العواص: «المكاتب المتنقلة» و«مواعيد النت» ألغتا «طوابير الانتظار» في الأحوال المدنية

"فرع الشرقية" استهل مشروع "الحكومة الإليكترونية" بخدمات نوعية

أكد «محمد العواص» مدير عام الأحوال المدنية بالمنطقة الشرقية، أن حكومة خادم الحرمين أولت المواطن كل رعاية واهتمام، مشيراً إلى أن افتتاح المكاتب المتنقلة على مستوى المملكة أتاحت خدمة جليلة للمواطنين الذين لا تتوفر في محافظاتهم أو المراكز التابعين لها مكاتب للأحوال المدنية.
وقال في حديث ل «الرياض» إن مشكلة الازدحام أصبحت في طي النسيان بالنسبة لإدارات الأحوال المدنية بالشرقية وباقي مناطق المملكة؛ والسبب هو التطور الرائع الذي أوجدته وكالة الأحوال المدنية، من خلال نظام المواعيد عن طريق الانترنت، مشيراً إلى أنه تم تخصيص مكاتب في إدارة الأحوال المدنية مجهزة بأحدث الأجهزة، كما تم اختيار أفضل الموظفين الذين يتمتعون بفن التعامل مع الآخرين، ليتشرفوا بخدمة كبار السن وذوي الاحتياجات والمتقاعدين، وفيما يلي نص الحوار:
رعاية واهتمام
* ما جهودكم تجاه خدمة المواطنين؟
- لقد أولت حكومة خادم الحرمين الملك عبدالله بن عبدالعزيز المواطن كل الرعاية والاهتمام، وبمتابعة مباشرة من وكيل وزارة الداخلية اللواء "عبدالرحمن الفدا"، ويأتي افتتاح المكاتب المتنقلة على مستوى المملكة، التي تؤدي خدمة جليلة للمواطنين الذين لا تتوافر في محافظاتهم أو المراكز التابعين لها مكاتب للأحوال المدنية، حيث من حق المواطن علينا الوصول إلى مكان إقامته، لنقدم له كافة الخدمات من استخراج وتجديد الهوية الوطنية، وتسجيل الحالات مثل الزواج والطلاق والمواليد، وهي في الوقت الرهن تقتصر على خدمة العنصر الرجالي، وسوف نتوسع فيها قريباً لتشمل الجنسين، وتم افتتاح مكتبين الأول بمحافظة بقيق والثاني بمحافظة رأس تنورة وباقي المحافظات في المنطقة الشرقية ستشملها تلك الخدمة حسب الدراسات المعدة من قبل المختصين وكثافة السكان من حفر الباطن إلى الإحساء.
في طي النسيان
* كيف تغلبتم على مشكلة الازدحام في إدارة الأحوال المدنية بالمنطقة الشرقية؟
- ربما هذه النظرية أصبحت في طي النسيان بالنسبة لإدارات الأحوال المدنية بالشرقية وباقي مناطق المملكة؛ والسبب في ذلك التطور الرائع الذي أوجدته وكالة الأحوال المدنية من خلال نظام المواعيد عن طريق الانترنت، حيث إن وكالة الأحوال المدنية تعد أول إدارة حكومية تتعامل مع الحكومة الالكترونية عن طريق الشبكة العنكبوتية، وبالتالي أصبح المواطن يحدد اليوم والوقت الذي يتناسب مع ظروفه وظروف عمله، ليحضر فيه ويتم إنهاء إجراءاته خلال الموعد المحدد له، ومن حسن الطالع عند القيام بالحجز عبر موقع الأحوال المدنية تجد كافة الشروط المطلوبة والمستندات، بحيث المواطن يصل للموظف في تاريخ وساعة حجزه وأوراقة كاملة، بخلاف ما كان يحصل في السابق، ليتم انجازه وإنهاء معاملته في وقت قياسي.
تنظيم المواعيد
* كيف يتم تنظيم المواعيد؟
- تنظيم المواعيد أصبح آلياً بحيث نستقبل في الساعات الأولى من الدوام (80) مراجعاً إلى الساعة التاسعة صباحاً، ومن بعدها إلى بعد صلاة الظهر نستقبل في كل ساعة (100) مراجع إلى الساعة الرابعة عصراً، ويوجد آلية معينة حسب كثافة المواعيد، وذلك برفع الأعداد ومضاعفتها إذا تطلبت الحاجة ذلك، أما المواعيد عبر الحاسب الآلي فحتى الساعة الثالثة عصراً، حيث ساهم النظام الجديد في تنظيم حضور المستفيدين من خدمات الأحوال المدنية، إلى جانب السرعة في إنهاء المعاملات، والتخفيف من ازدحام الطرق لمراجعة الأحوال المدنية، إضافة إلى القضاء على التسرب الوظيفي من الدوام الرسمي، وكل مراجع تنجز معاملته في الساعة التي حظر فيها.
زيارة «العاجزين» في منازلهم و«إدارة خاصة» للتعامل مع كبار السن و«ذوي الاحتياجات» والمتقاعدين
النساء وكبار السن
* كيف تتعاملون مع العنصر النسائي؟
- ينطبق نظام المواعيد على العنصر النسائي الآتي لاستخراج وثيقة الهوية الوطنية، أو إنهاء أي معاملة متعلقة بهن، حيث الأعداد التي نستقبلها من النساء أقل من الرجال؛ بسبب قلة الموظفات في الوقت الراهن.
* وماذا عن خدمة كبار السن وذوي الاحتياجات والمتقاعدين؟
- تم تخصيص مكاتب في إدارة الأحوال المدنية مجهزة بأحدث الأجهزة ومؤثثة أثاث فاخر، وتم اختيار أفضل الموظفين الذين يتمتعون بفن التعامل مع الآخرين، ليتشرفوا بخدمة هذه الشريحة الغالية علينا جداًّ، ولإنهاء كافة الإجرءات والخدمات الذي يرغبون بها بكل يسر وسهولة.
العواص يتحدث إلى الزميل الغامدي عدسة - زكريا العليوي
آلية منظمة
* كيف يتم التعامل مع المطلقات؟
- ليس لدينا بإدارة الأحوال المدنية ما يطلق عليها معلقة أو مطلقة، حيث تستطيع أي امرأة لديها سجل مدني لدى والدها استخراج بطاقة الهوية الوطنية لها، من دون الحاجة للرجوع إلى الزوج مصطحبةً معها صورة من السجل المدني لوالدها أو لزوجها، للتثبت من هويتها ومن ثم إصدار بطاقة لها، ويوجد لدى الأحوال المدنية آلية منظمة لاستخراج المرأة بطاقة الهوية الوطنية، ومنها أن يحضر ولي الأمر مثل الأب أو الزوج أو الأخ وإذا لم يتسنى لها ذلك فيكون عمها أو جدها، يستطيع الحضور بصورة شمسية واحدة وصورة من سجل الأسرة سواء للأب أو الزوج الذي ربما لا يحضر بسبب الخلافات الزوجية، وفي حالة تعذر إحضار سجل الأب أو الزوج نستطيع الدخول للنظام واستخراج المعلومات المطلوبة لإصدار بطاقة الهوية الوطنية لها، الأمر الثاني قد تستطيع المرأة التي تحمل جواز سفر أو لديها قريبة أم أو أخت، فتحتاج شاهدة واحدة فقط لمراجعة القسم النسوي وتستخرج لها بطاقة هوية وطنية، وإذا لم يتوفر لها قريبة فشاهدتان مع اصطحاب المستندات المطلوبة وتستخرج لها البطاقة.
ظروف خاصة
* الأمهات وصاحبات الظروف الخاصة، كيف تُنهى إجراءاتهن؟
- لدينا تسهيلات في الأحوال المدنية لكثير من الأمهات عندما ترغب أن تسجل مولودها مثلاً ولديها تبليغ الولادة وقد يكون الزوج مسجوناً أو مريضاً أو مسافراً خارج أرض الوطن، فتستطيع أن تحضر للأحوال ونشترط عليها أن يكون لديها بطاقة هوية وطنية، وتستطيع الأم استخراج الهوية الوطنية لابنها وخصوصاً المطلقة التي يكون الابن موجود معها، ونكاية في هذا الابن بسبب طلاق الأم لا يستخرج له والده بطاقة، فتستطيع الأم استخراجها له، والأحوال المدنية تهتم اهتمام بالغ بالمواطنين من الجنسين، وأصبحت بإمكان المرأة إنهاء كل ما يتعلق بها عن طريق القسم النسوي لدينا من دون أي معوقات تذكر، فهي لا تخضع لنظام المواعيد بل يتم إنهاء اجراءاتها على الفور، وخصوصاً من لديهن ظروف خاصة مثل المطلقات والمعلقات، وبالنسبة للمطلقة فيتم استخراج بطاقة الهوية الوطنية لها وتسجيل ملاحظة على طليقها لحين الحضور بسجل الأسرة لدى الأحوال، ويتم إنزالها من هذا السجل لكي تستفيد من خدمة الضمان الاجتماعي وخلافه، فقد ضمنت حكومتنا الرشيدة للجميع حقوقهم كاملة.
خدمات منزلية
* هل يوجد خدمات منزلية للمواطنين العاجزين عن الحضور؟
- الأحوال المدنية بالمنطقة الشرقية وبمتابعة من وكيل وزارة الداخلية للأحوال المدنية تتشرف بتقديم خدمة لكبار السن في منازلهم وللمرضى في المستشفيات، وتم خلال الأسابيع الماضية زيارة بعض المستشفيات مثل مستشفى سعد الطبي ومستشفى فخري وبعض كبار السن في منازلهم، إلى جانب مركز التأهيل الشامل التابع للشؤون الاجتماعية الخاص بذوي الاحتياجات الخاصة، لتصويرهم وتجديد بطاقة الهوية الوطنية، أو استخراجها للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحصول عليها بسبب ظروفهم الصحية، مع تقديم كافة الخدمات لهم في أماكن تواجدهم، وهذه خدمة نعتز بتقديمها لهم، حيث يصطحب موظف الأحوال بيده حقيبة تحتوي على جهاز حاسب آلي وجهاز بصمة وكاميرا تصوير، ويتم عمل الإجراءات النظامية والرسمية للمواطنين وهم على سرائرهم، ويتم تسليم بطاقاتهم لذويهم بعد الانتهاء من إجراءات هذه الخدمة.
