اتهم المجلس البلدي في جدة «الأمانة» بإغلاق معظم البلاغات الواردة من المواطنين عبر «خدمة 940» دون حل المشكلات فعليًا، وانتقد تقرير للمجلس الآلية المتبعة في إدارة مركز البلاغات، مؤكدًا أنها لا تصل إلى الإدارة المعنية عبر الموقع GBSخاصة إذا كان البلاغ تم استلامه من مركز الاتصال. وقالت إنه ويتم الاتصال على صاحب البلاغ وفي حالة عدم الإجابة يتم إغلاق البلاغ. وأشار التقرير إلى عدم وجود وسيلة تواصل تقنية بين صاحب البلاغ وجهة الإغلاق سوى الرسائل بعد إغلاق البلاغ ولا يتم تصوير الحالة بعد إقفالها. وأوضح أنه في حالة البلاغات الخاصة بإدارة تنسيق المشروعات يتم إغلاق البلاغ بدون التأكد من حل المشكلة وتصل رسالة لصاحب البلاغ أنه تم إغلاق البلاغ. وكشف تقرير المجلس عن أن إغلاق البلاغات ليس موثقًا بصور في قاعدة بيانات الاتصال وأن محضر إثبات الحالة يكون ورقيًا كما أن الإغلاق يتم بمعيار كمي وليس كيفيًا وإغلاقة دون التأكد من حل المشكلة بالإضافة إلى طول الفترة الزمنية من بداية استقبال البلاغ حتى إقفاله والتي تصل إلى أشهر عدة. وطالب المجلس بإعادة النظر في هيكلة قطاع خدمة 940، عبر إنشاء وحدة إدارية متخصصة في إغلاق البلاغات مع كافة الإدارات والجهات المتخصة وإيجاد حلول سريعة تركِّز على تسريع بعض الإجراءات. محضر إثبات الحالة أما النتائج الخاصة بالآليات المستخدمة في إغلاق البلاغات فقد وجد المجلس البلدي أن محضر إثبات الحالة ورقيًا ويأخذ وقتًا معياريًا طويلًا حتى يصل إلى الإدارة المعنية كما أن البلاغات لا تصل إلى الإدارة المعنية عبر الموقع gpcخاصة إذا كان البلاغ تم استلامه من مركز الاتصال. ويصل البلاغ إلى الجهة المختصة برقم صاحب الحالة ويتم الاتصال على صاحب البلاغ وفي حالة عدم الإجابة يتم إغلاق البلاغ ولا توجد وسيلة تواصل تقنية بين صاحب البلاغ وجهة الإغلاق سوى الرسائل بعد إغلاق البلاغ ولا يتم تصوير الحالة بعد إقفالها بالإضافة إلى إن الإغلاق يتم بمعيار كمي وليس كيفيًا. وفي حالة البلاغات التي لها علاقة بجهات خارج الأمانة بمجرد إحالة الحالة للجهة المختصة (خاصة في إدارة تنسيق المشروعات) يتم إغلاق البلاغ أي بدون التأكد من حل المشكلة وتصل رسالة لصاحب البلاغ أنه تم إغلاق البلاغ وتوجد حالات كثيرة يتم فيها إغلاق البلاغ بدون حل المشكلة أو إغلاق البلاغ فعليًا على الأرض كما لا توجد جهة إشرافية خارجية تقيِّم جودة إغلاق البلاغات. 6 توصيات بشأن مركز بلاغات 940 - إعادة النظر في هيكلة قطاع خدمة 940 من حيث (إدارات الإغلاق - تصنيف الإغلاق - تسلسل إجراءات البلاغات - آليات العمل - وسائل التواصل) • إنشاء وحدة إدارية متخصصة في إغلاق البلاغات مع كافة الإدارات والجهات المتخصة • إيجاد حلول سريعة تركِّز على تسريع بعض الإجراءات وعقد ورش عمل مع بعض الإدارات والجهات ذات العلاقة لإجراء التعديلات المطلوبة • إعادة النظر في معايير التقييم لخدمة 940 وخط سير الإجراءات بالإضافة إلى تغيير التدفق المعلوماتي لخط سير الإجراءات في دليل إجراءات خدمة بلاغات 940. • وضع خطة إستراتيجية لتطوير الملف مع أمانة جدة وآليات متابعة وتقييم دوري وتقسيم التوصيات إلى برامج عمل مشتركة بين المجلس والأمانة وربط نظام البيانات الإلكتروني للبلاغات بمعايير كمية وكيفية للإغلاق. • يجب أن تشارك محافظة جدة بوضع خطة عمل تنسيقية بين محافظة جدة والأمانة والمجلس البلدي لتطوير متابعة البلاغات الخاصة بالجهات المختصة التي خارج نطاق عمل الأمانة على أن يتم عقد اجتماع لهذا الفريق كل ربع سنة لمتابعة تطور ملف 940 خاصة البلاغات والملفات التي لها ارتباط بالجهات الأخرى ومكتب تنسيق المشروعات. 3 جهات يتم تحويل البلاغ إليها من 940 • إدارة تنسيق المشروعات والتي بدورها تقوم بتحويلها إلى جهات أخرى لأن البلاغ عبارة عن مياه متجمعة أو فتحات صرف صحي أو مشكلة في السفلتة وحفر الشوارع. • إدارة الأمانة والتي بدورها يتم تحويلها إلى البلديات الفرعية وهذه البلاغات تخص الأسواق والسيارات الخربة والتعديات والتراخيص. • إدارة التشغيل والصيانة وهذه خاصة بالشركات المسؤولة عن النظافة والإنارة وصيانة الحدائق وصحة البيئة. 5 أسباب لعدم إغلاق البلاغات • هناك بلاغات غير موجودة على الطبيعة ويثبت فيها محضر إثبات الحالة أن الحالة غير موجودة على الطبيعة بدون البحث عن أسبابها أو آثارها مثال بلاغات الفئران. • بلاغات غير قابلة للتنفيذ وتكون المشكلة بحاجة إلى عقود ترسية أو المشكلة مقترح وليس بلاغًا طارئًا. • بلاغات لا تتبع الأمانة وغير واضح في الدليل ما هي الحالات التي لا تتبع الأمانة لأنه حتى الحالات التي ليس من تخصص الأمانة يتم تحويلها إلى مكتب تنسيق المشروعات ومنه يتم الإحالة إلى جهات أخرى. • بلاغات تتم إحالتها لجهات أخرى ويتم إغلاق البلاغ قبل حل المشكلة. • طول فترة البلاغ حيث إن هناك بلاغات التعديات يتم أخذ فترة طويلة من بداية البلاغ وحتى إقفال البلاغ قد تصل إلى أشهر بدون أن يتم إبلاغ صاحب البلاغ بطول الفترة أو إجراءات الإحالة التي تم اتخاذها للبلاغ.
