دشّن معالي رئيس ديوان المراقبة العامة الدكتور حسام بن عبدالمحسن العنقري، اليوم بمقر الديوان الرئيس بمدينة الرياض، منصة "وثيقة" الإلكترونية، وذلك بحضور عدد من المسؤولين. وقال معاليه بهذه المناسبة " إنّ منصة وثيقة الإلكترونية تعد قيمة مضافة يقدمها ديوان المراقبة العامة للجهات الحكومية المشمولة برقابته للاستفادة منها، من خلال إتاحة الوثائق المتوفرة لدى الديوان لجميع تلك الجهات وذلك من خلال الدخول على نظام فهرسة الأحكام النظامية، الذي يعد قاعدة بيانات قانونية مركزية لجميع أنواع الأحكام والأدوات النظامية والقوانين التي تصدر عن مراكز التشريع في المملكة، التي تم تجميعها على مدى خمسين عاماً ". وعدّ معاليه منصة "وثيقة" إحدى مبادرات برنامج التحول الرقمي المواكبة لرؤية المملكة 2030 الهادفة لبناء حكومة رقمية ومجتمع رقمي واقتصاد متجدد من أجل تطوير أساس متين يتسم برقمنة القطاعات والبيانات المفتوحة وتحقيق التطور في الخدمات الحكومية. ويمر عمل الوثيقة بخمس مراحل تبدأ بمرحلة "الاستقبال" حيث يتم استقبال الوثيقة، وتزويدها برقم آلي متسلسل، ثم بعد ذلك يتم تسجيل رقم القيد، وتاريخه، والمشفوعات، ودرجة السرية، وتنتهي هذه المرحلة بمسح الوثيقة بالماسح الضوئي, ثم بعد ذلك مرحلة التسجيل، يتم فيها تحديد مصدر الأداة، ثم تسجيل رقم الأداة وتاريخها ونوعها، وأخيراً إدخال النص المختصر والكامل. وعقب ذلك تأتي المرحلة الثالثة "الربط والتصنيف"، ويجري فيها ربط الأداة أو الحكم النظامي بما يناسبها من أدوات نظامية أو بالتصنيف الموضوعي, وبعدها تأتي المرحلة الرابعة " المراجعة والتدقيق"، ويجري فيها مراجعة المراحل السابقة، والتأكد من سلامة النسخ الآلية، ودقة البيانات، وصحة الارتباطات، وأخيراً يتم تثبيتها على قاعدة البيانات. وفي المرحلة الخامسة، يؤرشف أصل الوثيقة، وبعدها يتم نشر الوثيقة في المرحلة السادسة والأخيرة. يذكر أن منصة "وثيقة" تهدف إلى توفير الدعم وتعزيز سبل التعاون القائم بين الديوان والجهات الحكومية المشمولة بالرقابة من خلال إتاحة جميع الوثائق المتوفرة لدى الديوان للجهات الحكومية، التي اعتمدها الديوان بعد موافقة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتكون مرجعاً غنياً بالمعلومات والوثائق التي يحتاجها العاملون في تلك الجهات.
