مركزية نشاط القياس تساعد في تحديد مدى مساهمة الأجهزة الحكومية في تحقيق أهداف خطة الدولة

مدير عام معهد الإدارة العامة الدكتور عبد الرحمن الشقاوي:

ينظّم معهد الإدارة العامة يوم الثلاثاء القادم 1 جمادى الأولى 1432ه، الموافق 5 أبريل 2011م، ندوة بعنوان «قياس الأداء في الأجهزة الحكومية: تجارب محلية ودولية». وذلك في قاعة ابن خلدون بمركز الأمير سلمان للمؤتمرات بالمركز الرئيس للمعهد بالرياض.
وبهذه المناسبة تحدث ل (الجزيرة) الراعي الإعلامي للندوة معالي مدير عام معهد الإدارة العامة الدكتور عبد الرحمن بن عبد الله الشقاوي، ملقياً الضوء على أهداف هذه الندوة وجلساتها وموضوعاتها والبحوث وأوراق العمل المقدمة فيها، وذلك من خلال الحوار التالي:
* في البداية حدثونا عن متطلبات نجاح تطبيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية؟
- لضمان نجاح تطبيق نظام لقياس الأداء في الأجهزة الحكومية بالمملكة, لا بد من توافر مزيج من المبادئ والمفاهيم والأساليب الفاعلة واللازمة لإحداث التحسين المنشود في أدائها.
وتتمثّل المبادئ في وجود سند نظامي وتشريعي يلزم الأجهزة بتبني وتطبيق أنظمة لقياس أدائها. يعقب ذلك توفر قناعة راسخة لدى القيادات الإدارية العليا في الأجهزة الحكومية لأهمية وضرورة تطبيق أنظمة قياس الأداء المؤسسي وتبنيها ودعمها لها، ومن ثم تحويل تلك القناعة إلى توجه إستراتيجي يلتف الجميع في الجهاز حوله، بالإضافة إلى متابعة خروج ذلك إلى حيز التنفيذ.
بالنسبة لعنصر المفاهيم، فينبغي تبني المفهوم الصحيح للقياس الذي يضمن بناء أنظمة القياس بشكل رأسي يراعى فيه تدرجية عملية القياس على جميع المستويات الإدارية للجهاز، وفي الوقت ذاته أن تُبنى أنظمة القياس بشكل أفقي بحيث تراعى فيها مراحل التخطيط والتطبيق وصولاً إلى التوظيف لمخرجات القياس.
أما بالنسبة للأساليب، فمن الضروري أن يتم اختيار أداة القياس المناسبة التي تربط بين إستراتيجية وأهداف الجهاز وعملياته التشغيلية وممارسات الموظف. فاختيار الأساليب المناسبة للقياس يعد من أهم المتطلبات لضمان قياس يعكس أداء الجهاز بمصداقية وشمولية. والمتتبع للتجربة الدولية لقياس الأداء المؤسسي يدرك أن هناك خيارات عدة من النماذج وطرق للقياس، ولكن ينبغي تبني أداة القياس التي تضمن توظيف البيانات التاريخية في التأثير على القرارات المستقبلية للجهاز، وألا يقتصر القياس على كونه مجرد حكم على ممارسات ماضية. أيضاً يتطلب القياس الصحيح توفير البيانات الدقيقة والصحيحة والمحدثة باستمرار. ولهذا ينبغي أن تحقق عملية القياس الصفة الآنية للممارسة الإدارية، ولتحقيق هذا الغرض لا بد من استخدام التقنية في عملية القياس من أجل الوصول إلى التخزين والمعالجة الفورية للبيانات.
* ما المشكلات والتحديات التي تواجه تطبيق قياس الأداء في الأجهزة الحكومية وسبل التغلب عليها؟
- عند محاولة تطبيق أي نظام أو مشروع جديد لا بد أن يواجه تنفيذه العديد من المشكلات والمعوقات, وبعد الدراسة وحصر غالبيتها وطرق التغلب عليها, فيمكننا القول بأنه من أهم تلك المشكلات عدم وجود تشريعات منظمة لعملية القياس بكل مراحلها وملزمة لكل الأطراف المعنية بها. وهناك أيضاً مشكلة تتعلق بحداثة المفهوم في المملكة وانعكاس ذلك على سلوك المسؤولين في الأجهزة الحكومية في تبني مفاهيم جديدة لم يتم تجربتها بشكل كاف. وأعتقد أن الكثير من الأجهزة لديها قناعة بالحاجة إلى قياس أدائها بطرق حديثة ولكنها تظل تفضّل التروي والتأني في التطبيق.
