استغلال قدرات البريد الالكتروني يتطلب اتقان الوظائف الاساسية التي تدعمه

البريد الالكتروني أكثر وظائف انترنت استخداماً وأقل وظيفة يتقنها مستخدمو الشبكة.
ومن المفيد هنا العودة الى البريد الالكتروني وعرض امكاناته وكيفية استخدامه لتحسين الاتصال بين الناس، فمنذ ظهور البريد الالكتروني دخل رمز@ الذي كان منسياً في زاوية معتمة من لوحة المفاتيح عادات مستخدمي انترنت فصارت يدهم تمتد الى مفتاحه بحركة عفوية وظهر على كل لسان من دون عناء. والحال ان البريد الالكتروني هو الحافز الاساسي للاشتراك في انترنت. فهو يوفر متعة كتابة الرسائل من دون فرض عناء اغلاق ظروفها ووضع طوابع بريدية عليها. وهذا التشبيه بالبريد التقليدي له أساس عملي جداً. فعندما تصبح الرسالة جاهزة، يقوم البرنامج الذي استخدم لكتابتها بالتفاوض مع جهاز خدمة البريد لدى موفر الوصول الى الشبكة فيتسلم هذا الأخير الرسالة ويقرأ عنوانها ويضعها في عناية بروتوكول نقل اسمه SMTP يتكفل بإيصالها الى جهاز خدمة البريد العائد للمرسل اليه.
ويتم هذا الايصال بقفزات متتابعة من جهاز خدمة الى آخر من الاجهزة الموزعة على الشبكة حيث تنسخ الرسالة قبل اعادة إرسالها الى الجهاز التالي حسب توافر الطرق السالكة في الشبكة. وعند وصول الرسالة الى وجهتها يتم حفظها في صندوق بريد موجود في جهاز خدمة موفر الوصول لدى المرسل اليه حتى ىقوم هذا الأخير بتفقد صندوقه واستلام الرسالة.
وربما كان عمر البريد الالكتروني قصيراً مع ظهور اسلاك تدفق سريعة تتيح نقل الصوت والصورة بسرعة كبيرة، اذ قد يفضل المستخدمون التحاور ومشاهدة بعضهم على كتابة الرسائل. ولكن بما ان هذا البريد موجود حالياً فمن الأفضل السيطرة على امكاناته.
العنوان
توفر كل برامج البريد الالكتروني ثلاثة حقول لعناوين المرسل اليهم أنظر الشكل 1 وهي:
- المتلقون الاساسيون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الأول واسمه "الى" TO. ويتم في هذا الحقل ادخال العنوان الذي نتوجه اليه مباشرة بالرسالة. ومن الممكن هنا ارسال الرسالة نفسها الى عدة عناوين وذلك بكتابتها في هذا الحقل والفصل بينهم بفاصلة أو بفاصلة منقوطة.
- المتلقون الثانويون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الثاني المسمى نسخة كربونية Cc. ويأخذ هذا الحقل اسمه من العمل على الآلة الكاتبة حين يتم وضع ورقة كربون بين ورقتين للحصول على نسخة اضافية من الرسالة. ويتيح هذا الحقل ارسال نسخة كاملة من الرسالة الى أطراف ثالثة للمعلومات. ويجدر الذكر ان لدى وصول الرسالة الى المتلقين الأساسيين والثانويين، يعرف هؤلاء جميعهم ان الرسالة وصلت الى كل واحد منهم لأن عناوينهم كلها تظهر في مطلع الرسالة.
- المتلقون المخفيون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الثالث المسمى نسخة مخفية Bcc. وعندما يتم ادخال عنوان في هذا الحقل يبقى صاحب هذا العنوان مخفياً عن المتلقين الأساسيين والثانويين اذ لا يظهر عنوانه في مطلع الرسالة. ويستخدم هذا الحقل اذا أراد المرسل ايصال الرسالة الى شخص ما من دون ان يعرف المتسلمون الباقون.
