تكتسب الوثائق أهميتها من دورها الحيوي في حفظ الذاكرة الوطنية وتوثيق التاريخ، بمختلف أبعاده السياسية والاجتماعية والثقافية، إذ تسهم في نقل ذاكرة الأمم عبر الأجيال، ومع التقدم اللافت الذي شهده العصر الحديث في مجالات الوثائق والأرشيف، ارتقت هذه العلوم على المستويين العلمي والثقافي. وأبرزت دارة الملك عبدالعزيز، ضمن جهودها لنشر الوعي الوثائقي وتعزيز ثقافة التوثيق في المجتمع، دعمًا لمستهدفات رؤية المملكة 2030 في حفظ الإرث الثقافي والوطني، وذلك من خلال ما اشتملت عليه دراسة علمية نشرت في دوريتها "مجلة الدارة"، للباحث محمد بن عبدالله الحقيل، من التأكيد على أهمية الوثيقة، فهي تتجاوز في معناها النصوص المكتوبة أو الأخبار المروية، فهي تمثل وعاءً معرفيًا وثقافيًا يتطلب التوثيق العلمي وله خبرات متخصصة، خصوصًا عند التعامل مع المسكوكات أو الأوسمة أو الآثار البصرية. وبينت الدراسة أن الوثائق تصنف إلى نوعين رئيسين: الأول يتمثل في الوثائق التي أُنشئت لتلبية احتياج الناس، كالسجلات الرسمية، والوثائق التاريخية، والأدوات والفنون، أما النوع الثاني فيضم الوثائق التي تهدف إلى نقل التجربة الإنسانية والمعرفة إلى الأجيال القادمة، وتشمل الروايات الشفوية، والملاحم، والقصص، والأساطير، والأمثال الجارية التي تعكس تجارب حياتية متراكمة، إلى جانب الوثائق الكتابية أو اليدوية مثل التصاوير التي توثّق مشاهد تاريخية أو احتفالات دينية أو معارك، وكذلك النقوش والكتابات القديمة. وأكد الحقيل في دراسته أن توثيق النصوص والروايات يحتل مكانة محورية في العلوم الإنسانية، إذ كان لعلماء المسلمين السبق في وضع ضوابط صارمة للتوثيق، بدأها رواة الحديث النبوي بتحديد شروط التثبت من النصوص والأسانيد، وتبعهم المؤرخون والأدباء في رواية الأشعار والأخبار مسندة. كما أشار الباحث إلى تطور هذا المجال لدى الأوروبيين، واهتمامهم بمنهج نقد الوثائق في البحث التاريخي، موضحًا أن المنهج التوثيقي يتناول تحليل الوثائق وتوثيق النصوص والآثار، سواء كانت مخطوطة، مطبوعة، مسموعة أو مصورة. وشدد الباحث على أن أدوات التوثيق تشمل الخبرة في تمييز الخطوط، والكشف عن التزييف أو التلف، وفهم السياقات المرتبطة بالنصوص، مع تسجيل ملاحظة نقدية على الخلط الوارد أحيانًا بين علم التوثيق، وعلم الوثائق التاريخية.