»شاور« مشروع ثقافة إلكترونية متكاملة ولدينا 37 نظاماً تخدم أكثر من 35 إدارة في المجلس

قال إن مجلس الشورى ليس جهة خدمية ولا يقدم خدمات إلكترونية للجمهور.. د. العبود ل" الرياض ":

حقق مجلس الشورى مؤخراً ومن خلال البوابة الالكترونية العديد من الجوائز وآخرها جائزة ( الانجاز) التي تمنحها وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات وكذلك جائزة الإبداع البصري لموقع المجلس على مستوى البرلمانات العربية الممنوحة من المنظمة العربية للتنمية الإدارية ، ومجلس الشورى من القطاعات الحكومية التي تحولت للتعاملات الالكترونية للإلقاء الضوء على ذلك كان لنا لقاء مع د. فهد بن ناصر العبود
عضو مجلس الشورى ، رئيس لجنة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات ورئيس اللجنة الفنية للتعاملات الإلكترونية الحكومية بالمجلس .
* د. فهد نأمل القاء الضوء على التعاملات الإلكترونية في مجلس الشورى ؟
- استجابة لرؤية خادم الحرمين الشريفين يحفظه الله في توجيه المملكة العربية السعودية نحو مجتمع المعلومات وتطبيق مفهوم التعاملات الالكترونية والذي بات احتياجاً أساسياً في عصرنا الحديث فقد ارتأت إدارة المجلس العمل حثيثاً على مواكبة هذا التوجه من خلال إقرار برنامج مجلس الشورى الالكتروني (شاور) لخدمة أعمال المجلس وذلك من خلال تطوير البنية التحتية وتقنية الاتصالات والمعلومات على أعلى المستويات.
التحول للتعاملات الإلكترونية لابد أن يبنى على أسس راسخة وثابتة
وهوعبارة عن منظومة معلوماتية متكاملة تم فيها أتمتة كافة الإجراءات المالية والإدارية وتحقيق الربط الآلي بين أقسام وإدارات المجلس، وتحقيق بيئة عمل إلكترونية متكاملة تخدم كافة منسوبي المجلس من أعضاء، وموظفين. ويهدف البرنامج إلى رفع كفاءة العمل في المجلس، وزيادة إنتاجية الموظفين وتحسين مستوى الأداء وتقليل الأخطاء البشرية والإدارية ما أمكن والتخلص من المعاملات الورقية. وتحقق هذا ولله الحمد بدعم وتوجيه من رئيس المجلس معالي الشيخ الدكتور عبد الله بن محمد آل الشيخ، وتظافر جهود الزملاء في المجلس، مما انعكس ايجابياً على عمل المجلس.
* كم عدد الخدمات الإلكترونية الفعاله بالبوابة؟
- بطبيعة الحال مجلس الشورى ليس جهة خدمية ولذا فإننا لا نتعامل مع الجمهور إلا من بعض الخدمات ومنها : استقبال عرائض وشكاوي المواطنين عن طريق البريد الإلكتروني، وخدمة الأخبار التي نقدمها من خلال البوابة الإلكترونية الخارجية، للزوار والمواطنين وتزويدهم بأخبار المجلس والمواضيع المطروحة للنقاش تحت قبة المجلس وجدول أعمال الجلسات وغيره من الأخبار.
لكن لدينا خدمات عديدة نقدمها من خلال البوابة الداخلية (الإنترانت) ونقدم هذه الخدمات للأعضاء والموظفين وسأتناولها بالتفصيل في هذا اللقاء.
د. فهد العبود
* ما مدى جاهزية المجلس للتحول الالكتروني بشكل كامل؟
-التحول للحكومة الإلكترونية لابد أن يبنى على أسس راسخة وثابتة تبدأ من رسم وإعداد الخطط الإستراتيجية المناسبة لبرنامج التعاملات الإلكترونية. وقد يحتاج الأمر إلى إعداد أكثر من خطة إستراتيجية للتحول، فلا بد من خطة مستقلة للتعاملات الإلكترونية، وخطة تشغيلية، وخطة للتدريب وهكذا، فقد كان لدينا مسار واضح منذ الوهلة الأولى لإطلاق المشروع كانت منهجيتنا واضحة في برنامج شاور. ولذا فقد حققنا الخطط على أرض الواقع وتحقق الهدف الأساس والرئيس من البرنامج.
