قال د. صلاح بن عبدالله العرابي، مساعد أمين العاصمة المقدسة للشؤون الإدارية والمالية: إن الأمانة تنفذ حالياً (23) مشروعا تطويريا بتكلفة 838 مليون ريال، مؤكدا أن النظام المالى فى الأمانة دقيق ولايستطيع أحد التلاعب به لخضوعه لمتابعة ديوان المراقبة العامة. وقال: إن بإمكان أي مواطن أو جهة حكومية الإبلاغ عن أي ملاحظة ذات علاقة بأعمال الأمانة ومتابعتها حتى يتم تسديدها من قبل الجهة المختصة بالامانة. وأشارإلى أن تطبيق مشروع قياس أداء الأمانات والبلديات حسب معايير التميز الأوروبي أدى إلى ترشيد النفقات وتنمية الايرادات والتعرف على نقاط الضعف والقوة ومعالجتها قدر الامكان . * ماهى أبرز مهام إدارة الشؤون المالية والإدارية، وهل لإدارتكم دور في متابعة أداء البلديات الفرعية؟ - نتولى الإشراف الإداري والفني على إدارات الموارد البشرية والشؤون المالية والميزانية، والمشتريات، والمستودعات، والخدمات العامة، والإشراف على تطبيق كافة الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية الخاصة بالأمانة بكفاءة وفعالية، وتحقيق المستوى اللازم من التنسيق بين الأمانة وكافة الأجهزة الحكومية الأخرى، كما نتولى متابعة تسديد قيود المعاملات الواردة للبلديات الفرعية، وتسديد البلاغات الواردة لهذه البلديات والمحالة لها عن طريق عمليات الأمانة رقم (940) أو الإنترنت من خلال موقع الأمانة على الشبكة العنكبوتية حيث يستطيع أي مواطن أو جهة حكومية الإبلاغ عن أي ملاحظة ذات علاقة بأعمال الأمانة،ومتابعتها حتى يتم تسديدها من قبل الجهة المختصة بالامانة. خدمات إليكترونية * ماهي خطط الأمانة لتحقيق المزيد من التطوير الإداري في التعامل الإلكتروني؟ - تم طرح مشروع سبيل لتقديم خدمات استشارية وتطويرأنظمة الإدارة الإلكترونية المتكاملة لنظام الإتصالات الإدارية والرخص الإنشائية والأراضي والتخطيط العمراني والأرشفة الإلكترونية إلخ .. بتكلفة 11 مليون ريال لضمان متابعة إجراءات الخدمات الإلكترونية والمعاملات من خلال منصة موحدة مترابطة ومتكاملة بحيث يتم استرجاع المعلومات من قاعدة البيانات الموحدة وبالتالي يسهل على المكتب الهندسي أو المواطن خطوات تعبئة الطلب، كما يمكن إرفاق جميع الوثائق المطلوبة إليكترونيا من خلال الربط المتكامل مع نظام الأرشيف. * كم بلغت اعتمادات ميزانية الأمانة هذا العام، وماهي المشاريع التي لها الأولوية؟ - بلغت ميزانية الأمانة للعام المالي الحالي (1432/1433ه) (1.486.983.000) ملياروقد خصص لاعتمادات الباب الرابع ( المشاريع ) (596.025.000) ريال وقد وزعت الاعتمادات بواقع مشاريع تحت التنفيذ (547.775.000) ريال ومشاريع جديدة (48.250.000) ريال . وبلغ عدد المشاريع الجديدة (23) مشروع بتكلفة إجمالية مقدارها (838.000.0000) ريال، خصص منها ( 48.250.000 ) ريال في ميزانية العام الحالي . * هل توجد إستراتيجية لسعودة الوظائف بالأمانة ومانسبة سعودة الوظائف حالياً؟ - تم سعودة جميع الوظائف الرسمية،كمطلب وطنيّ يحقق طموحات ولاة الأمر، ويجرى العمل على إحداث التوازن بين سعودة الوظائف، ومصلحة العمل بما لا يؤثر على مستوى الاداء وقد بلغت سعودة الوظائف في الأمانة نسبة قدرها « 98.5% « من إجمالي عدد العاملين البالغ ( 3092 ) موظفًا. معايير الدوران الوظيفي * ماهي المعايير التي يتم أخذها في الاعتبار عند إجراء الدوران الوظيفي بالأمانة؟ - تم اعتماد استمارة طلب نقل يتم تعبئتها ودراسة طلب النقل واتخاذ القرارالمناسب بما يحقق مصلحة العمل وظروف الموظف طالب النقل،وعملية الدوران الوظيفي تخضع لعدة معاييرمنها تحديد الهدف من عملية الدوران الوظيفي مثل (الاستفادة من خبرة الموظف في جهة أخرى – حل مشكلة خاصة بالموظف سواء كانت عائلية أو في العمل – إعادة هيكلة بعض الموارد البشرية ذات العلاقة بالتخطيط الإستراتيجي أو خدمة العملاء) ومراعاة طبيعة العمل التي سيتم نقل الموظف إليها ومدى مناسبتها لمؤهلاته العلمية. ولا يوجد أي داعٍ للقلق في حالة ارتفاع نسبة الدوران الوظيفي إذا كانت مقتضيات مصلحة العمل تتطلب ذلك في حالة تدويرالتخصصات ذات العلاقة بالمواطنين مثل المراقبين الصحيين،ومراقبي الأسواق،ومراقبي الأراضي والتعديات والتي تمنع حدوث أي انحرافات في أعمال المراقبين. * هل لدى الأمانة خطة إستراتيجية معتمدة لتطويرالأداء؟ - تم إعداد خطة إستراتيجية مرتكزة على تقنية المعلومات كدافع أساسي في التغييروإحداث نقلة نوعية في الأداء وجودة العمليات ومن أهم المشاريع التي تم تحديدها إعادة هندسة الإجراءات (الهندرة) حيث تم البدء في مشروع هندرة إجراءات الخدمات المقدمة للعميل الخارجي سواء كان مواطنًا أو جهة حكومية أو جهة خاصة وتحويلها إلى خدمات الكترونية وتم تقسيم المشروع إلى ثلاث مراحل رئيسية هى دراسة الإجراءات بالإدارة العامة للتخطيط العمراني وإعادة هندستها واجراءات الإدارة العامة للأراضي والممتلكات وباقي إدارات الأمانة بما في ذلك البلديات الفرعية وفي كل مرحلة يتم توثيق الوضع الراهن للإجراءات،ووضع التصور المستقبلي. معايير التميّز الأوروبي * هل تطّبق أمانة العاصمة المقدسة معايير التميّز المؤسسي؟ - تم تنفيذ مشروع قياس أداء الأمانات والبلديات لجائزة التميّز البلدي بالتنسيق مع وزارة الشؤون البلدية والقروية حسب معايير التميّز الأوروبي و تم تحديد نقاط القوة وفرص التحسين لكل معيار من معايير التميز في الأداء المؤسسي التسعة وهي: (القيادة السياسة والإستراتجية الموارد البشرية الشراكة والموارد العمليات نتائج المتعاملين نتائج الموارد البشرية نتائج المجتمع نتائج الأداء المؤسسي ) كما تم إعداد مصفوفات المؤشرات الخاصة بقياس الأداء . ويتم التركيز على خدمة العميل والمسؤولية تجاه المجتمع وتطوير الشراكة مفهوماً وممارسة. * ماهي أهمّ الإدارات المستحدثة بأمانة العاصمة المقدسة؟ - تم استحداث إدارة خدمة العملاء بالأمانة ,وأقسام لخدمة العملاء بالبلديات الفرعية ومن أهم الإنجازات في مجال خدمة العملاء تجهيز بيئة راقية في الأمانة والبلديات الفرعية لاستقبال العملاء وعقد دورات تدريبية لمنسوبي الإدارة للإرتقاء بمستوى تقديم الخدمة وتفعيل الخدمات ووضعها على شكل مطويات للعملاء . * متى بدأت أمانة العاصمة المقدسة في تطبيق مفهوم قياس الأداء وماهو تقييمكم لهذه التجربة وماهي أهمّ النتائج المتحققة؟ - التجربة تعتبر ناجحة بكل المقاييس حيث ساهمت في تطوير وتحسين مستوى الأداء في كافة الأنشطة والمستويات الوظيفية ومن أهم النتائج المتحققة ترشيد النفقات وتنمية الإيرادات، وتحديد نقاط القوة والضعف ذات العلاقة بأعمال الجهاز. * ما أهمية قياس الأداء في الأجهزة الحكومية؟ - قياس الأداء في الأجهزة الحكومية يعتبر ضرورة حتمية لأن مالا يمكن قياسه لا يمكن السيطرة عليه وما يمكن قياسه يتم تقييمه وتطوير مستوى أدائه ونجاح تطبيق قياس الأداء في الأمانة يتطلب وجود خطة إستراتيجية واضحة للأمانة والوحدات الإدارية المرتبطة بها وتحويل الرؤية والرسالة الإستراتيجية إلى أغراض وأهداف قابلة للقياس والإنتقال بالإستراتيجية إلى مرحلة تحقيق الأهداف المرغوبة وقد وجّه أمين العاصمة المقدسة برصد جوائز قيمة في نهاية كل عام ( للموظف المتميّز – الإدارة المتميّزة – البلدية المتميّزة –المشروع المتميّز ) .
