عبدالله راشد السنيدي

لتفعيل العمل الإداري: الالتزام بساعات العمل اليومي

هناك اهتمام كبير وواضح من قبل بلادنا بقطاع الخدمة المدنية والموظفين والعاملين فيها وكذلك بالعاملين في القطاع الخاص بوضع الأنظمة التي تحدد واجباتهم وتحمي حقوقهم واللجان القضائية التي تنصفهم وذلك من أجل القيام بتقديم مختلف الخدمات للمواطنين، ففي مجال العمل الحكومي يتم في كل سنة مالية تخصيص مبالغ ضخمة كرواتب وبدلات ومكافآت وتعويضات للموظفين والعاملين في هذا القطاع والذي يزيد من ميزانية الإنفاق العام وهو الأمر الذي يتطلب ضرورة الاستفادة القصوى من الموظفين خلال وقت الدوام مقابل الإنفاق الكبير الذي يتم عليهم وهو ما يتمشى مع ما أوردته الأنظمة الوظيفية من حتمية أن يخصص الموظف وقت العمل لأداء واجباته الوظيفية وأن يقوم بتنفيذ الأوامر الصادرة إليه بدقة وأمانة فاستمرار الخدمة المدنية في التطور والتقدم والوصول بها إلى أرقى المستويات يتطلب انتظام الموظفين في دوامهم وتفعيل هذا الدوام للاستفادة منه بالشكل المساير للطموحات.
فالظروف الخاصة لبعض الموظفين والتأخر عن الدوام صباحاً والخروج خلاله بإذن أو بدونه والانصراف قبل نهايته وازدحامات المرور والخروج لإحضار الأولاد أو الزوجات من المدارس وقلة الأسوة الحسنة والمتابعة الجادة كلها سلبيات تؤثر على مسيرة الدوام الرسمي ففي إحدى الإحصائيات في بعض الدول ورد أن عدد الساعات الضائعة من وقت الدوام يومياً (229519) ساعة وشهرياً (5049419) ساعة وسنوياً (54608200) ساعة كما بلغت التكلفة المالية لهذه الساعات الضائعة (1436829115) ريالاً وهي خسارة مالية كبيرة، ذلك أنه فضلاً عن أن الالتزام بالدوام ينمي لدى الموظف العادات الفاضلة ويعمق لديه صدق الالتزام والشعور بالمسؤولية ويرفع روحه المعنوية والاستفادة المالية والتقدير المعنوي من رؤسائه والجمهور فإن الالتزام بالدوام يؤدي إلى إنجاز الأعمال في الأوقات المناسبة وخفض التكاليف المالية وزيادة التعاون بين الموظفين وتعميق الثقة مع المسؤولين والمراجعين ورفع نسبة الإنتاج.
ويوصي بعض الباحثين بالعديد من المقترحات لتلافي السلبيات الناتجة عن عدم الالتزام بوقت الدوام الرسمي والاستخدام الأمثل لوقت الدوام وهو ما يؤدي إلى إشغال وقت سائر الموظفين بحيث لا يكون هناك موظفون لديهم أعمال تزيد عن طاقتهم وموظفون آخرون لديهم أعمال قليلة أو ليس لديهم أعمال ومنها:
* وضع ضوابط واضحة لمتوسط الإنتاج اليومي حتى يكون لدى كل موظف برنامج واضح يلتزم به على الأقل يومياً.
* أن يتم تقييم الأداء على أسس موضوعية من واقع الإنتاج والسلوك الوظيفي وذلك لكي يدرك الموظف دور أدائه وسلوكه في هذا التقييم.
* أن يتم اختيار القياديين بالدقة والموضوعية وأن يكون على أساس الكفاءة العلمية والعملية بما يحقق حسن التعامل مع الموظفين وإشغال وقت فراغهم وإدارة وقتهم.
* متابعة التأكد من عدم ممارسة الموظفين لمهن أخرى والذي من شأنه تشجيعهم على مغادرة جهات أعمالهم أثناء وقت الدوام لتصريف أعمالهم الخاصة.
* إيجاد توزيع سليم للأعمال على الموظفين بحيث يتحقق الاستخدام الأمثل لوقت الدوام وهو ما يؤدي إلى إشغال وقت سائر الموظفين بحيث لا يكون هناك موظفون لديهم أعمال تزيد عن طاقتهم وموظفون آخرون لديهم أعمال قليلة أو ليس لديهم أعمال.