المجلس تحول فعلياً وأصبح العمل والخدمات إلكترونية بالكامل وحرصاً من المجلس على دعم وتفعيل دور الحكومة الإلكترونية فقد تمخض عن هذا التوجه العديد من المبادرات والتي قمنا بها على صعيد العمل المجلس وأذكر منها ما يلي:
أولا : مبادرة مشروع خطة الحكومة الإلكترونية المقترحة لمجلس الشورى والموافقة عليها من اللجان الإشرافية والفنية، ورفعها لرئيس المجلس للموافقة عليها واعتمادها.
ثانياً : مبادرة الاستعانة بالخدمات الاستشارية لإحدى الشركات المتخصصة في تقنية المعلومات وتشكيل فريق عمل لمتابعة أعمالها داخل المجلس.
ثالثاً : مبادرة استخدام التقنية في المجلس والتي أطلق عليها برنامج مجلس الشورى الالكتروني ( شاور).
رابعاً : مبادرة تكوين لجنة تحفيز الإدارات والموظفين على تطبيق التعاملات الالكترونية.
خامساً : ضمت تلك المبادرات في طياتها منظومة متكاملة ومترابطة من مشاريع أتمتة جميع الأعمال داخل مجلس الشورى وفي ما يلي أبرز تلك المشاريع:
1- مشروع شبكة الحاسب الآلي :
ويعتبر من المشاريع الرائدة في بنية التعاملات الإلكترونية والذي يزود المجلس بشبكة حاسب آلي حديثة ومتطورة وعلى درجه عالية من الأمان التقني وسرعة في الأداء.
2- مشروع الأنظمة الخدمية:
وهو العصب الأساس للأعمال اليومية بالمجلس إذ يغطي جميع جوانب البنية الأساسية لنظام خوادم البريد الإلكتروني وإدارة سطح المكتب وجميع التفاصيل والتصاميم التقنية لمجلس الشورى اللازمة لدعم البنية التحتية وفقاً لأحدث النظم التكنولوجية، ويعتبر العصب الأساس للأعمال اليومية بالمجلس.
3- مشروع أمن وسرية المعلومات .
4- مشروع حلول الأعمال التطبيقية (Business Solution) .
وتشمل تطبيقات إدارة أعمال القطاع الحكومي وتكاملها بالأنظمة المرتبطة بها من خلال تنسيق وأتمتة جميع الأعمال بين مختلف الإدارات ولدينا 37 نظاما تخدم أكثر من 35 إدارة في المجلس، وتشكل هذه الأنظمة في مجملها نظام موحد (Integrated System).
5- البوابة أو الموقع الإلكتروني (Portal) وتتكون من بوابتين إحداهما خارجية.
6-مشروع التدريب وتوطين الخبرات والمهارات .
7-مشروع جاهزية تقنية المعلومات .
8- مشروع نظام الاجتماعات المرئية (Video Conferencing): والذي يتم من خلاله نقل الاجتماعات المرئية وأرشفتها في وحدات التخزين والأرشفة كما يمكن نقل اجتماعين مختلفين على شاشتين في قاعة واحدة من قاعات اللجان. وقد تم تجهيز 11 قاعة بالمجلس من قاعات اللجان،.
9- مشروع نظام التصويت :
والذي يتم من خلاله الإسهام في إدارة الجلسات عبر إتاحة التصويت لأعضاء المجلس داخل الجلسات وفقاً لجدول أعمال المجلس المقترح ليتسنى بذلك عرض نتائج التصويت تباعاً بكل سهولة ويسر مدعمة بالرسوم البيانية والإحصائية المنشودة.
10-مشروع مركز الرصد الإعلامي : ويهدف إلى تفعيل الخدمات الإلكترونية للمستفيدين من منسوبي المجلس خاصة أعضاؤه الموقرين عبر إنشاء البنى التحتية لنظام المعلومات الاستراتيجي وتفعيل الخدمات الإلكترونية من خلال تطوير البوابة الإلكترونية الداخلية على الإنترانت .
