د. خالد بن عبد الرحمن الجريسي

سرٌّ من أسرار النجاح الإداري

لا يسوغ لأحد اليوم أن يقلِّل من أهمية الإدارة, نظراً لتغلغلها في جميع أوجه النشاط الإنساني, سواءً كان ذلك في القطاعات الخاصة أو القطاعات الحكومية؛ فالإدارة تعمل على تحديد الأهداف والأولويات ليتم تحقيقها عن طريق استغلال الإمكانات المادية والبشرية المتاحة، وهذا ما عبَّر عنه العالم «بيتر دركر» بقوله: الإدارة هي أداء الأعمال الصحيحة بطريقة صحيحة، موضحًا بذلك أن الإدارة هي كفاءة وفعالية.
كما أن العقل والمنطق ينكران أن تبنى المشروعات على أفكار طارئة أو نزوات وقتية، فهل يمكن مثلاً أن نتصوّر نجاح مشروع لم يفكر فيه صاحبه إلا من زاوية أنه يحاكي به مشروعاً قائماً وناجحاً، ودون أن يسأل نفسه ما إذا كانت تتوافر لديه الإمكانات والقدرات ذاتها التي أدت إلى نجاح المشروع الذي يحاكيه؟ وكم نشاهد في الحياة العملية منشآت تجارية أو صناعية أو خدمية متجاورة, وهي تعمل في نشاط واحد, لكن أحدها أو بعضها يستحوذ على معظم المعاملات وإقبال العملاء المتزايد دون الأخرى. فما هو السر يا ترى؟
من المفيد أن نعلم جميعاً أن نجاح, بل تميز مشروع عن آخر, يكمن في مدى تمكننا من ممارسة الإدارة له بشكل صحيح، وأول خطوة في ذلك هي عملية اتخاذ القرارات التي تعتبر جوهر العملية الإدارية، حيث إن مختلف الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة تحتاج جميعها إلى قرار لتنفيذ هذه الوظائف، فمثلاً عندما تمارس الإدارة وظيفة التخطيط فإنها تتخذ قرارات معينة في كل مرحلة من مراحل التخطيط, وعندما تضع الإدارة تنظيمًا مناسبًا للمنشأة فإنها تتخذ مجموعة من القرارات ولا سيما المتعلق منها بالهيكل التنظيمي، كذلك الأمر بالنسبة لوظيفة التوجيه والرقابة؛ فإن الإدارة تتخذ مجموعة من القرارات التي تعمل على تنسيق جهود العاملين, وحثهم على مزيد من العمل, وحل مشاكلهم, ومراقبة مستوى أدائهم للتوصل به إلى ضمان تحقيق أهداف المنظمة.
لكن قد تقرَّر أن الأمور لا تتم ببساطة, حيث إن عملية اتخاذ القرارات تنطوي على مواقف ومشكلات هي غاية في التعقيد، حتى بالنسبة للمديرين الأكفاء؛ فإنهم أحياناً يقابلون صعوبات في الاستقرار على قرار معين، فاتخاذ القرار يعتبر من العمليات الصعبة والمعقدة, لذلك أرى أنه من المفيد للغاية أن يُدخل المدير مجموعة من العوامل في حسبانه وأن يستحضرها دومًا إذا ما أراد لهذه العملية المهمة أن تتم بطريقة رشيدة؛ ومن هذه العوامل:
1- يجب أن يؤدي كلُّ قرار مُتَّخذ إلى نتيجة تسهم في تحقيق هدف محدد، حيث إن معرفة الهدف وتحديده تساعد مساعدة كبيرة على تبسيط مهمة اتخاذ القرار. فمن الأمور الحيوية في القرار أن يكون عملياً وقابلاً للتطبيق، فإن كان الغرض معقداً لا يمكن تحقيقه, فقد وجب التخلي عنه توفيرًا للوقت الذي يلزم هدره في اتخاذ قرار بشأنه.
2- إن معظم القرارات لا يمكنها أن ترضي أو تحقق رغبة كلِّ شخص مهتم بالقرار, أو له مصلحة فيه, أو يتأثر به، عليه, فإن المعتبر في اتخاذ أي قرار أن يصب - في محصِّلته - ضمن المصلحة العامة للمنظمة, وإن تأثرت به مصالح بعض من لا يستهويهم هذا القرار.
3- ضرورة استخدام التفكير الخلاَّق في عملية اتخاذ القرار، ولا شك أن الخيال والابتكار يعتبران من المداخل الممتازة لتنمية البدائل الممكنة وأساليب العمل.
4- تستلزم عملية اتخاذ القرارات الفعَّالة حقها من الوقت؛ فليس من المطلوب - عادة - أن يتخذ قرارات متسرّعة, علمًا بأن الظروف المتسارعة قد لا تسمح له إلا بالقليل من الوقت للتفكير, لكن هذا لا يعني مطلقاً أن العمل الحاسم والمهم يجب أن يتم بسرعة فائقة، وأعتقد بأن العلاقة بين السرعة واتخاذ القرارات الصائبة ترتكز - في كثير من الأحيان - على طول التجربة والفهم العميق للأنشطة لدى متخذ القرار, فتراه يتخذ قراراته في الوقت المناسب الذي لا يضيع عليه فرصة تسهم في تطوير العمل, بمعنى أنه لا يوجد تباطؤ - لدى متخذ القرار - ولا استعجال.
أخيراً ينبغي على جميع المديرين مواجهة عملية اتخاذ القرار؛ لأنها - كما ذكرنا آنفًا - هي عملهم الأساسي والعنصر الفعَّال الذي يحدِّد مدى نجاحهم ونجاح منظماتهم، كما أن متابعة القرارات المتخذة - من قِبل المديرين - تعتبر ذات أهمية قد توازي أهمية اتخاذ هذه القرارات, وذلك من خلال الإجابة عن السؤال التالي: هل كان القرار سليماً أو خاطئاً؟ فإنه من المتوقع اتخاذ بعض القرارات الخاطئة؛ فمن لا يخطئ لن يتقدم، لكن - يبقى دومًا - أن أسوأ قرار يمكن أن يتخذه مدير ما: هو أن يقرّر عدم اتخاذ قرار تحسُّبًا من أن يكون قراره خاطئًا!