لجنة الحج: مراقبة إلكترونية للبلاغات ومواقع خدمات الحجاج

تعمل لجنة الحج بالمدينة المنورة على مراقبة مواقع خدمات الحجاج وسير البلاغات إلكترونيًا لضمان التعامل معها سريعًا. واطلقت إمارة منطقة المدينة المنورة البرنامج التشغيلي لموسم الحج والذي يهتم بتخطيط وتنفيذ الخدمات للحجاج وتقويمها وتطويرها بمشاركة جميع الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج. ويرأس لجنة الحج ويشرف على أعمالها صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة. ويركز البرنامج على خدمة الحاج ودعم ومساندة الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج والعمل وفق أطر مهنية وبجودة عالية لتحقيق الرؤية المستقبلية لمنظومة العمل، وعدم تداخل الأدوار والاستفادة من وسائل التقنية الحديثة في تطوير بيئة العمل، وتوحيد مصدر المعلومة الموثقة، وتنمية روح الفريق الواحد بإيجاد رسالة مهنية محفزة تبحث عن جودة العمل كجزئيات تخدم الهدف العام. وتواصل وحدة التقارير والإحصاءات التابعة لسكرتارية لجنة الحج أعمالها اليومية والأسبوعية، وذلك بإصدار التقرير اليومي لكافة الجهات ذات العلاقة وإحصائية الحجاج في القدوم والمغادرة والمتبقي من ضيوف الرحمن مع المقارنات بنفس الأيام في الأعوام الماضية. ويشمل التقرير أعمال لجنة المتابعة والتنسيق ومؤشرات مراكز الاستقبال، ونسبة الإشغال للفنادق والمساكن، ومتابعة عمليات التفويج، وكذلك مؤشرات المستشفيات ومراكز الرعاية الصحية الأولية، وحركة الطيران، والحافلات الناقلة لضيوف الرحمن، وخدمات الهلال الأحمر السعودي، ونسب المياه والكهرباء الواردة والمستهلكة، وحالة الطقس المتوقعة. وتعد مؤشرات التقريراليومي مرتكزًا لكافة القطاعات العاملة، كما يتم تزويد الجهات ذات العلاقة بخدمات الحج بالمدينة المنورة برسائل جوال تتضمن إحصائيات يومية لأعداد الحجاج القادمين والمغادرين والمتبقين، وغيرها من الإحصائيات ذات العلاقة بالحج؛ لاطلاع المسئولين على أحدث الإحصائيات بشكل يومي. أما وحدة العمليات الميدانية تتمازج مع باقي الوحدات العاملة وتحتوي على شاشات المراقبة الإلكترونية لمواقع تقديم الخدمات للحجاج، وبرنامج البلاغات الآلي والأنظمة التطبيقية والموقع الإلكتروني، وشبكة العمليات اللاسلكية، والتي تأتي جميعها ضمن الاستحداثات العصرية. وتعمل شاشات المراقبة على نقل الأحداث داخل محطة الهجرة ومركز المطار، وتسجيل البلاغات وإرسالها آليًا إلى الجهة المختصة مع محددات زمنية لكل بلاغ وحسب الحالة، وتعمل هذه الغرفة في تسريع التواصل مع الجهات العاملة في خدمة الحجاج. وينقسم نطاق العمل إلى قسمين الأول الإطار الداخلي والذي يهتم بجودة أعمال لجنة المتابعة والتنسيق والقائمين عليها، والثاني الإطار الخارجي ويهتم بجودة الخدمات المقدمة من جميع الجهات ذات العلاقة بالحج، ومن مهامها مراقبة ورصد أداء أعمال لجنة التنسيق والمتابعة والتركيز على دراسة المعوقات والأخطاء التي تحدث أثناء الحج واقتراح الحلول المناسبة لذلك وعرضها على لجنة الحج بالمدينة المنورة خلال الاجتماع الذي يخصص لهذا الغرض بعد نهاية موسم الحج. وتعمل وحدة تقنية المعلومات للاستفادة من التقنية بما توفره من إمكانيات تساهم في تحقيق نقلة نوعية في أساليب العمل وتحسن مخرجاته، بهدف الارتقاء بأعمال لجنة التنسيق والحج خصوصًا، وأعمال الحج عمومًا، ويندرج في إطار هذه الوحدة عدة نظم تفاعلية ومنها البلاغات الميدانية وهو نظام تفاعلي تصاعدي في نظام البلاغات، وكذلك برنامج التقارير اليومية، وبرنامج المؤشرات الإحصائية، والأرشفة الضوئية والتي تختصر الوقت الكثير، وبرنامج تسجيل المجموعات السكنية التابع للمؤسسة الأهلية للأدلاء، وبرنامج بث رسائل الجوال، وتقوم هذه البرامج على قاعدة مكونة من تجهيزات البنية التحتية للشبكة، كما تميزت اللجنة بالجمع بين المرونة والجدية في دعم الجهات ذات العلاقة والمبادرة بتقديم الخدمات المساندة لتلك الجهات قبل وخلال موسم ما قبل الحج.