قررت وزارة التعليم العالي إلغاء المطالبة بشهادة حسن السيرة والسلوك والتوصيات العلمية التي كانت تطلب في المراحل السابقة للابتعاث الخارجي، مؤكدة ان هناك تواصلاً كبيراً مع المبتعثين عبر رسائل الجوال والبريد الالكتروني بالإضافة إلى الفيس بوك وتويتر. هذا وقد استحدثت إدارة مشروع برنامج خادم الحرمين للابتعاث الخارجي في مرحلته السادسة، عدداً من الخطوات لتدقيق وثائق ومعلومات المتقدمين من الطلاب والطالبات للدراسة في برنامج الابتعاث. وأوضح المشرف على مشروع تدقيق الوثائق والمعلومات الدكتور عبدالعزيز بن ناصر الخريف، أن إدارة المشروع حرصت على مبدأ التطوير المستمر في العمل، مما يحقق توفير الفرصة لكل المتقدمين المطابقين للشروط لتقديم وثائقهم بكل يسر وسهولة. وأكد أن مرحلة التدقيق لهذا العام شهدت إضافة خطوات للتدقيق تتمثل في مطابقة أصول الوثائق من أكثر من شخص، وإضافة بعض المراحل التي تساعد في ضبط الجودة، وإلغاء بعض الخطوات التي قد تكلف الطالب على الحصول عليها، مع إمكانية تداركها مستقبلا، بالإضافة إلى مدقق وثائق ومدقق معلومات ومراجع للرجال والنساء، وأخيراً مراجعة للتدقيق كخطوة داخل مراكز التدقيق. وفي ما يخص أسباب اختيار المناطق الست للتدقيق الوثائق، ذكر الدكتور الخريف أنه تم بناء على توزيع عدد المبتعثين، وكذلك على اختيار الطلاب أثناء التسجيل الالكتروني، موضحاً بأنه أتيح لهم هذا العام اختيار مركز التدقيق الذي يرغبون تسليم وثائقهم فيه، وقد تم اختيار فنادق في مختلف مناطق المملكة من فئة خمس نجوم بحيث تساعد على توفير أقصى درجات الراحة للمتقدمين وتتلاءم مع الأعداد الكبيرة من الطلاب والطالبات الراغبين في تقديم وثائقهم. وعن الاستعداد والترتيب للعمل في مراكز التدقيق أشار الخريف إلى أن ذلك تم قبل إعلان موعد التسجيل الالكتروني بفترة كافية، وتم تداول الرأي ومناقشة الصعوبات والعوائق التي واجهت المراحل السابقة، وأضاف لا شك أن هناك إشكاليات قد تحدث، فهناك أعداد كبيرة من المتقدمين إلا أننا تجاوزناها بتوزيع المتقدمين وفق ساعات محدودة، لئلا يكون هناك ضغط على المراكز ولا تكون هناك فترة طويلة للانتظار مما حقق لنا هدفاً يتمثل في أن المتقدم ينجز مهمته خلال دقائق وأن قاعات الانتظار أضحت بلا انتظار.