ارسال الروابط
الروابط هي ملفات عالقة برسائل البريد الالكتروني. وتعرض كل برامج البريد رمز وظيفة وربط الملفات ويكون عادة على شكل دبوس ورق أنظر الشكل 2. ويتيح هذا الرمز اختيار الملف أو الملفات المطلوب ربطها بالرسالة. ويجدر التذكير هنا بأنه من الضروري ذكر نوع الملف نص أو صورة والتطبيق الذي انتجه والبيئة التي انشئ فيها ماكنتوش أو ويندوز في الرسالة، إذا كان المرسل يجهل نوع الجهاز والبرامج الموجودة لدى المتلقي. فمن أكثر الأمور ازعاجاً تلقي ملف مجهول الهوية ولا نعرف بأي تطبيق نفتحه. يجب الانتباه ايضاً الى حجم الملف المربوط. فإذا كان الملف كبيراً جداً يجب أخذ موافقة المتلقي لإرساله لأنه قد يستغرق وقتاً طويلاً للتحميل فضلاً عن ان بعض صناديق البريد له سعة محددة قد تكون أصغر من الملف المرسل وبالتالي يؤدي ارساله الى تعطيل الصندوق. وفي حال ارسال الصور يجب حفظها دائماً بتنسيقي GIF أو JPEG لأنهما تنسيقان مضغوطان. أما الملفات الكبيرة الأخرى فالأفضل ضغطها ببرنامج متخصص وذكر برنامج الضغط المستخدم في الرسالة.
لدى تلقي رسالة تحتوي على ملف مرتبط، يظهر رمز الدبوس الورقي الى جانب عنوان الرسالة أنظر الشكل 3. وبعد تحميل الرسالة في القرص الثابت تبدأ مرحلة حل ألغاز نوع الملف المربوط. فعند ربط ملف برسالة يتم ترميز هذا الملف عادة بمقياس يسمى MIME أو S-MIME إلا أن هناك مقاييس اخرى قد تحير المتلقي مثل مقياس Uuencode أو BinHex المستخدمة من قبل بعض برامج البريد والتي تحتاج الى تطبيقات متخصصة لفكها. ولحسن الحظ اصبحت برامج الضغط والمد الحديثة مثل Winzip لويندوز و Stuffit لماكنتوش مزودة بالأدوات اللازمة لفك معظم مقاييس الترميز.
ومن المشاكل الأخرى في ربط الملفات نذكر ارسال ملف مربوط من جهاز ماكنتوش الى ويندوز حيث تتم اضافة لاحقة غير صالحة عليه اللاحقة هي الأحرف الثلاثة التي تتبع النقطة في أي ملف على الكومبيوتر الشخصي وتدل على نوعه مثل doc. لملفات وورد، علماً ان ماكنتوش لا يستخدم اللواحق مما يحول دون التمكن من فتح الملف ما لم يذكر المرسل نوعه في رسالته.
التوقيع
من المستحسن تذييل الرسائل بتوقيع يعرض اسم المرسل وعنوانه البريدي واسم شركته وعنوانه العادي. وقد تكون هذه العادة مفيدة جداً في حال تغيير عنوان البريد أو العنوان العادي مما يذكر المتلقي دائماً بالمعلومات الجديدة عن المرسل. ولكن سريعاً ما تتحول كتابة هذه المعلومات في أسفل الرسالة الى مهمة شاقة ومملة، لذلك تقدم برامج البريد وظيفة تذييل آلية للرسائل بتوقيع خاص. وعند انشاء التوقيع في هذه الوظيفة يصبح ظاهراً كلما طلب المستخدم فتح رسالة جديدة أنظر الشكل 4.
