المديرون وواجباتهم الأساسية

نقصد بالمديرون هنا المشرفين الإداريين سواء كانوا وكلاء أو مدراء عامين أو مدراء إدارات ونحو ذلك، والذي يعمل تحت إشرافهم مدراء وموظفين.
وقد حددت مسؤوليات المدراء في ثلاث مهام أساسية هي:
- التخطيط، ويعني إجراء الدراسات ووضع الخطط المستقبلية التي تخدم سير العمل في القطاع الذي يشرف عليه كل مدير بحيث تتم مراجعة الأساليب والإجراءات التي يسير عليها العمل ومحاولة تلافي السلبيات التي تظهر من واقع التطبيق، بإجراء الدراسات حولها ووضع الخطط للبدائل المناسبة.
- التنظيم، ويعني التقسيم الهيكلي للقطاع الذي يشرف عليها كل مدير بحيث يقوم المشرف من حين لآخر بمراجعة هذا التنظيم للتأكد من أنه يؤدي أهدافه، وأن توزيع الموظفين قد تم حسب ذلك التنظيم، كما أن على المشرف القيام باقتراح تعديل ذلك التنظيم أو إجراء منه إذا تطلبت حاجة العمل لذلك.
- المتابعة، وتعني قيام المشرف بالتأكد من أن العمل في قطاعه يسير حسب الأنظمة والبرامج الموضوعة له، وبإمكان المشرف القيام بذلك بصفة شخصية عن طريق المتابعة للإدارات التابعة له أو عن طريق التقارير التي ترفع له، أو عن طريق الاجتماعات مع المشرفين على تلك الإدارات، وأسلوب المتابعة الشخصية قد يكون هو الأنسب لأن فيه شمولية فهو يشمل الالتقاء بالمشرفين على الإدارات وبموظفي تلك الإدارات وبإمكان المدير سماع ملاحظات وآراء الموظفين حول إجراءات سير العمل بشكل مباشر كما أن زيارة المدير للموظفين في مكاتبهم تشعرهم بقربه منهم وتفاعله معهم وهو ما سوف ينعكس إيجاباً على العمل.
- اتخاذ القرار السليم، فالقرار الإداري ذو أركان وشروط فهو تصرف قانوني يتم من جانب واحد من جهة حكومية أو خاصة في أحد الأنشطة الإدراية، أما شروطه فهي أن يصدر القرار من صاحب الصلاحية، وأن يأخذ شكلاً معيناً صريحاً ومكتوباً، وأن يمر بالخطوات والإجراءات اللازمة لإصداره، وأن يكون ذا سبب محدد وموضوع معين وغاية يهدف إليها وعلى المسؤول قبل اتخاذه لقراره مراعاة ذلك حتى لا يوجه النقد له أو يكون مصدراً للشكوى والتظلم، ومن المراعاة في إصدار القرار استشارة ذوي الاختصاص بموضوع القرار ومن ذلك ما يتعلق بالناحية القانونية، حتى تكون شروطه وأركانه وصياغته منسجمة مع القواعد العامة.
إذاً هذه أبرز مهام المدراء التي تمكنهم من الإحاطة بأعمال قطاعاتهم دون الانغماس في الجوانب التي تبعد عن مهام المدراء فقد تلاحظ أحياناً أن بعض المدراء قد تركوا مهامهم الأساسية في التخطيط والتنظيم والمتابعة إلى المهام التنفيذية التي يفترض أن يتولاها المسؤولون الأدنى فتجد مثل هؤلاء المدراء يستحوذون على كافة الأعمال بقطاعاتهم ويصرون على أن يعرض عليهم كل صغيرة وكبيرة، وهو تصرف له نتائج سلبية متعددة منها:
- تعطيل المدراء لمهامهم الأساسية سالفة الذكر
- توليهم أعمال المسؤولين الأدنى منهم وهو ما يؤدي إلى بقاء هؤلاء المسؤولين بدون أعمال سوى مجرد تمرير المعاملات فقط للمسؤول الأعلى وانتظار توجيهاتهم كما أن ذلك يؤدي إلى تأخير الأعمال وذلك لكون مصدر اتخاذ القرار أو التوجيه فيها واحد وهو المسؤول الأعلى مما يترتب عليه تراكم المعاملات في مكتب المسؤول الأعلى، كما أن انشغال هذا المسؤول بأعمال أخرى كالاجتماعات والزيارات الميدانية والاتصالات الهاتفية سوف يزيد من عملية تأخير البت في المعاملات المعروضة عليه.
- إن البت في بعض المعاملات قد يتطلب التخصص ولأنه لا يفترض في المدير الأعلى الاحاطة بجزئيات كل الأعمال، لذا فإن قيامه بالبت في هذه المعاملات قد يؤدي إلى الخطأ في القرار.
- إن كل جهة أو قطاع تنظيمي قد وضع له هيكل تنظيمي معتمد من الجهات العليا وبموجب هذا الهيكل تم توزيع المسؤوليات والاختصاصات والصلاحيات ولذا فإن قيام المدير الأعلى بالاستحواذ على كافة الصلاحيات والمسؤوليات يتعارض مع التنظيم الموضوع للقطاع أو الجهة.
- إن تولي المدراء سائر الأعمال بما فيها الأعمال وصلاحيات المسؤولين الأدنى يولد الإحباط واللامبالاة لديهم حيث سيتوقفون عن الإبداع والتجديد ما دام أنه لا دور لهم في اتخاذ القرارات، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى عدم إيجاد قيادات جديدة بديلة في القطاع لديها يمكنها اتخاذ القرارات في حالة غياب المسؤول الأعلى لأي سبب من الأسباب.
- وهذه السلبية شخصية تتعلق بالمدير نفسه وهي أن انفراده بسائر الصلاحيات وما يترتب على ذلك من تراكم العمل لديه قد يؤدي إلى متاعب صحية وربما نفسية عليه وقد يضطر إلى أن يؤدي بعض أعماله في منزله مما سوف يشغله عن أسرته وعن أموره الخاصة.
وبعد فإن التزام المدراء بمهامهم الأساسية وهي الإشراف والتخطيط والتنظيم والمتابعة وإصدار القرارات النظامية السليمة وتقييم المسؤولين لديه تتمشى مع المبادئ الإدارية الحديثة، وفي نفس الوقت فإن فيه إحاطة بسائر نشاطات العلم في القطاع ولكن بطريقة غير مباشرة عن طريق المتابعة والزيارات الميدانية بما يخدم عمل المشرف أو المدير ويمكن المسؤولين الآخرين من ممارسة صلاحياتهم ويحقق أهداف ومهام القطاع ويختصر الوقت والجهد ويسهل أمور المواطنين الذين يراجعون الجهاز.