تحضير الموظفين الحكوميين.. ما فيه حل إلاّ «البصمة»!

"مجاملات" توقيع الحضور والانصراف حصدت إنتاجاً متدنياً وسخط المراجعين

على الرغم من استحسان الكثير من المدراء في الدوائر الحكومية وشركات القطاع الخاص لفكرة تعزيز "الرقابة الذاتية" لدى الموظف، إلاّ أن الأغلبية تؤمن بضرورة وجود نظام لرصد وتسجيل دخول وخروج الموظفين بما يؤدي إلى الإرتقاء بالأداء؛ بعد أن كشفت جولات رقابية أن عدداً منهم يتأخرون عن موعد بداية الدوام، إضافة لانصرافهم المبكر قبل انتهاء فترة العمل، حيث يوقع البعض وقت انصرافهم في اليوم التالي من حضورهم للعمل، وهو ما حذى بالمدراء للتنازل عن قناعتهم بفكرة الرقابة الذاتية، واستخدام الكشوفات الورقية وتعويضها بأجهزة تقنية كنظام تسجيل الدخول والانصراف عن طريق البطاقة أو البصمة، وهي التي لم تجد قبول لدى الكثير من الموظفين.
أهمية التقنية
في البداية أكد "محمد القاضي" - مدير شركة مقاولات بالمنطقة الشرقية - على أن تسيب وعدم انتظام مجموعة ليست بالقليلة من موظفي الشركة؛ استدعت الإدارة لاستخدام التقنية لإثبات الحضور والانصراف بالأوقات المطلوبة بما يحقق العدل للجميع.
وقال:"لا نرغب بمعاقبة أو بخس حق أي موظف كما لا يرضينا أيضاً تهاون البعض، بما يسبب خسائر للشركة وتأخر في الإنتاجية وهو ما يعرضنا لفقدان الكثير من الصفقات التي تشترط الجودة والسرعة في الإنجاز".
وأبدئ "القاضي" استحسانه بمبدأ الرقابة الذاتية والتي يجب أن تتوفر لدى الموظفين، إلاّ أن تصرفات البعض (غير المبالين) تسببت بالإفساد على باقي الموظفين الذين يتمتعون بالإلتزام الوظيفي، مؤكداً على أنهم رغم إمتعاضهم -الموظفين الملتزمين- من قرار تطبيق الأنظمة التقنية، إلاّ أنهم من الأساس لا يخشونه مقارنه بزملائهم غير المنتظمين والذين حاولوا مراراً التذمر من النظام؛ مدعين بأنه سيسبب الكثير من الإحباط بما سينعكس سلبا على الإنتاجية.
البصمة لردع التحايل
لجأت العديد من المؤسسات لاستخدام الاجهزة التقنية الخاصة بتسجيل الحضور والانصراف كالبطاقة أو البصمة لوقف تحايل بعض الموظفين على الكشف الخاص بالتوقيع بعد أن تم رصد العديد من حالات التلاعب التي يقوم بها الموظفين، من خلال توقيعهم عن بعض زملائهم أو بتسجيل أوقات غير صحيحة لحضورهم او انصرافهم.
القطاع الخاص نجح في التجربة و«الحكومي» متردد في التطبيق.و«المتسيبون» يرفضون
ولم تسلم بعض التقنيات من التلاعب أيضاً، كما حدث مع أحد المؤسسات التي لجأت لاستخدام نظام البطاقة الممغنطة، إلاّ أنها اكتشفت بأن بعض الموظفين يقومون بتمرير بطاقات زملاء لهم ليسوا متواجدين، أو من خلال تغطيتهم على انصرافهم المبكر بالاحتفاظ ببطاقتهم وتمرريها عند خروجهم وهو ما شجع الكثير من المستهترين بعدم الانتظام بالعمل، لتلجأ بعدها المؤسسات لنظام البصمة الذي يصعب التلاعب والتحايل عليه.
تجربة التحضير الاليكتروني بجامعة الملك سعود نجحت بامتياز وتحتاج إلى تعميم
محاولات مستميتة
بعد أن بدأت العديد من المنشآت والاجهزة الحكومية باستخدام نظام البصمة الالكترونية؛ لضبط دوام موظفيها حضوراً وانصرافاً من خلال تمرير أحد الاصابع على شريحة زجاجية في الجهاز الذي يقرأ خطوط الاصبع ليثبت شخصية الموظف، وهو ما سبب تذمر الكثير من الموظفين الذين شعروا بأن مثل هذا الجهاز سيحد من حريتهم في التأخر أو الانصراف وهو ما جعلهم يتحدثون عن خطورته على الصحة العامة نظراً لاحتمالية نقله لفيروسات معدية قد تسبب أمراض جلدية، إلاّ أن أغلب المؤسسات لم تهتم بمثل هذه الإشاعات التي يطلقها الموظفين بهدف إجبارها على التراجع عن استخدام مثل هذه الأنظمة التي من شأنها أن تساهم في الحد من تسيب بعض الموظفين.
«الرقابة الذاتية» غير مجدية و«الحزم» و«التحفيز» و«الانضباطية» أساس الإدارة الناجحة..
