ما هي الوظيفة الإشرافية وهل هي مقصورة بمستوى إداري معين؟!

تعريفات لمفاهيم إدارية أساسية

يتطرق استعراض الوظيفة الاشرافية والعملية الإدارية لعدد من المفاهيم الإدارية التي تحتاج إلى ايراد تعاريف لها مفهوم الوظيفة الاشرافية والعملية الإدارية ومنها على سبيل المثال الوظيفة الاشرافية.
الوظيفة الإشرافية:
يمكن تعريف الوظيفية الاشرافية بأنها مجموعة من الواجبات والمسؤوليات التي يؤدي القيام بها إلى تسيير عمل ما من خلال الاشراف العام أو المباشر على العمل والعاملين، وما يتطلبه ذلك من القيام بالعملية الإدارية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتنسيق والمتابعة لانجاز الأعمال في الوحدات التنظيمية التي يشرف عليها شاغل الوظيفة الاشرافية، وما يستلزمه ذلك من تنفيذ المتطلبات الاجرائية والنظامية والتنظيمية الأخرى وفقاً لواجبات ومسؤوليات الوظيفة ضمن منظومة الجهة الإدارية التي تقع ضمنها الوظيفة الاشرافية.
ويتضح لنا من هذا التعريف أن الوظيفة الاشرافية تتكون من المشرف الذي يقوم بالوظائف الإدارية المختلفة لانجاز المهام الموكلة له، ومن العاملين الذين يشرف عليهم ويتفاعل معهم بشكل مستمر ومن الأعمال التي يسعى المشرف والعاملون للقيام بها لتحقيق الأهداف المرجوة. كما أن الوظيفة الاشرافية ليست مقصورة على مستوى إداري معين من التنظيم دون غيره، بل هي موجودة أينما توفرت عناصره الأساسية الآنفة الذكر المكونة لها.
أنواع المشرفين:
من بين أساليب تحديد أنواع المشرفين في أي جهة إدارية الاعتماد في ذلك على مستوياتهم التنظيمية في جهتهم، فهناك المشرفون في المستويات العليا التي عادة ما يشار إليهم بالإدارة العليا، والذين يقومون بتحديد الأهداف العامة والاستراتيجيات لتحقيقها والسياسات التنفيذية المطلوبة، لذا فهم يعملون على الاشراف العام على الأنشطة المختلفة التي تقوم بها جهتهم الإدارية، والمشرفون في المستويات المتوسطة والذين هم مسؤولون عن تنفيذ الخطط والسياسات التي تم إعدادها من قبل الإدارة العليا والاشراف على أنشطة المشرفين على الإدارات التنفيذية في المستوى التنظيمي الأول في الجهة والتنسيق بينها. والمشرفون في المستوى التنظيمي الأول - التنفيذي - هم من يقوم بالاشراف على أنشطة الموظفين التنفيذيين وتنسيق جهودهم لانجاز الأعمال التنفيذية، كما أن مفهوم المشرف يتعدى من هم مسؤولون عن الاشراف المباشر على وحدات إدارية «إدارة قسم...» إلى الموظفين الذين لا يشرفون على وحدات إدارية ولكنهم يقومون بالاشراف على مجموعة من الموظفين كفرق العمل المختلفة لانجاز مهام معينة.
الإدارة:
الإدارة هي توجيه الجهود لتحقيق الأهداف، وهي مكونة من مجموعة من الوظائف الأساسية متمثلة في وظائف التخطيط، والتنظيم والتوجيه والرقابة والتنسيق والمتابعة واقتراح الميزانية وتحديد المتطلبات من القوى العاملة «الموظفين» التي يمارسها المشرف ليتمكن من استغلال المصادر المتاحة بفعالية وكفاءة لتحقيق أهداف الجهاز.
العملية الإدارية:
يستمد تعريف العملية الإدارية من الوظائف المكونة لها وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتنسيق والمتابعة والمشاركة في تحديد الموازنة المالية ومتطلبات العمل من الموظفين التي يقوم بممارستها المشرفون بشكل مستمر ومتداخل، بهدف قيادة وحداتهم الإدارية نحو تحقيق أهدافها وليتمكن المشرفون، بغض النظر عن مواقعهم، من توظيف العملية الإدارية، فإنه يتطلب توفر عدد من المهارات الأساسية لديهم التي من أهمها المهارات الفكرية، والانسانية، والفنية والشخصية، والاتصال، واتخاذ القرار، ومهارات إدارة الوقت، وعلى الرغم من أن هذه المهارات مهمة لكل مشرف إلا أن أهميتها ودرجة ممارستها تختلف من مستوى تنظيمي لآخر، حيث - على سبيل المثال - يحتاج المشرفون في المستويات التنظيمية العليا إلى المهارة الفكرية أكثر من المهارة الفنية، بينما يحتاج المشرفون في المستويات الوسطى إلى المهارة الانسانية أكثر من المهارة الفكرية ويحتاج المشرفون في المستوى التنظيمي الأول إلى المهارات الفنية في طبيعة العمل المسؤولين عن انجازه أكثر من الإدارية.