- هذه المبادرات في مجملها كونت بالنسبة لنا في المجلس أدوات عمل ناجحة استطعنا من خلالها تحقيق أهداف البرنامج.
* ما هي أبرز المعوقات التي تواجهكم في هذا الجانب (تطبيق التعاملات الإلكترونية)؟
- أي عمل ناجح لابد أن يعترضه بعض المعوقات، وأي نظام آلي في العالم لابد أن يكون فيه بعض الثغرات، وبطبيعة الحال هذه المشاكل لا تظهر إلا بعد التطبيق والتشغيل الفعلي للنظام ولكننا ولله الحمد تغلبنا عليها وكان للشباب السعودي في إدارة الحاسب بالمجلس دور كبير في هذا.
* ما مدى استفادة مجلس الشورى ، من برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية "يسر" ؟
- برنامج يسر، هو برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة وتسعى الدولة من خلاله إلى تعميم ونشر تطبيقات المعلوماتية المختلفة وتقديم الخدمات الحكومية العامة بصيغة رقمية تتواكب مع العصر الذي نعيشه. وعندما يقوم مجلس الشورى بتطبيق التعاملات الإلكترونية فإن هذا يصب في نفس توجه برنامج يسر. ولكن مجلس الشورى ليس جهة خدمية، أي لا نقدم خدمات إلكترونية للجمهور، ولذا فإننا لم نحصل على دعم مادي من برنامج يسر، لأن برنامج يسر يدعم الجهات الحكومية التي تقدم خدمات إلكترونية للجمهور، ومع هذا فإننا قد استفدنا من إتباع المعايير التي يوفرها برنامج يسر التي تعد بمثابة دليل إرشادي لتطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية.
* ما هي الخدمات التي تقدمها البوابة لأعضاء المجلس ؟
- الخدمات الإلكترونية التي تقدمها البوابة الداخلية للأعضاء كثيرة منها على سبيل المثال لا الحصر ما يأتي :
1- نظام المعاملات الفنية يتمكن العضو باستخدام هذا النظام من الإطلاع على أساس المعاملات الفنية كاملةً والاستفادة من البيانات والمعلومات الموجودة في النظام، ومعرفة حالة المعاملة وإمكانية البحث والاستعلام على جميع المعاملات الفنية الموجودة في النظام، بجميع حقول البحث الممكنة.
2- جدول أعمال اجتماعات المجلس يتمكن العضو باستخدام هذه الخاصية من الإطلاع على جدول أعمال جلسة المجلس وإمكانية البحث المتقدم والرجوع لها في أي وقت.
3- محاضر جلسات المجلس يتمكن العضو باستخدام هذه الخاصية من الإطلاع على محاضر الجلسات وإمكانية البحث المتقدم والرجوع لها في أي وقت.
4- قرارات المجلس يتمكن العضو باستخدام هذه الخاصية من الإطلاع على قرارات المجلس وإمكانية البحث المتقدم والرجوع لها في أي وقت، كما يستطيع البحث عن جميع القرارات التي صدرت من المجلس بدءً من دورته الأولى وحتى الدورة الحالية
5- تقارير اللجان يتمكن العضو باستخدام هذا التطبيق من الإطلاع على تقارير اللجنة التي ينتسب إليها ومعرفة حالة التقرير والأعضاء المشاركين في اللجنة والتوصيات المتفق عليها من الأعضاء والمذكرات التسبيبية وإمكانية البحث والرجوع إلى أي تقرير إما بالموضوع أو باسم اللجنة أو الأعضاء المشاركين.
6- محاضر اللجان يتمكن العضو باستخدام هذا التطبيق من الاطلاع على جدول أعمال اللجنة ومحضرها وإمكانية البحث بموضوع المحضر أو اسم اللجنة أو الأعضاء المشاركين.
7- طلب إعداد الدراسة يتمكن العضو باستخدام هذا الإجراء من القيام بطلب دراسة معينة من إدارة الدراسات والمكتبة.
8- خطة اجتماعات جلسات المجلس يستطيع العضو من خلال هذه الخاصة من الاطلاع على الأرشيف الذي يحتوي على جدول مواعيد جلسات المجلس وإجازات الأعضاء وجداول أعمال المجلس السابقة من خلال البوابة الداخلية للمجلس.