مكاتب تخلو من الموظفين
تهتم الكثير من الوزارات والمؤسسات بقضية حضور وانصراف الموظف في الأوقات المحددة، إلاّ أنهم يتجاهلون أهمية تواجد الموظف على مكتبه وأدائه لعمله بأكمل وجه، خصوصاً مع كثرة شكاوى المراجعين الذين يتذمرون من عدم تواجد الموظفين على مكاتبهم لدواعي غير مقنعه في أغلب الأحيان.
وقال "منصور الخالدي" -مراجع- لأحد الدوائر الحكومية بأنه يضطر للحضور قبل فتح باب الدائرة بفتره طويلة للحصول على رقم؛ لينتظر بعدها أن يفتح الباب ليجد أن أغلب الموظفين غير موجودين على مكاتبهم، إضافة لعدم إهتمام العديد من الموظفين بسرعة إنجاز المعاملات حيث يتضح ذلك بانشغالهم المستمر بمكالمات هاتفية بجوالاتهم الخاصة دون أي إحساس بمعاناة المراجع الذي بالكاد يستطيع أن يستأذن من عمله لإنجاز بعض المعاملات الضرورية.
وطالب "الخالدي" بضرورة ان يشعر المدراء والمسؤولون بأهمية تحفيز الموظفين لتقديم خدمة أفضل للمراجعين وعدم السماح لهم بالتقصير بواجباتهم مؤكدا بأن الرقابة لا تقتصر على توقيع الموظف بالحضور والانصراف فقط، وتجاهل مستوى الخدمة المطلوبة والتي لا يتم رصدها من خلال كشف الحضور.
تقليدية المدراء
يشكو عدد من الموظفين في الشركات والقطاعات الحكومية من النمطية التقليدية التي يتبعها المدراء الذين لا يتقنون عملية تحفيز الموظفين وإكتفائهم بتكثيف الرقابة عليهم في دخولهم وانصرافهم والتشديد عليهم لدرجة تتسبب في كثير من الأحيان بشعورهم بعدم الارتياح وهو ما يؤدي لتراجع الإنتاج.
ويصف "أبو أحمد" -موظف حكومي- ممارسات مديره المباشر بالمبالغة والتي تصل لحد "التنصت والتفتيش"، من خلال تحريض بعض الموظفين بمراقبة وتصيد أخطاء زملائهم لإبلاغه، وهو ما تسبب بخلق حالة من التوتر في علاقة جميع الموظفين بعد أن فقدوا الثقة بمن حولهم من زملاء، في الوقت الذي يفترض فيه ان تتكاتف الجهود لتقديم الخدمة المطلوبة على أفضل وجه ممكن.
وأضاف:"لو عملنا استطلاعاً لجميع موظفي القسم الذي نعمل به سنكتشف أن أغلب الموظفين إذا لم يكن جميعهم يشعرون بالسخط من طريقة المدير في رقابته المبالغ فيها، إضافة لرغبة الجميع بالانتقال لأي قسم آخر حتى لو فقد بعض المميزات لشراء راحة البال بعد ان امتلأ القسم بالعيون".
نموذجية الرقابة الذاتية
على الرغم مما تتكبده أغلب المؤسسات التي تدفع مبالغ مالية ضخمة لشراء وتركيب الأنظمة الرقابية التقنية، إلاّ أنهم يكتشفون بعد فترة بأن مستوى الإنتاجية لم يتحسن بل ربما تراجع بعض الشيء.
وهو ما جعل خبراء الإدارة يؤكدون في أكثر من دراسة على أهمية أن يشعر الموظف بأهميته ومسؤوليته من خلال "رقابته الذاتية" لنفسة بعيد عن المراقبة المستميته التي يلجأ لها بعض المسؤولين.
وتوضح الكثير من التجارب التجارية لنجاح الشركات التي لا تلزم الموظفين بدوام رسمي خصوصاً القطاعات التي تعمل في مجال التسويق والمبيعات، حيث يؤكد المسؤولون عن هذه الأقسام رغبتهم بتحقيق الأرباح بغض النظر عن دوام الساعات المكتبية.
وذكر "مجدي المالكي" والذي عمل كمستشاراً لأحد شركات الدعاية والإعلان بأنه قدم اقتراح فكرة عدم إلزام موظفي التسويق -الميدانيين- بساعات دوام مكتبية وتعويضها بمطالبتهم بعدد محدد من المبيعات تختلف من موظف إلى آخر.
وقال:"في بداية الأمر لم تجد هذه الفكرة قبولا لدى مسؤولي الشركة إلى أنهم في النهاية وافقوا على تجربة هذه الطريقة لفتره مؤقته؛ ليكتشفوا بأن الإنتاجية بدأت في الارتفاع خصوصا بعد أن شعر الموظف براحة نفسيه من جراء إعطاءه الثقة بقدراته التي تمكنه من زيادة المبيعات بالطريقة التي يراها مناسبة، وهو المطلب الرئيسي للشركة".
وأضاف "للأسف هناك الكثير من المدراء يقومون بإحباط موظفيهم من خلال المبالغة بمراقبتهم وتضييق الخناق عليهم لدرجة أنهم -الموظفون- يفقدون التركيز في العمل لتفكيرهم الدائم بأن هناك عيوناً تراقبهم لتتصيد الأخطاء عليهم وهو ما يسبب وقوعهم بالخطأ الغير مقصود".