ومن التحديات أيضاً بطء وضع خطط إستراتيجية محددة الأهداف وذات برامج تنفيذية يمكن قياسها وقياس مخرجاتها في عدد كبير من الأجهزة الحكومية. كذلك تشكل ندرة الكوادر الكافية المؤهلة للقيام بعملية القياس تحدياً آخر، فضلاً عن قصور الاهتمام بنشر وتعميم ثقافة قياس الأداء المؤسسي في الأجهزة الحكومية، والنظر إلى القياس باعتباره أداة إدارية حديثة ومهمة تهدف إلى تحسين وتنمية الأداء، وعدم النظر إليه كوسيلة تقتصر على الشق الرقابي من العملية الإدارية. وهناك أيضاً تحد تقني يتمثّل في الوصول إلى انسياب وتدفق البيانات بسهولة بين قواعد البيانات في الأجهزة الحكومية, وكذلك نلحظ أن هنالك نقصاً في برامج التدريب على قياس الأداء الحكومي.
* ما الدور المستقبلي لمركز قياس الأداء في الأجهزة الحكومية في المملكة في مساندة الأجهزة الحكومية في تحسين أدائها؟
- أود في البداية أن أشير إلى أن المركز تمكن خلال الفترة الماضية بعد إنشائه ودعمه بالكفاءات المتخصصة من تكوين تجربة ثرية محلية ودولية حول الأساليب المختلفة لقياس الأداء واختيار الأنسب منها. وسوف ينطلق العمل الميداني قريباً بإجراء زيارات لأجهزة حكومية مختارة لقياس أدائها.
ويعوّل على المركز القيام بالمهام المنوطة به والواردة في قرار تأسيسه، والتي تركّزت على قياس معدلات الإنتاج وكفاءة وفاعلية الأجهزة الحكومية، وإعداد تقارير بنتائج عملية القياس، وتقديم التوصيات للأجهزة الحكومية بهذا الخصوص. وللقيام بتلك المهام الجسيمة، يسعى المركز إلى توطين المعرفة المتعلقة بقياس الأداء المؤسسي، واختيار أداة قياس موحدة تشمل المزج بين مؤشرات الأداء العامة التي تنطبق على جميع الأجهزة الحكومية ومؤشرات الأداء الفنية الخاصة بكل جهاز، ووضع وزن نسبي لتلك المؤشرات، إلى جانب التعاون مع الأجهزة الحكومية على وضع وتصميم بطاقات الأداء لكل جهاز تشمل الأهداف ومؤشرات الأداء والبيانات اللازمة للقياس، من أجل الوصول إلى اتفاق معها في ما ينبغي قياسه والتركيز على ما ورد في النقطة السابقة. كما أن المركز سوف يبذل جهداً في مساعدة الأجهزة الحكومية على نشر ثقافة القياس ضمن منظوماتها الإدارية والتدريب على جوانب القياس وتصميم البطاقات وتحديد المؤشرات والمبادرات والتقنيات المستخدمة، بالإضافة إلى بناء قاعدة بيانات كفيلة بتحقيق انسيابية للبيانات بين الجهاز الحكومي والمركز.
* نرجو تسليط الضوء على مركزية نشاط القياس؟
- قياساً على العديد من التجارب الدولية في قياس الأداء الحكومي في كل من هولندا والولايات المتحدة وكندا وأستراليا وسنغافورة وإمارة أبوظبي التي تم الاطلاع على تجاربها عن كثب ضمن فريق من المركز، فضلاً عن الاطلاع على تجارب عدد من الدول الأخرى من خلال المنشور إلكترونياً أو في المقالات العلمية، أستطيع التأكيد على أهمية مركزية نشاط القياس للأسباب التالية:
تختلف الأجهزة الحكومية في أهدافها وأنشطتها، ولكنها تتوحّد وتتكامل في تحقيق الخطة الخمسية للدولة، الأمر الذي يفرض قياس أدائها بصورة شمولية وتحديد مدى مساهمتها في تحقيق أهداف خطة الدولة، مما يقتضي ضرورة توحيد منهجية القياس، ولن يتأتي ذلك إلا من خلال مركزية نشاط القياس.
وتبرز أهمية ضمان الحياد والثقة في صحة مخرجات القياس. وتوحّد تقارير القياس وإلغاء التفاوت في أحجام ونوعية التقارير بين الأجهزة، من أجل تحقيق التوازن بين مؤشرات الأداء العامة المتعلقة بالمستفيدين من خدمات الأجهزة والموارد البشرية فيها، وتلك المتعلقة بالأنشطة الفنية الخاصة بكل جهاز. بالإضافة إلى ضمان شمولية القياس للجوانب الإستراتيجية والتشغيلية والموارد البشرية وضمان تحقيق التوازن فيما بينها.