التخطيط الاستراتيجي لتقنية المعلومات

بالبريد الإلكتروني

في عصر اتخذت فيه تقنية المعلومات منحى أساسياً في بناء الأنظمة والمشاريع في القطاعات الحكومية وكذلك الخاصة، وتحول المعاملات اليدوية إلى الكترونية، إلا أننا نلاحظ إخفاق جملة من هذه المشاريع التقنية، لست اقصد هنا الفشل بان المنتج لم يرَ النور، ولكن اقصد انه فشل في إنجازه في البرنامج الزمني المخطط له أو أن تكلفته ارتفعت عما خصص له من ميزانية أو أنه فشل من منظور مفهوم الجودة أو إدارة المشاريع وغيرها من المفاهيم، مما أدى إلى خلق نظرة سلبية نحو إدارة تقنية المعلومات و ساد اعتقاد أنها من أكبر الإدارات التي يتم الصرف عليها بدون عائد ملموس للمنظمة.
سوف نسلط الضوء على احد هذه المفاهيم الضرورية وهو التخطيط الاستراتيجي لتقنية المعلومات والذي يعرف بانه محاولات مهيكلة لزيادة تأثير قطاع تقنية المعلومات في منظمة ما، مع المحافظة على التكلفة وقيمته، ومن التعريف نجد ان هذا المفهوم يحاول ان يصحح النظرة السلبية عن قطاع تقنية المعلومات عن طريق إشراك القطاع برؤية وتوجهات المنظمة، حيث تقوم إدارة التقنية بدراسة المشاريع التي تحتاجها المنظمة والإدارات الداخلية خلال خمس السنوات القادمة ومن ثم تقوم بتحليلها وتقييمها وفق ضوابط وشروط معرفة سابقا ومستوحاة من خطة العمل الخاصة بالمنظمة ورؤيتها.
وبعد الانتهاء من الدراسة والتي تعتبر مشروعاً بحد ذاته، نخرج بمجموعة من المشاريع المرتبة ترتيبا زمنيا التي من شأنها ان تفيد المنظمة وأولوياتها بدلا من القيام بمشاريع عشوائية قد يخرج منها مشروع لا يستفاد منه بقدر مشروع آخر متوقف، فعلى سبيل المثال لنفترض ان لدينا شركة تقوم ببيع بطاقات اشتراك عبر الانترنت ولديها رغبة في زيادة عدد مبيعات هذه البطاقات في الوقت الذي يخطط فيه قسم تقنية المعلومات لتنفيذ مشروعين، أحدهما مشروع لتطوير بيئة البريد الالكتروني لقدم نسخته ولتطلعهم لاستيعاب عدد أكبر من المستخدمين نظرا للزيادة في عدد الموظفين، أما الآخر فهو مشروع يستهدف تحسين واجهة الاستخدام لنظام التسجيل في موقع الشركة، سوف يكون من أولويات قسم تقنية المعلومات البدء بمشروع ترقية بيئة البريد الالكتروني نظرا لوجود احتياج ملحوظ، بينما كان من الأحرى البدء بمشروع تحسين واجهة الاستخدام لنظام التسجيل لانه بتحسين نظام التسجيل سوف يسهل من عملية التسجيل وبذلك تزيد من احتمالية بيع البطاقات وعندها يتم تحقيق احد أهداف المنظمة، إذن لو بدأ قسم تقنية المعلومات بهذا المشروع زاد من تأثيره في سير عمل المنظمة وكان احد اسباب وصولها الى أهدافها.
إن هذا المفهوم أصبح من المفاهيم الرئيسة في الدول المتقدمة، فعلى سبيل المثال قامت الإدارات والقطاعات الحكومية في الولايات المتحدة بالتخطيط الإستراتيجي لتقنية المعلومات لمدة خمس سنوات قادمة بل من باب الشفافية فقد نشرت الولايات والقطاعات نبذة تفصيلية عن خطتها على الإنترنت ويتم مراقبة تنفيذ الخطة من قبل الحكومة الأمريكية، حيث أحد توجهاتها التقليل في الصرف على قطاع تقنية المعلومات.
للقيام بمثل هذه الدراسات فإنه عادة يتوجب تكوين فريق عمل وإسناد المهمة إلى مدير مشروع بإعتباره مشروعاً وتجهيز ميزانية مخصصة و كذلك يجب أن تكون الادارة العليا على قناعة بأهمية المشروع حيث يقوم مدير المشروع بشرح مدى فائدة مثل هذه الدراسة على سير المنظمة لهم.