تعميم الخدمة
* هل هذه الخدمة مطبقة في جميع مناطق المملكة؟
- نعم، وتم الإعلان عنها في جميع الصحف للإفادة منها من قبل المواطنين التي تنطبق عليهم الشروط والضوابط المطلوبة، ومن ضمنها حضور أحد أقارب كبار السن أو ذوي الاحتياجات الخاصة أو المرضى، للتنسيق مع المختص، ويتم زيارة الموظف لتقديم خدمات الأحوال المدنية لهم، وحديثاً ننسق مع مركز التأهيل الشامل وحددنا الأوراق المطلوبة، لتقديم هذه الخدمات من تجديد وإصدار بطاقات الهوية الوطنية وخلافه.
مجهولو النسب
* ماذا عن استخراج شهادات الميلاد للمواليد مجهولي النسب؟
- لا شك أن مجهولي النسب لهم آلية وطريقة معينة بالتنسيق فيما بيننا وبين مركز دار الرعاية الاجتماعية، حيث يتم تحديد الاسم للمولود من قبلهم، وكأن الدولة ممثلة في الشؤون الاجتماعية هي أسرته، ويأتي المندوب المسؤول عن المعاملة من قبلهم ويستخرج له شهادة ميلاد، وبعد بلوغ هذا المولود السن القانوني يستخرج له بطاقة الهوية الوطنية.
دورات تدريبية
* كيف استطعتم تطوير أداء الموظفين؟
- وكالة الأحوال المدنية لم تغفل الاهتمام بموظفيها، إلى جانب تحفيزهم على المنافسة الشريفة في اختيار الموظف المثالي، فقد أصبح ما يعادل من (95%) من أعمال الأحوال المدنية الكترونياً، وحرصنا على إعطاء موظفينا دورات تدريبية متقدمة في علوم الحاسب الآلي وتقنية المعلومات، إضافة إلى دورات أخرى في فن التعامل مع الجمهور، ونتطلع بأن تزداد هذه الدورات؛ لأهميتها في الوصول إلى رضى جميع المراجعين، وأوجدت وكالة الأحوال قسم جديد يعنى بالجودة في العمل، وتم تسليمه لموظف جامعي مسؤول كي يتابع سير العمل، وسوف يخضع للعديد من الدورات من قبل الوكالة حتى تنعكس بشكل ايجابي على أداء الموظف، وذلك للقيام بقياس مدى المستفيدين من الخدمة، وقياس أداء العمل وتقويم الموظفين.
قفزات سريعة
* ماذا عن الحكومة الالكترونية؟
- لدى الوكالة قفزات سريعة جداً للاستفادة من الحكومة الالكترونية، ومنها التنسيق مع بعض الجهات الحكومية للتسهيل على المواطنين، مثل الضمان الاجتماعي والشؤون الاجتماعية والجوازات، من خلال ربطها مع مركز المعلومات الوطني، ومن ضمن الأعمال التي تم التنسيق فيها وبدأ العمل بها، تعديل المهنة في القطاعات العسكرية، وأصبح يخولهم النظام بتعديل مهن موظفيهم من قبلهم من دون الحاجة للرجوع إلينا لتعديل المهنة، مثل التعديل من طالب إلى عسكري أو ضابط أو متقاعد، وقد بدأ العمل بها وتم تدشينها في جميع القطاعات العسكرية، وقريباً سيتم الانتهاء من عملية تبليغ الولادة، لكي يصبح آلياً، وذلك بالتنسيق مع الشؤون الصحية بأن يتم التبليغ عن طريق المستشفى مباشرةً للأحوال ونصدر من خلال ذلك شهادة الميلاد وشهادة الوفاة، ونحن الآن بصدد التنسيق مع وزارة العدل لنقل الحالات مثل الزواج والطلاق وغيره من خلال الربط الالكتروني.
مكاتب نموذجية
* حدثنا عن المكاتب النموذجية التي تنوون إنشاءها؟
- سيتم قريباً الانتهاء من أول مكتب نموذجي في المنطقة الشرقية للأحوال المدنية بمجمع الشاطئ مول بالدمام، لكي يستطيع المواطن الدخول إلى مكان مهيأ ومكيف وبه جميع وسائل الراحة، بل ويستطيع التسوق مع أفراد أسرته وينجز أعماله بإدارة الأحوال المدنية.