«المالية» توافق على إنشاء مركز للوثائق بأمانة جدة

حصلت أمانة محافظة جدة الشهر الماضي على موافقة وزارة المالية على إنشاء مركز للوثائق والمحفوظات، حيث يأتي هذا المركز في إطار حرص الأمانة على استخدام أحدث التقنيات من أجل الحفاظ على مقتنياتها من الوثائق والمخطوطات والخرائط والمخططات الموجودة لديها.
وأوضح مدير عام الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية في أمانة جدة المهندس نعمان محمود عبدالمانع أن الأمانة شرعت في إعداد الكراسات اللازمة والخاصة بالتصاميم والدراسات المعمارية للمركز، مبينا أن المركز سيخصص لحفظ وثائق الأمانة وأرشيفها التاريخي والوسيط.
وأشار إلى أن أهم الأهداف التي يسعى المركز إلي تحقيقها تتمثل في الوصول إلى المستويات العالمية في حفظ وإدارة الوثائق الهامة للأمانة عن طريق استخدام أحدث التقنيات في مجال خزن وحفظ المستندات الورقية والأرشفة الإلكترونية، بالإضافة إلى استخدام البدائل التقنية في حفظ واسترجاع النسخ الاحتياطية للوثائق الهامة بهدف الوصول إلى تطبيق أسرع الآليات في عملية البحث والاسترجاع لتلك الوثائق. وبين أن مركز الوثائق والمحفوظات لن يكون مجرد أرشيف لخزن الأوراق فقط وإنما سيكون مركزا متخصصا لإدارة الوثائق بما يتيح لأجهزة الأمانة المختلفة الاستفادة منه في تقليل وتوفير الوقت والجهد من ناحية السرعة والدقة في الوصول إلى محتويات الوثائق التي تهمها.
وأكد عبدالمانع أن هذا المشروع سيضمن للأمانة حفظ وتجميع وثائقها الموزعة في الإدارات المختلفة إلى جانب تأمين الظروف المناسبة من حيث تخزين تلك الوثائق حسب أهميتها وبما يؤدي إلى سرعة الوصول للوثيقة، مشيرا إلى أن هذا الإجراء سينعكس على المجتمع والمواطن في ضمان حفظ معاملاته بالشكل السليم بهدف الاطلاع عليها وقت الحاجة بشكل سهل وميسر، كما سيوفر أيضا على البلديات الفرعية والإدارات المختلفة للأمانة مساحات أكبر للتخزين السليم لوثائقها اليومية، حيث ستخفض تلك العملية كم المعاملات القديمة المحفوظة لدي الإدارات والبلديات الفرعية من خلال سياسة الأرشفة التي أعدتها الإدارة لتكون المرجعية لأعمال الحفظ والتنظيم الورقي والإلكتروني لكافة المعاملات.