* تمكين الجهات الخدمية من قيامها بتعديل دوامها عندما تقتضي مصلحة العمل ذلك بما يتلاءم مع زيادة إقبال الجمهور أو تغير الأوقات والمواسم ونحو ذلك.
* تأمين المواقف الكافية لسيارات الموظفين وأن تكون هذه المواقف ميسرة في الدخول والخروج وذلك حتى لا يقضي الموظف وقتاً ضائعاً في البحث عن موقف أو بسبب صعوبة الدخول إليه أو الخروج منه.
* عدم تمركز مواقع الجهات الإدارية من وزارات ومصالح ومؤسسات حكومية وأهلية في جزء معين من المدينة، فما يجري حالياً من تسابق هذه الجهات في بناء أو استئجار مقار لها في الأحياء الحديثة مثلاً يساهم إلى حد كبير في الصعوبات المرورية، كما أنه يتسبب في معاناة الموظفين الذين يقطنون في الأحياء الأخري في الوصول لأعمالهم والعودة منها لمنازلهم.
* مراعاة رغبة الموظف المعين في مقر العمل الذي يرتاح له لكون ذلك أدعى لاستقراره نفسياً واجتماعيا مما ينعكس إيجاباً على أدائه وإنتاجه.
* تأمين وسائل نقل للنساء اللاتي يعملن في الجهات الحكومية أو غيرها وذلك للإقلال من قيام أولياء أمورهن بإيصالهن لأعمالهن وإعادتهن منها مما سوف يساهم في الحد من قيام أولياء أمورهن بترك أعمالهم لهذا الغرض كما أنه سوف يخفف من حركة المرور.
* إيجاد متابعة فعالة على دوام الموظفين بكافة مستوياتهم بحيث يقوم الرؤساء المباشرون بمراقبة دوام موظفيهم وأن يقوم كبار المسؤولين بمراقبة دوام مرؤوسيهم من المدراء ونحوهم.
* توحيد إجراءات مراقبة وقت الدوام في جميع الأجهزة الإدارية وشموليتها لكافة المستويات مع إعداد تقارير دورية حول دوام الموظفين إضافة إلى مكافأة المنضبطين إما مالياً أو بهدايا تذكارية أو بتوجيه خطابات شكر لهم.
* الاهتمام بإدارة الوقت من قبل الرؤساء والمشرفين بالعمل على إشغال وقت فراغ الموظفين بأعمال إضافية مساندة في حالة عدم وجود أعمال تتعلق بالنشاط الأساسي وذلك كقراءة ومراجعة الأنظمة واللوائح والتعليمات وإعادة ترتيب أساسات العمل والمناقشات الجماعية حول خطط العمل ونحو ذلك.
* تقيد كبار المسؤولين والمدراء والرؤساء والمشرفين بوقت الدوام حضوراً وتواجداً وانصرافاً حتى يكونوا أسوة حسنة لمرؤسيهم وغالباً أنه إذا حصل هذا الانضباط من الرؤساء فإنه يؤدي الى انضباط المرؤوسين.
* تنظيم وترتيب الاجتماعات بين المسؤولين والتي تشكل ما يزيد عن نسبة (8%) من وقت الدوام حسب إحدى الإحصائيات وذلك من حيث تحديد مواعيد بدايتها ونهايتها وجدول العمل الفعلي لها بألا يكون هناك خروج على هذا الجدول وأن تكون الاجتماعات لأمور ضرورية وذلك حتى لا تؤدي إلى ضياع وقت المسؤولين والمشرفين.
* تفعيل دور إدارات الاستعلامات والعلاقات العامة في استقبال المراجعين وإنهاء معاملاتهم والتي تشكل نسبة دخولهم على الموظفين والمسؤولين حسب إحصائية أخرى ما يزيد عن نسبة (7%) من وقت الدوام وكذلك تنظيم دخولهم على المسؤولين والمشرفين بأن يتم ذلك حسب مواعيد محددة بعد التأكد من قبل سكرتارية مكتب المسؤول بأن المدراء والمشرفين الأدنى لا يستطيعون البت في موضوعاتهم.