السكرتيرة لم تعد مفيدة... على العكس تماماً يقول زميلنا مالك

[... في السابق كان المدير، في كل أمر أو مراسلة سرية أو غير سرية، يلجأ الى سكرتيرته مضطراً إلى كشف ما يريد اخفاءه أمامها، أما الآن فأصبح المجال أمامه أوسع وأصبح في امكانه، ومن خلال جهازه أكان «لاب توب» أو «بلاك بيري» أو «بي دي آي» أو حتى جوالاً، أن يبعث برسائل تتضمن معلومات يعتبرها سرية إلى من يشاء. وبالتالي أصبح لديه، وفي سرية، حرية أكبر في التحرك. (التحقيق كاملاً)]
لا تخاف نهى من أن يأتي زمن الالكترونيات على وظيفة السكرتيرة كمهنة، بل على من بقي من سكرتيرات العقود الماضية خارج هذا العالم وتقول: «صحيح أن التطور حصل بسرعة، وصحيح أن المدير أصبح قادراً من خلال جواله وحيثما كان، على الإطلاع على كل ما يجري في الشركة، لكن ذلك لن يلغي دور السكرتير، فهي لا تزال قائمة بالأعمال، وبخاصة الأعمال الروتينية التي لا يستطيع المدير أن يضيّع وقته في متابعتها يومياً».
كيف يحل "البلاك بيري" محلها؟
تتفق كارمن، وهي سكرتيرة لدى مدير كثير الأسفار، مع زميلتها نهى على ضرورة وجود السكرتيرة و ضرورة متابعتها التطور التكنولوجي.
وتجيب سائلها عمَّا بقي لها من دور في زمن أصبح فيه المدير قادراً بسهولة ومن خلال جواله، على متابعة كل أمور شركته وتنظيم مواعيده وبعث رسائل بالقول: «أكيد يستيطع القيام بكل هذه الأمور بنفسه، لكنه لا يستغني عن وجود سكرتيرة تدير شؤون المكتب في غيابه خصوصاً إذا كان كثير الأسفار كمديري... وإذا كان قادراً على تلقي اتصالاته حيثما كان، فإن الاتصالات التي ترد إلى المكتب تحتاج إلى من يرد عليها وكذلك هو في حاجة حتى إلى من يذكره بمواعيده لأنه دائم الانشغال واهتمامه منصب على عمله، وكذلك هناك حاجة إلى من ينظم ملفاته ويتولى شؤون المكتب لئلا يشغل باله بأمور المكتب التافهة».
وترى كارمن أن التكنولوجيا ساعدت السكرتيرة في عملها كما ساعدت المدير. العمل لم يزل ذاته انما اختلفت طريقة التعامل. في السابق كنا نستخدم الدكتيلو لطبع الرسائل أما الآن فنستخدم الكومبيوتر، وفي كلا الحالين هناك حاجة إلى من يطبع نص الرسالة. في السابق كانت تبعث الرسائل بالبريد، أما الآن فتبعث بالبريد الالكتروني، وفي كلا الحالين ثمة حاجة إلى من يبعثها. في السابق كانت توضب الأوراق في ملفات، والآن ما زالت توضب الكترونياً وورقياً خصوصاً إذا قرر المدير طباعة رسالة ألكترونية تتضمن معلومات مهمة. وأضيف إلى ذلك أن الملفات القديمة كلها استغرق نسخها الكترونياً وقتاً وعملاً يديوياً قبل أن تصبح في متناول المدير حيثما كان. أما موضوع حجوزات السفر والفنادق فهو شأن لا يستهان به اذ يتطلب متابعة دقيقة تتطلب وقتاً أيضاً.
وتقول كارمن بعد سرد هذه الأمور: «لأجل هذه العوامل لا بد من وجود سكرتيرة. فال «بلاك بري» وال «بي دي آي» لا تحلها وحدها ولا تتابعها إنما فقط توفر للمدير معلومات يبني عليها قرارات وأنا أكون أول من يتبلغها ويبلغها ويتابع تنفيذها مع المعنيين، وبالتالي السكرتيرة باقية رغم أنف التكنولوجيا».
أسرار وحسابات
في السابق كان المدير، في كل أمر أو مراسلة سرية أو غير سرية، يلجأ الى سكرتيرته مضطراً إلى كشف ما يريد اخفاءه أمامها، أما الآن فأصبح المجال أمامه أوسع وأصبح في امكانه، ومن خلال جهازه أكان «لاب توب» أو «بلاك بيري» أو «بي دي آي» أو حتى جوالاً، أن يبعث برسائل تتضمن معلومات يعتبرها سرية إلى من يشاء. وبالتالي أصبح لديه، وفي سرية، حرية أكبر في التحرك.
ويقدم يزبك سبباً آخر يحتم وجود السكرتيرة هو اهتمامها بالأمور العادية واللوجستية، مقدماً للأمر حسبة مالية صرفة لا تتفق عنها إلا عقول اقتصادية، ويقول: «لنفترض أن مديراً يريد أن يسافر إلى بلد معين، فعليه أن يتصل بشركة طيران ليحجز رحلة، ثم عليه أن يتصل بفندق في البلد الذي سيسافر إليه ليحجز غرفة، ثم عليه أن يتصل بسائق سيارة أجرة ليأتي ويقله في الموعد المحدد، هذه الاتصالات تستغرق ساعتين. ولنفترض أن ساعته ب300 دولار، فتكون الشركة تكلفت 600 دولار على انجاز أمر يمكن السكرتيرة التي تتقاضي هذا المبلغ (600 دولار) راتباً شهرياً أن تنجزه بثلاث ساعات أي بنحو 10 دولارات على افتراض أن ساعتها ب 3 دولارات، فأيهما أوفر؟ علماً أن الشركة وظّفت المدير بهذا الراتب ليقدم أفكاراً ثمينة تزيد أرباحها وتوسع انتشارها لا أن تضيع في كل سفرة نحو 600 دولار على أمر كهذا».
... لكن من يتولى تدبير كل هذه الأمور؟ السكرتيرة هي التي تحدد المواعيد وتقرأ الكثير من الرسائل الالكترونية وتجيب عنها، وتترك له ما يجب أن يتولى هو شخصياً الرد عليه مع ملاحظة «مهمة» مثلاً. وهذا التطور مكّن المدير من أن يغيب عن مقرّ عمله ساعة يشاء، كما مكّن السكرتيرة من أن تتابع هذه الأمور من أي مكان تشاء أيضاً ولم تعد مضطّرة إلى التسمّر أمام بابه.
كان هذا من مجمل ما نقله الزميل مالك القعقور، في ملحق "أسرة"، عن ضرورة وجود السكرتيرة في حياة المدير، حتى ما بعد بعد التكنولوجيا. فاقرأوه.