مكونات العملية الإدارية:
تتكون العملية الإدارية من عدة وظائف يقوم بها المشرفون أثناء ممارستهم للوظيفة الاشرافية متمثلة في الوظائف التالية: التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة، وفيما يلي شرح مختصر لكل وظيفة منها:
التخطيط:
التخطيط: نشاط تقوم به الإدارة لتحديد ما تريد أن تعمل، وماذا يجب عمله، وأين، ومتى، وكيف، ومن يقوم به، وما هي الموارد المطلوبة لأداء العمل، ومن هذا المنطلق فإن التخطيط يوضح الاطار الشامل والتفصيلي للأهداف والخطط والخطوات والمراحل والعناصر المطلوبة لتحقيق الأهداف. والتخطيط نشاط مهم للإدارة لأنه لا بد من تحديد الأهداف حتى تكون واضحة للإدارة والأفراد فيها وتكون مقبولة لديهم. كما أنه من الضروري تحديد الخطوات التي توصل لهذه الأهداف حتى يتمكن الأفراد من العمل سوياً لتحقيقها، والتخطيط هو الأساس لبقية وظائف الإدارة الأخرى، إذ لا يمكن وضع تنظيم في غياب الأهداف الواضحة للوحدة الإدارية أو توجيه وقيادة الأفراد في حال عدم وضوح أساليب العمل وخطواته واجراءاته لديهم.
كما أنه من العبث وجود رقابة أو متابعة في ظل عدم وجود المعايير التي يمكن بها قياس نتائج العمل والتعرف إلى أي مدى تتفق مع المعايير المحددة سلفاً، ويساهم التخطيط في وجود الثقة نتيجة لوضوح الأهداف لدى رئاسة الجهة ومديري الوحدات الإدارية فيها والعاملين بها، وسبل انجازها مما يساهم في توضيح الأدوار وحصر المسؤولية.
التنظيم:
يعرف التنظيم بأنه الكيفية التي يتم بها تحديد الأعمال والنشاطات اللازمة لتحقيق أهداف محددة من خلال تجميع هذه الأنشطة في مجموعات يسهل توزيعها على العاملين للقيام بها لتحقيق تلك الأهداف. لذا فإن وظيفة التنظيم تتطلب وجود هدف محدد يراد تحقيقه، وأشخاص تربطهم علاقات عمل يشتركون في القيام بالأعمال المحققة للأهداف المرجوة.
التوجيه:
يمكن تعريف التوجيه «القيادة» بأنه عملية تأثير المشرف على المرؤوسين ليقوموا بتنفيذ الأنشطة المؤدية إلى تحقيق الأهداف المرجوة منهم، وإذا كانت وظائف التخطيط والتنظيم والرقابة مهمة للمشرف فإن وظيفة التوجيه «القيادة» هي لب عملية الاشراف الفعال لكون المشرف يتفاعل بشكل مستمر مع زملائه في العمل سواءهم رؤساؤه أو مرؤوسوه أو من كانوا في نفس المستوى التنظيمي أو غيرهم في المنظمة. وتعتبر وظيفة التوجيه من أصعب الوظائف الإدارية لكونها تتأثر بعدة عناصر وهي المشرف والمرؤوسون والموقف، إنها تتأثر بشخصية المشرف وأسلوبه الإشرافي وخلفيته العملية والعلمية في أساسيات الإدارة والسلوك التنظيمي المتعلق بفهم سلوك العاملين وما يدفعهم للعمل. كما أن فهم العوامل في بيئة العمل المؤثرة في ماهية وكيفية انجاز الأعمال في غاية الأهمية، لذا فإن ايجاد بيئة عمل تمكن العاملين من الأداء بتميز ورغبة عنصر أساسي في التوجيه. إن هذه العناصر متفاعلة، بمعنى أن كل واحد منها يؤثر في العنصرين الآخرين ويتأثر بهما.
الرقابة:
الرقابة: تعني التحقق من تنفيذ عمليات التخطيط والتنظيم في أوسع معانيه، والتأكد من أن ما يتم انجازه هو مطابق لما تقرر في الخطة الموضوعة، وتتداخل الرقابة - بالمعنى المشار إليه أعلاه - مع جميع العمليات الإدارية التي هي في الواقع نشاط واحد ومنسجم ومتماسك، فالتخطيط يعني تعريف الأهداف وايضاح الوسائل المؤدية إليها، كما نجد أن التنظيم عملية تحريك هذه الأنشطة وتقسيم العمل وربط التقسيمات مع بعضها عن طريق التنسيق، أما التوجيه فإنه يقوم على التأثير على الآخرين من خلال القيادة والاتصال لأداء المهام، ثم تأتي الرقابة للتأكد من أن جميع الأنشطة المحددة يتم تحريكها حسب المسار المخطط له، ومن هنا يأتي التلازم والترابط بين التخطيط والرقابة، فلا يمكن أن يكون هناك رقابة فاعلة دون تخطيط، ولهذا فإنه يشترط في وجود رقابة فاعلة وجود خطط وتنظيم فاعل، فكلما كانت الخطط واضحة سهل القيام بوظيفة الرقابة، وتكون الرقابة الفاعلة متلازمة ومسايرة للأداء، بحيث لا تؤجل الرقابة حتى انتهاء العمل، إذ ان الهدف منها ليس تدوين القصور في الأداء لذاته، وإنما العمل بشكل مستمر للتعرف على الانحرافات للقيام بتصحيحها، وتجنب حدوث المشاكل في الأداء ومعالجتها قبل أن تستفحل.
ويقوم المشرف بوظيفة الرقابة فيقيس درجة أداء النشاطات التي تتم في الوحدة الإدارية ويتم مقارنة ذلك بمعدلات مستويات الأداء للتحقق من تحقيق الأهداف.