ودرجت العادة لدى مستخدمي البريد الالكتروني على تذييل رسائلهم ببعض الأقوال المأثورة أو الطريفة لإضفاء نكهة خفيفة على الرسالة أو للتعبير عن آراء المرسل أو غير ذلك. فإذا كان لديك شعار تريد المجاهرة به أو بيت من الشعر تحبه، يمكنك اضافته الى توقيعك ليتم تذييل كل رسائلك به. وإذا أعجبتك الفكرة وليس لديك ما تقوله يمكنك الذهاب الى الموقع www. coolsig. com حيث ستجد مئات الأقوال والطرائف الجاهزة بالانكليزية التي يمكنك استخدامها.
الترشيح
عملية ترشيخ البريد هي عبارة عن توجيه الرسائل آلياً الى وجهات مختلفة حسب مصدرها، فإذا كان المستخدم مثلاً يتلقى رسائل شخصية وأخرى تتعلق بعمله يمكنه انشاء مجلدين في برنامجه أحدهما للبريد الشخصي والآخر للبريد المهني.
وتأتي وظيفة الترشيح هنا لتوجه الرسائل آلياً الى أحد المجلدين. مثال آخر على ذلك، هناك بعض موفري الوصول الذين يقدمون عنواناً بريدياً خاصاً لكل فرد من أفراد العائلة، فيصبح من المفيد انشاء مجلد لكل فرد وتوجيه البريد الخاص به الى هذا المجلد آلياً.
وربما شكل حذف الرسائل التلقائي أهم ميزة للترشيح. فإذا كان هناك من يرسل رسائل لا يريد المستخدم قراءتها يمكنه تحديد اسم المرسل والطلب من وظيفة الترشيح حذف رسائله مباشرة من خادم البريد قبل وصولها الى جهازه.
ويقدم معظم برامج البريد وظيفة ترشيح تتيح تحديد رسائل معينة بالاعتماد على عناوينها أو على نصوص معينة موجودة داخلها والتصرف بها كما يشاء المستخدم كإرسالها الى مجلدات معينة أو حذفها.
ويعتمد تحديد الرسائل المعايير نفسها التي تعتمدها وظائف البحث في الأنظمة والبرامج الاخرى، اذ يمكن ادخال عبارة معينة والتحديد بأن العنوان يبدأ، أو ينتهي، بها أو ان نص الرسالة يحتويها أو غير ذلك. ثم تعرض الوظيفة أوامر عدة يمكن تطبيقها على هذا النوع من الرسائل يختار المستخدم منها أنظر الشكل 5.
وعند فتح صندوق البريد يقوم برنامج البريد تلقائياً بتوجيه الرسائل المحددة الى الوجهات التي يريدها المستخدم.
تنسيق الرسائل
هناك خياران لكتابة رسالة بريد الكتروني: نص عادي أو تنسيق HTML أي تنسيق الرسالة حسب رغبة المستخدم بتكبير العناوين وادخال الصور وتلوين النصوص وغير ذلك.
أما النص العادي فتكمن ميزته بأنه يصل واضحاً الى متلقيه وينتقل بسرعة عبر الشبكة لأنه غير مثقل بالتنسيقات والصور المختلفة. الا انه في بعض الحالات، يستحسن ادخال بعض التصاميم على الرسالة ويتم ذلك بواسطة تنسيقها بلغة HTML أنظر الشكل 6.
ويوفر معظم برامج البريد الحديثة وظيفة التنسيق هذه من دون عناء الا انه يستحسن التأكد من ان المتلقي يملك برنامجاً يتمكن من عرض تنسيقات HTML. فمع ان نص الرسالة يصل من دون اخطاء، اذا كان برنامج المتلقي لا يدعم التنسيق، الا انه يصبح من المزعج قراءتها لأن التنسيقات فيها تتحول الى نصوص.
ومثلاً، اذا أدخلنا صورة في رسالة ما وأرسلناها الى متلقٍ لا يدعم برنامجه تنسيق HTML سيرى مكان الصورة عبارة صورة مما يشكل تشويهاً للرسالة.