فرز البريد الوارد

رياح التغيير (2 - 2) د, عثمان بن إبراهيم السلوم

في المقالة السابقة تكلمنا عن إدارة وفرز الرسائل البريدية الواردة باستخدام الإنترنت اكسبلورر إصدار رقم (4) وترقياته, أما اليوم فنكمل الموضع بشرح الطريقة باستخدام إنترنت اكسبلورر الإصدار (5) وما بعده.
لتنظيم الرسائل الواردة وفرزها تلقائيا في مجلدات حسب موضوعها أو حسب المرسل إليه أو حسب المرسل فإن ذلك يتم كالآتي:
افترض أن المستخدم سيضع قاعدة جديدة لفرز الرسائل القادمة من إحدى القوائم البريدية كجميع الرسائل التي تحمل العنوان San مثلا, يمكن للمستخدم أن يضع المؤشر على أي رسالة واردة قادمة من أي مجموعة أو قائمة بريدية (email list) في مجلد علبة الوارد مثلا ثم من قائمة رسالة (Message) يختار المستخدم إنشاء قاعدة من الرسالة.
بعد ذلك تخرج لوحة فيها الخانات الآتية:
شروط القاعدة.
إجراءات القاعدة.
وصف القاعدة.
في الخانة الأولى شروط القاعدة يمكن للمستخدم تحديد شروط القاعدة بالإشارة على شرط واحد على الأقل من الشروط الآتية:
حيث يحتوي السطر (من) على أشخاص.
حيث يحتوي السطر (الموضوع) علىكلمات معينة.
حيث يحتوي (نص الرسالة) على كلمات معينة.
حيث يحتوي السطر (إلى) على اشخاص.
وفي هذه الخانة فإن المستخدم يختار الشرط أو الشروط المناسبة والتي يريد أن يجعل الفرز يتم بناء عليها, فمثلا يمكن للمستخدم أن يؤشر على الشرط الأول (حيث يحتوي السطر من على أشخاص) إذا كان يريد الفرز بناء على الجهة التي يقدم منها البريد, وهذا يناسب لفرز الرسائل التي تأتي دائما من عنوان واحد كرسائل القوائم الإعلانية announcement lists.
كما يفضل التأشير على الشرط الثاني حيث يحتوي السطر (الموضوع) على كلمات معينة إذا كان الفرز سيتم حسب عنوان الرسائل.
أما الشرط الثالث فيفضل أن يتم التأشير عليه إذا كان المستخدم يرغب الفرز حسب محتويات الرسالة ويفضل الشرط الأخير إذا كان الفرز سيتم حسب عنوان المرسل إليه.
وفي هذه المقالة افترضنا ان المستخدم سيقوم بالفرز حسب الشرط الثاني (موضوع الرسالة) فقط علما بأن نفس الخطوات يمكن أن تتبع إذا ما رغب المستخدم الفرز بناء على شرط آخر.
ولذلك فعلى المستخدم أن يؤشر (ينقر) فقط على (حيث يحتوي السطر الموضوع على كلمات معينة ) هذا بالنسبة للخانة الأولى.
أما في الخانة الثانية: حدد إجراءات القاعدة فيمكن التأشير على الإجراء المناسب, وهذا الإجراء يمكن ان يكون نقله إلى مجلد معين أو أخذ نسخة من هذه الرسائل إلى مجلد معين أو حذف أي رسالة تأتي بهذه الشروط أو يمكن إعادة تحويل جميع هذه الرسائل إلى عنوان آخر, وحيث إن الهدف من هذه المقالة هو فرز البريد الوارد في مجلدات مخصصة لترتيبه وتنظيمه فيمكن أن نفترض أن المستخدم سيقوم بالتأشير (النقر) فقط على نقله إلى المجلد المحدد .
أما في الخانة الثالثة: وصف القاعدة, فسيجد المستخدم العبارة التالية: (تطبيق هذه القاعدة بعد وصول الرسالة حيث يحتوي الموضوع على كلمات معينة ثم نقله إلى المجلد المحدد ), وبالنقر على جملة على كلمات معينة والمكتوبة بلون أزرق ستخرج لوحة أخرى جديدة, وفيما يمكن للمستخدم أن يكتب الكلمة المعينة التي سيتم الفرز بناء عليها, وقد افترضنا أن المستخدم سيقوم بفرز جميع الرسائل المحتوية على العنوان (san) في مجلد واحد خاص بها ولذلك فيتعين عليه بعد النقر على كلمات معينة أن يكتب san ثم إضافة ثم موافق.
وبعد ذلك سيتم إرجاعه إلى اللوحة السابقة.
ثم بالنقر على الجملة المجلد المحدد والمكتوب بلون أزرق أيضا ستخرج لوحة أخرى جديدة,حيث يمكن أن يختار المستخدم أحد المجلدات الموجودة أو أن ينقر على الخيار مجلد جديد إذا رغب المستخدم في إنشاء مجلد جديد لهذه القائمة, يمكن للمستخدم في حالة إنشاء مجلد جديد أن يكتب اسما مميزا لهذا المجلد يميزه عن بقية المجلدات حيث تنقل إليه هذه الرسائل أتوماتيكيا كاسم san مثلا ثم موافق.
وبعد ذلك سيتم إرجاع المستخدم إلى اللوحة السابقة، وباختيار موافق مرة أخرى سيكون المستخدم قد انتهى من إنشاء قاعدة جديدة لفرز جميع الرسائل القادمة من هذه القائمة في مجلد خاص بها وهو san مثلا.
ثم تخرج لوحة نهائية تقول لقد تمت إضافة القاعدة بنجاح .
وهكذا بإمكان المستخدم عمل قواعد أخرى لفرز جميع الرسائل القادمة من مجموعات أخرى باتباع نفس الأسلوب, كذلك يمكن عمل ذلك بالذهاب إلى قائمة أدوات (tools) ثم قواعد الرسالة حيث يمكن إنشاء قواعد جديدة أو تعديل بعض القواعد الموجودة.
إن فرز الرسائل وتصنيفها في مجلدات متخصصة حسب الموضوع أو المرسل أو المرسل إليه مثلا سيجعل المستخدم يركز على الرسائل التي لها طابع الشخصية والمهمة أولا, ثم إذا كان عنده وقت فيمكن قراءة الرسائل العامة الأخرى والتي أقل أهمية كالتي ترسل لجميع أعضاء القائمة.
بريد إلكتروني:
alsallom@ ksu.edu.sa
الصفحة الإلكترونية: