وسائل المحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية

صدرت دراسة عن معهد البحوث والدراسات الاستشارية بجامعة الملك خالد بعنوان (وسائل المحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية)، أجريت على عينة من خمسة قطاعات حكومية كبرى، واهتمت بشكل رئيسي بالبحث في الوسائل والأدوات والإجراءات اللازم توفيرها لضمان حماية الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية من الأخطار الداخلية والخارجية.
هدفت الدراسة إلى:
1- التعرف إلى أهم الوسائل والإجراءات العلمية المطلوبة للمحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية.
2- معرفة الأخطار أو التهديدات التي يمكن أن يتعرض لها الأمن المعلوماتي.
3- مواجهة التهديدات الأمنية الناشئة عن مجموعة واسعة من المصادر بما فيها التجسس والاحتيال، والدخول غير الآمن أو المصرح به.
4- تطوير نظام إدارة الوثائق والمحفوظات لدى الأجهزة الحكومية وسبل زيادة إنتاجيتها وتحسين أدائها.
وأوضح عميد معهد البحوث والدراسات الدكتور عبداللطيف الحديثي أنَّ الدراسة تطرقت للوثائق والمحفوظات الحكومية، مفهومها، وأنواعها، وأهميتها، كما ألقت الضوء على الأمن المعلوماتي للوثائق والمحفوظات، ونظم المعلومات الإدارية، ثم بحثت الوثائق الحكومية الإلكترونية من عدة زوايا، واستعرضت اللوائح والتشريعات المنظمة لسرية الوثائق والمحفوظات بالمملكة، وسبل وإجراءات الحفاظ على سرية الوثائق والمحفوظات الحكومية، وانتهت إلى مجموعة من النتائج والتوصيات.
وأظهرت نتائج الدراسة أنَّ 72% من العينة المبحوثة لديهم خلفية تقنية في التعامل مع أنظمة الأرشفة والمحفوظات، إلا أنَّ نسبة 81% منهم يواجهون صعوبات في فهم بعض آليات عمل نظام الوثائق الالكترونية، بالمقابل لا يزال هناك 19% لا يثقون في واقع تغيير نظام العمل اليدوي إلى إلكتروني لانخفاض الوعي التقني وضعف مستوى التدريب في الجهة، وبينت النتائج أنَّ هناك 75% من الموظفين لديهم مظاهر تردد ومقاومة في التعامل مع الأنظمة التقنية الخاصة بالوثائق والمحفوظات لاعتقادهم أنها تتطلب مهارات تقنية خاصة، بالرغم من أنَّ 68% من العينة يتلقون التدريب بشكل دوري لتطوير مهاراتهم وقدراتهم، ورفع مستوى أدائهم للتعامل معها بشكل مناسب.
وفي ظل نتائج الدراسة ومؤشراتها فقد كانت التوصيات ببذل المزيد من الجهود من قبل الجهات التي شاركت في الدراسة، لتحسين وتطوير الأداء بمراكز الوثائق والمحفوظات، وزيادة تفعيل القرارات الصادرة بهذا الشأن فيما يتعلق بالأساليب الفنية لحماية الوثائق والمحفوظات، وأكدت على ضرورة رفع مستوى تدريب الموظفين في الأجهزة الحكومية، وأشارت إلى الحاجة الماسة لاستخدام الأنظمة الآلية في إدارة الوثائق والمحفوظات والتخلص من التعامل اليدوي، وأهمية ملاءمة الموقع وتحسين الاحتياطات الأمنية بشكل عام، واستخدام أنظمة الإنذار المبكر والحماية للتجهيزات الأساسية والبرامج الإلكترونية، كما أشارت إلى ضرورة التركيز على الأرشيف الوطني السعودي، ومتابعة المعايير الدولية من قبل (ICA) المجلس الدولي للأرشيف، وتعزيز الاهتمام بالجوانب القانونية والإجرائية لإدارة التعاملات الإلكترونية، ورفع مستوى سلامة المحتوى حيال استخدام تقنيات الترميز والتشفير، والتوقيعات الالكترونية، وتقنيات منع الإنكار، واستخدام تقنيات التخلص من نفايات الوثائق والمحفوظات الإلكترونية، ورفع مستوى تقنيات المخابئ والترشيح، وتقنيات التحقق من المستخدمين .