إمارة المدينة توزع «مهام الحج» برؤية «الفريق الواحد» لتقديم أفضل الخدمات

مركز خدمات متخصص و"تنسيق العمليات" الميدانية وتقييم الأداء ..

تواصل إمارة منطقة المدينة المنورة جهودها في تطوير الخدمات المقدمة للحجاج والزوار، من خلال متابعة الجهود المبذولة من لجنة الحج بالمدينة المنورة واللجان والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج، وذلك بهدف تطبيق منهجية متطورة في تقديم الخدمات للمستفيدين منها بجميع فئاتهم: الحجاج، الزوار، مؤسسات الخدمة، المستثمرون، المواطنون المشاركون في أداء الخدمات.
كما بادرت إمارة المنطقة بإطلاق العديد من البرامج التي تهتم بتخطيط وتنفيذ الخدمات المقدمة للحجاج وتقويمها وتطويرها لتحقيق رؤية متكاملة ومنظومة عمل واحدة.
مركز خدمة الحجاج
وفي سبيل تحقيق أهداف لجنة الحج في المدينة المنورة خلال الموسم الحالي قامت اللجنة بإنشاء مركز خاص لخدمة الحجاج والزوار،ومن مهامه: تصميم معايير لتقويم ودراسة جودة أداء الخدمات، وتقديم المبادرات التطويرية لتحسين الخدمات، إلى جانب متابعة تنظيم وتنفيذ برامج تدريبية وتثقيفية للعاملين في خدمات الحجاج لتطوير الأداء، وعقد ورش عمل متتابعة لتبادل الأفكاروالآراء والخروج بتوصيات مبتكرة لتطويرالأداء وعلاج المعوقات التنظيمية والتنفيذية، كذلك الإشراف على عمل اللجان التي تباشر مهام ميدانية تتعلق بأمور الحج، ومتابعة الخدمات التي تقدمها الجهات ذات العلاقة، والإشراف على الإجراءات المتخذة للحالات الطارئة، إضافة إلى متابعة أعمال مؤسسات الطوافة الأهلية ومراقبتها، والإشراف على إسكان وتوزيع الحجاج حسب الجنسيات والمناطق المحددة لهم، كما أن هناك الكثير من المهام التنفيذية ومهمات الرصد والمتابعة والتقويم التي يستفاد منها في المواسم القادمة.
وحدة تنسيق عمليات الحج
وتهدف الوحدة إلى تنظيم عمليات الحج المشتركة بين الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج لتحسين مستوى الأداء ورفع مستوى الجودة وتكامل الخدمات. وتضم الوحدة فريق عمل من ضباط الاتصال التابعين للجهات ذات العلاقة بأعمال الحج؛ للتواصل مع الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج لتحقيق سرعة ودقة وتوثيق المعلومة المتبادلة بين الجهات المعنية ومتابعة انجاز الإجراء اللازم حيالها.
وتشمل مهام الوحدة المتابعة الإدارية لإنفاذ توصيات لجنة الحج بالمدينة المنورة والتعاميم والقرارات والتوجيهات والتنسيق مع الجهات المعنية في ذلك، وتلقي طلبات التنسيق الواردة للوحدة والتنسيق مع الجهات المعنية، والتنسيق بين وحدة العمليات الميدانية والجهات ذات العلاقة لإبلاغها بالحالات الميدانية وتلقي إفادتها فيما اتخذته من إجراءات، والمساهمة في عقد الاجتماعات التنسيقية بين الجهات المعنية لتحسين الخدمات، والمساهمة في إصدار وتحسين خطة "برنامج تنسيق عمليات الحج بالمدينة المنورة " الذي يشترك في إعداده الجهات ذات العلاقة، وإعداد التقارير اليومية والدورية والموسمية لنتائج متابعة تنسيق عمليات الحج.
وحدة الدراسات وتقييم الأداء
وتعنى الوحدة بإجراء الدراسات الميدانية من خلال تصميم استمارات ومن مهامها مراقبة ورصد أداء أعمال سكرتارية لجنة الحج ومتابعة ومراقبة أداء أعمال الجهات ذات العلاقة والتركيز على نتائج هذه الأعمال (الخدمات)، ودراسة المعوقات والأخطاء التي تحدث أثناء الحج، واقتراح الحلول المناسبة لذلك وعرضها على لجنة الحج بالمدينة المنورة خلال الاجتماع الذي يخصص لهذا الغرض بعد نهاية موسم الحج وعمل النماذج والاستمارات اللازمة لتقويم ودراسة أداء الخدمات.
