تحويل مركز الوثائق إلى تعاملات إلكترونية

يجري حاليا بمركز الوثائق بأمانة العاصمة المقدسة ميكنة حديثة ل ( 320 ) ألف وثيقة في الإدارة العامة للموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين بمسحها ضوئيا وإدخالها في الحاسب الآلي كما يقوم المركز مستقبلا بالمسح الضوئي لوثائق رخص البناء في البلديات الفرعية وفرز وتنظيم وفهرسة الوثائق المالية إضافة إلى توحيد التصنيف والترميز لوثائق أمانة العاصمة المقدسة وإعداد حقيبة تدريبية لأعمال الحفظ التقليدي والالكتروني.
ويعد تنظيم ومعالجة الوثائق في أمانة العاصمة المقدسة من المهام الرئيسية للحفاظ على المعاملات ومعالجة الوثائق وفق أحدث التقنيات للاستفادة منها والرجوع إليها في أسرع وقت ، لذا حرصت أمانة العاصمة المقدسة على إنشاء مركز الوثائق من أجل نشر ثقافة التوثيق الالكتروني في جميع الوحدات الإدارية لتحقيق التحول والتغيير في طرق وأساليب الحفظ للوثائق " التقليدي-الالكتروني".
وقد قام المركز بتوثيق ( 70 ) الف ملف لرخص المحلات " المهن " ووضع آلية للمسح الضوئي للرخص الجديدة يجري العمل به حاليا . ولتعزيز ميكنة العمل في الإدارة العامة للأراضي والممتلكات "قسم السجل-قسم الممتلكات-قسم المنح"والتي تقدر أعداد الوثائق بها بأكثر من 3 مليون وثيقة قام المركز بتحويل العمل اليدوي " التقليدي" إلى العمل الالكتروني والاستفادة من التقنية وذلك بالمسح الضوئي لوثائق الإدارة العامة للأراضي والممتلكات إضافة إلى الفرز والتنظيم والفهرسة وأضحت أعمال استرجاع الوثائق حاليا من خلال الحاسب الآلي . كذلك قام المركز بميكنة أعمال الوثائق بالشؤون الإدارية والمالية والبالغ عددها 124 ألف وثيقة وكذلك ميكنة وثائق لجنة إسكان الحجاج البالغ عدد ملفاتها 9 آلاف ملف تشتمل على مليون و500 ألف وثيقة حيث تم فرزها وتنظيمها وفهرستها والمسح الضوئي لها في الحاسب الآلي كما تم فهرسة وثائق رخص البناء في البلديات الفرعية وذلك لتوحيد طرق فهرستها .