فرز البريد الوارد 1-2

رياح التغيير د. عثمان بن إبراهيم السلوم

ان اغلب مستخدمي الإنترنت اليوم مشتركون مع الكثير من القوائم والمجموعات الاخبارية والإسلامية والعربية والعلمية, وهذا يجعل الرسائل ترد اليهم بكميات كبيرة قد تؤدي الى ارهاقهم وضياع وقت كبير منهم إذا لم يتم فرزها وتصنيفها تصنيفا دقيقا وتصنيفها في مجلدات متخصصة حسب الموضوع او المرسل او المرسل اليه مثلا سيجعل المستخدم يركز على الرسائل التي لها طابع الشخصية والمهمة اولاً, ثم إذا كان عنده وقت فيمكن قراءة الرسائل العامة الأخرى التي لا تتسم بالشخصية والمهمة اولاً, ثم إذا كان عنده وقت فيمكن قراءة الرسائل العامة الأخرى التي لا تتسم بالشخصية والاهمية القصوى كالرسائل التي تكون مرسلة لجميع أعضاء القائمة, وفي هذه المقالة سنتطرق الى الفضل الطرق المستخدمة في تنظيم البريد الالكتروني باستخدام برنامج مايكروسوفت اوتلوك اكسبرس, لتنظيم الرسائل الواردة وفرزها تلقائياً في مجلدات حسب الموضوع او المرسل او المرسل اليه باستخدام الاصدار الرابع من برنامج الاوت لوك اكسبرس فإن ذلك يتم كالأتي: من قائمة ادوات tools يمكن اختيار مساعد علبة البريد الوارد ثم النقر على اضافة add وبعد ذلك تخرج لوحة خصائص properties, وفيها يمكن للمستخدم اختيار الخانة المناسبة والتي بناء عليها سيتم فرز الرسائل القادمة, حيث يمكن فرز الرسائل حسب المرسل اليه وهذا يتم عندما يستخدم الجهاز الواحد اكثر من مستخدم, او يمكن فرزها حسب المرسل وهذا يفيد مع القوائم التي طبيعتها ارسال فقط كقوائم الإعلانات Announcement/ Newsletter التي تأتي من بعض القوائم كالاعلانات التي تأتي من مركز الحاسب الآلي للمستخدمين حيث يكون هنا الارسال دائماً من مدير القائمة فقط, او يمكن فرز الرسائل حسب الموضوع الذي ترسل به الرسائل, وهذا الأخير يفيد في تصنيف اغلب القوائم الأخرى الموجودة كقوائم المناقشة والقوائم المفتوحة, فمثلاً تجد عناوين جميع الرسائل التي ترسل مع بعض القوائم تحت عنوان مختصر subject tag ليخبر المستخدم عن القائمة التي تنتمي لها هذه الرسالة, فمثلا جميع عناوين الرسائل التي ترسل في قائمة الاكاديميين السعوديين تحمل العنوان المختصر san وقائمة المقاطعة الإسلامية تحمل العنوان iboycott وقائمة اخبار المسلمين تحمل العنوان Muslim news وهكذا, وفي هذه الحالة فان الخانة المناسبة التي تحدد طبيعة الرسائل القادمة هي العنوان, ولذا إذا اراد المستخدم ان تذهب جميع رسائل قائمة الاكاديميين السعوديين مثلا الى مجلد خاص اتوماتيكيا فانه يكتب san مثلا ثم موافق والتأشير عليه لاختياره ثم النقر على موافق في اللوحة الأولى والثانية, وفي النهاية ستخرج لوحة اخرى تقول سيتم تطبيق هذه القواعد على الرسائل بمجرد وصولها الى علبة الوارد, وستجد في داخل اللوحة العبارة التالية:
اذا الموضوع يحتوي san ثم نقل الى san وبالنقر على موافق سيجد المستخدم ان جميع الرسائل المستقبلية الآتية من قائمة الاكاديميين السعوديين توضع تلقائيا في هذا المجلد فقط وبذلك يتم فصلها نهائيا عن الرسائل الأخرى حيث يمكن ان أجرى أي عملية عليها جميعا كحذفها بعد تقادمها مرة احدة باختيار تحديد الكل من قائمة تحرير ثم حذف او نسخها جميعا او حفظها وهكذا, وبمثل هذه الطريقة يتم عمل نفس الشيء مع جميع رسائل القوائم الأخرى, ان فرز الرسائل بهذه الطريقة يمكن مستخدمي الإنترنت مع إدارة رسائلهم وتنظيمها بطريقة تسهل عليهم عملية التعامل مع الرسائل الكثيرة الواردة, حيث يتم التعامل مع الرسائل ذات الطابع الأهم ثم المهم وهكذا حسب الوقت المتوفر للمستخدم, والى اللقاء في الاسبوع القادم ان شاء الله لعرض هذا الموضوع مع الاصدار الخامس من برنامج مايكروسوفت آوت لوك اكسبرس.
بريد الكتروني: alsallom@ksu.edu.sa
الصفحة الالكترونية http://zor.org/alsalloum