صندوق «أيزنهاور»

"دوايت أيزنهاور" لم يكن فقط رئيسا أميركياً ناجحاً لفترتين متتاليتن، وقائداً للجيش الأميركي خلال الحرب العالمية الثانية، ورئيساً لجامعة كولومبيا العريقة فقط، بل كان إدارياً ناجحاً ومفكراً مميزاً، وأحد أهم ما ينسب إليه من رؤى إدارية؛ هي طريقة "أيزنهاور" لإدارة المهمات، أو ما يطلق عليها بصندوق أيزنهاور!
إذ تعد معضلة حسن إدارة الوقت التحدي الأكبر الذي يواجه أي فرد، فهي مفتاح نجاح تحقيق الأهداف، وهي سبب الشعور بسعادة الإنجاز، وتزداد أهميتها مع تراكم المهمات والالتزامات، وبالذات مع الصعود نحو مستوى إداري أعلى، حيث يزداد عدد الموظفين التابعين، وتتضاعف القرارات والمهمات الواجب إنجازها.
وسواء كنت رب عملك أو قائداً لمنظمة متشعّبة؛ مصفوفة أيزنهاور أداة بسيطة تساعدك على التركيز على الأمور الأكثر أهمية والأكثر تأثيراً فيك، إذ بدلاً من الاستسلام للمهمات والمسؤوليات مباشرة، دون تخطيط أو دراسة، لا بد أن تقوم بداية بتصنيفها صباح اليوم، أو مساء اليوم السابق، تلك الدقائق القليلة أثرها واسعٌ جداً على فعالية يومك وكفاءة أدائك.
يرى "أيزنهاور" أن المهمات لا تخرج عن أربع حالات: أمر مهم الذي له تأثير عميق وطويل المدى في منظمتك أو حياتك، أمر غير مهم وهو الحالات حيث الأقل أهمية والأقل تأثيرا فيك وبالذات على المدى البعيد، الأمر العاجل، وهي الحالات التي لا تحتمل التأخير كبعض الواجبات الاجتماعية والحالات الطارئة، الأمر غير العاجل، وهي الحالات التي تحتمل التأجيل ولا تستلزم إنجازها الآن. ثم قام "أيزنهاور" بابتكار صندوقه العبقري، وهو جدول يتكون من عمودين، الأول للعاجل، والآخر لغير العاجل، بينما يحتوي الصف الأول على المهمات المهمة ثم الصف الثاني على المهمات غير المهمة، لذا حين التقاء المهم والعاجل، فتلكم هي المهمات التي يجب أن تفعلها الآن ولا تحتمل التسويف، بينما إن صار مهماً وغير عاجل مثل الاتصال بصديق أو قراءة كتاب؛ فجدوله وحدد له وقتاً مناسباً لتنفيذه، أما إن صار غير مهم وعاجل، فالأفضل أن تفوضه لمن ترغب، مثل الرد على الرسائل أو إحضار الملابس من المغسلة، وفي حالة إن كانت المهمة غير مهمة وغير عاجلة؛ فالأفضل تركها وحذفها من جدول أعمالك.
باختصار؛ يرى "أيزنهاور" أنه لتحقيق الفعالية يجب ألا تخرج عن أربعة قرارات: التنفيذ أو الجدولة أو التفويض أو الإلغاء، وحتماً ستجد أن كفاءة فعاليتك زادت، وأن وصولك إلى الأهداف المهمة أضحى أسهل تحقيقاً وأوسع زمناً، على العكس حينما كنت ترزح تحت وطأة العاجل غير المهم، بينما كان من المفترض التركيز على المهم والعاجل أولاً كما يرى "أيزنهاور"، وتذكر دوماً أن الأمور الأكثر أهمية نادراً ما تكون عاجلة، على عكس الأمور العاجلة التي غالباً ما تكون غير مهمة.