وينبثق دور الوحدة من الأهداف الإستراتيجية للبرنامج التشغيلي بالحج، والمنصب في التحسين المستمر للخدمات المقدمة إلى الحاج أو الزائر لرفع كفاءة هذه الخدمات من خلال أدوات للتقييم وإيجاد حلول للمعوقات التي قد تحدث، وينقسم نطاق العمل إلى قسمين الأول الإطار الداخلي والذي يتهم بجودة أعمال لجنة المتابعة والتنسيق والقائمين عليها، والثاني الإطار الخارجي ويهتم بجودة الخدمات المقدمة من جميع الجهات ذات العلاقة بالحج.
وحدة تقنية المعلومات
وتهدف إلى الاستفادة من استخدامات التقنية بما توفره من إمكانيات تساهم في تحقيق نقلة نوعية في أساليب العمل وتحسن من مخرجاته بهدف الارتقاء بأعمال الحج؛ ويندرج في إطار هذه الوحدة عدة نظم تفاعلية ومنها البلاغات الميدانية وهو نظام تفاعلي تصاعدي في نظام البلاغات، وكذلك برنامج التقارير اليومية وبرنامج المؤشرات الإحصائية والأرشفة الضوئية والتي ستختصر الوقت الكثير، إلى جانب برنامج الربط بين تصاريح لجنة الإسكان وبرنامج تسجيل المجموعات السكنية، وبرنامج بث رسائل الجوال، واستخدامات البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي.
وحدة التقارير والإحصاء
وتقوم بإصدار التقرير اليومي لأعمال الحج لكافة الجهات ذات العلاقة، ويتضمن عدد الحجاج القادمين والمغادرين والمتبقين بالمدينة المنورة مع مقارنة تلك المعلومات بالعام الماضي، وبيانات الحجاج من حيث جنسياتهم، وأعداد الرحلات الجوية والحافلات والسيارات الخاصة القادمة والمغادرة، بالإضافة إلى نسبة إشغال الفنادق والمساكن من إجمالي الطاقة الاستيعابية المصرح بها، وعدد الحجاج المراجعين والمنومين للمستشفيات والمراكز الصحية بالمدينة، ونسبة إشغال الأسرة بالمستشفيات، والحالات التي تم نقلها بواسطة الهلال الأحمر، ووقائع الأحداث الميدانية والإجراءات المتخذة من قبل الجهة ذات العلاقة .
وحدة الشؤون الإعلامية
وينحصر دورها في التوثيق الإعلامي لأعمال الحج، وإعداد تقارير إعلامية عن الجهات المشاركة، إلى جانب تسهيل مهمة الوفود الإعلامية الزائرة.
وحدة العمليات
وتهدف إلى المتابعة الميدانية للبرنامج التشغيلي لأعمال الحج في نطاق المدينة المنورة، ومن خلال مكتب البلاغات، حيث يتم تنظيم التواصل المباشر وتبادل المعلومات مع فرق العمل الميدانية باللجنة والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج وتوثيق البلاغات وتسديدها.
وتهدف العمليات الميدانية لمتابعة الخدمات إلى دعم التحسين المستمر في الخدمات ذات العلاقة بأعمال الحج من خلال تنظيم جولات ميدانية لمختلف مواقع تقديم الخدمات لتقييم مستوى الخدمات ومدى الاستفادة منها وتحديد كفايتها وتلبيتها لمتطلبات الحجاج زوار المدينة المنورة.
وحدة العمليات الإدارية
تواصل وحدة العمليات الإدارية في لجنة الحج بالمدينة المنورة أعمالها ومهامها لمساندة كافة القطاعات والوحدات العاملة بسكرتارية الحج لأداء مهامها على أكمل وجه، ومنها القيام بعمليات الخدمات الإدارية ومعالجة الخطابات الرسمية ومتابعة تأمين كافة احتياجات الوحدات واللجان العاملة وإعداد وتنظيم الاجتماعات مع الجهات ذات العلاقة.