدورة القادمة.
– إصدار تقرير يتم إرساله إلى قيادة الجهة، يتم تسليط الضوء فيه على التزام الإدارة بمنحنى التقسيم المطلوب.
تنفيذ مشروع «إدارة الأداء»
ضمن برنامج الملك سلمان لتنمية الموارد البشرية
المرحلة الأولى تطبق على:
7 وزارات وهي:
– وزارة العدل
– وزارة الشؤون الاجتماعية
– وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات
– وزارة الخارجية
– وزارة النقل
– وزارة الزراعة
– وزارة الثقافة والإعلام
* سيتم التطبيق على بقية الوزارات في وقت لاحق وفق برنامج منظم.