- بالنسبة للموظفين والعمل الإداري والمالي فإن لدينا أكثر من ثلاثين تطبيقا كلها لأتمتة العمل الإداري والمالي بالمجلس وتقديم الخدمات الإلكترونية للموظفين منها مثلاً الخدمات الذاتية (self service)، كالإجازات والرواتب والحصول على الدورات التدريبية والانتداب والابتعاث وجميع الخدمات المالية والإدارية جميعها أصبحت إلكترونية، كما أنه بإمكان الموظف الاطلاع على بياناته الشخصية ورصيده من الإجازات وكل ما يتعلق به من بيانات وظيفية تهمه.
* كيف يمكن الاستفادة من التجارب الحكومية الرائدة في الدول الأجنبية والعربية ؟
- أعتقد أن التجارب التقنية الرائدة في الدول الأخرى يجب تبنيها والاستفادة منها، لأنه من خلالها نستطيع أن نختصر الوقت ونبدأ من حيث انتهى الأخرون، كما أن هذا يفيدنا في مجال توطين التقنية والتطبيقات الإلكترونية المختلفة في جميع المجالات العلمية والعملية. وبالمناسبة فإن توطين التقنية لا يتحقق باستيرادها فقط، وإنما بتطويرها أو محاولة محاكاتها بصناعات ونظم شبيهة. ولذا فإنني أؤيد الاستفادة من التجارب الرائدة في الدول الأخرى للأسباب التي ذكرت.
* في ظل قلة استحداث الوظائف التقنية في الجهات الحكومية ، كيف يتم توفير الكفاءات البشرية المؤهلة تقنياً وفنياً ؟
- طبعاً أحد معوقات نشر المعلوماتية في أي مجتمع، قلة الكفاءات البشرية المتخصصة في التقنية. وهذه مشكلة عالمية، لأن هناك ندرة في متخصصي تقنية المعلومات ولذا فإنه من الأهمية بمكان أخذ هذا الجانب على محمل الجد، لأن الكوادر التقنية المتخصصة تعد مفاتيح الدخول لعصر المعلومات والاقتصاد المعرفي. وأعتقد أن الحل لهذه المعضلة يكمن في استحداث برامج أكاديمية تمنح درجات الدبلوم والبكالوريوس في التقنية، وقد يشارك في التخطيط لهذه البرامج وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، وكذلك هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات لأنهما الأعرف بالاحتياج الفعلي لهذه الكوادر ومشاركة وزارة العمل لمعرفتها باحتياج سوق العمل، كما أنني أعتقد أنه من الممكن توقيع اتفاقيات مشتركة بين الجامعات وشركات الاتصالات لهذا الغرض، وكذلك إيجاد برامج تدريب تقني متخصص في الجامعات والمعاهد المتخصصة وعقد دورات وورش عمل تدريبية متخصصة للإسهام في حل هذه المشكلة. وقد أوصت الخطة الوطنية للاتصالات وتقنية المعلومات بضرورة سد النقص في هذا الجانب واقترحت برامج أكاديمية لهذا الغرض.
* حققت البوابة الالكترونية للمجلس العديد من الجوائز وكان آخرها جائزة إنجاز _ ما ذا تعني هذه الجوائز ؟
- نعم حقق المجلس جوائز في هذا الشأن، منها جائزة الإبداع البصري لموقع المجلس على مستوى البرلمانات العربية الممنوحة من المنظمة العربية للتنمية الإدارية. وكذلك حققنا جائزة الإنجاز – فرع الريادة الإلكترونية الممنوحة من قبل وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات في المملكة. ولكن أود أن أؤكد لكم أن الجوائز ليست هدفنا. فالجائزة الحقيقية لدينا هو التوصل لبيئة عمل إلكترونية متكاملة ونشر ثقافة عمل إلكترونية نستطيع من خلالها المساهمة في تحقيق مجتمع المعلومات والمعرفة وتعزيز كل سبل التوجه الحقيقي في هذا المسار لخدمة ديننا ووطنا وأمتنا.