سياسة «الباب المفتوح» تنهي الإجراءات في 10 دقائق

نافذة تواصل فتحها صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن نايف وزير الداخلية مع المواطنين والمقيمين عبر مراكز إلكترونية في خطوة غير مسبوقة تستهدف دعم وتعزيز سياسة الباب المفتوح وفتح جملة من الخدمات المميزة للمواطنين والمواطنات تغنيهم عن عناء السفر الى مدن ومناطق بعيدة لمراجعة معاملة أو تقديم طلب، وبات في إمكان أي مواطن ومقيم الوصول الى المراكز الإلكترونية لتسجيل موعد مقابلة مع سمو وزير الداخلية في اللقاء الأسبوعي أو عبر التواصل المباشر بواسطة تقنية التواصل المرئي، وتصل الى المراجع رسالة على هاتفه الجوال بموعده مع سمو الوزير.
تواصل مباشر
الدكتور بدر الديحان مدير مشروع مراكز الاستقبال والتواصل الإلكتروني في وزارة الداخلية أبلغ (عكاظ الأسبوعية) أن الاهتمام بالمواطنين وتلمس مطالبهم والاستماع الى شكاواهم ومقترحاتهم يعد من أهم الأولويات والفكرة انطلقت لتكون وزارة الداخلية رائدة في تطبيق الأفكار الذكية التي تعزز سياسة الباب المفتوح التي ينتهجها ولاة الأمر، حفظهم الله، لاستثمار أحدث التقنيات في الخدمات والتواصل مع المواطنين، كما يهدف المشروع إلى تسهيل إجراءات التواصل مع المسؤولين ومتابعة إنجاز المعاملات إلكترونيا، إذ يتيح المركز عددا من الخدمات مثل: ترتيب وتنظيم الجلسة الأسبوعية لسمو الأمير، خدمة التواصل المرئي من خلال قاعات مجهزة بأحدث التقنيات بالصوت والصورة للرجال أو النساء، إشعار المستفيدين بمواعيد حضور الجلسات هاتفيا وبالرسائل النصية والإلكترونية، استقبال ومعالجة الطلبات والشكاوى وتقييمها وفرزها وعرضها على سمو الوزير ثم إحالتها الى الجهات المختصة، متابعة إنجاز الطلبات بشكل يومي في الإدارات المختلفة داخل الوزارة وخارجها من خلال فريق متخصص مهمته التعقيب والمتابعة حتى يتم إنجاز الطلبات، التواصل مع المستفيدين وإبلاغهم بسير معاملاتهم، الاستعلام عن سير طلبات سابقة، الرد على الاستفسارات التي ترد على الرقم المجاني.
10 دقائق فقط
مدير مراكز الاستقبال والتواصل الإلكتروني أضاف أنه يمكن اختصار كل الخدمات داخل المراكز من خلال شعار (وصول أسهل وإنجاز أسرع)، إذ يقضي المستفيد في المتوسط أقل من عشر دقائق لإنهاء طلبه، وهناك خدمة المتابعة بواسطة فريق متخصص, فضلا عن أن ساعات العمل تمتد من الثامنة صباحا إلى الرابعة عصرا. وأشار الديحان إلى أهمية ميكنة العمل التي تساعد على مراقبة الأداء ومعرفة مكامن الخلل أو القصور لتلافيها، بالإضافة إلى التعرف على الآراء في الخدمات والارتقاء بها وتحسين مستوى الخدمة، فضلا عن تحديد وفهم احتياجات طالب الخدمة بشكل واضح، وجميع المراكز تعمل على خدمة المواطنين والمقيمين من الرجال والنساء.
15 ألف مستفيد
الديحان كشف أن عدد المستفيدين من المراكز بلغ أكثر من 15 ألف مواطن ومقيم. لافتا الى إنشاء مراكز في الرياض وفي جدة، حيث مقرات ديوان الوزارة وفي كل مركز قسم خاص للسيدات يعمل فيه طاقم سعودي نسائي يقدم جميع الخدمات للمواطنات وبإمكانهن مقابلة سمو وزير الداخلية من خلال برنامج التواصل المرئي عن بعد. ونوه بأن المواطن له الخيار في أن يقدم طلبه الشخصي إلى سمو الوزير وتسجل بياناته في النظام ويحدد له موعد يبلغ قبله بوقت كاف ثم يحضر إلى مقر الوزارة في الجلسة الأسبوعية لمقابلة الوزير أو يقدم طلبه عبر خدمة التواصل المرئي. والخيار الثالث أن يتوجه إلى مركز الاستقبال والتواصل الإلكتروني ويقدم الطلب ويتولى الفريق المختص تقديم الطلب إلى سمو الوزير ومن ثم معالجته وإحالته إلى الجهات المختصة.
وزاد الديحان أن المراكز يسعى إلى توفير مزيد من قنوات التواصل مع المواطنين والمقيمين، مثل تقديم الخدمات عبر البوابة الإلكترونية أو عبر الهواتف الذكية أو بواسطة أجهزة الصرف الآلي أو حتى عبر أجهزة الخدمة الذاتية، موضحا أنه يمكن للمواطنين التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو عبر الرقم المجاني للرد على الاستفسارات أو تقديم الطلبات أو البريد الإلكتروني أو البوابة الإلكترونية.
الزائر لمركز الاستقبال والتواصل الالكتروني في وزارة الداخلية في جدة تستقبله عبارة «وقتكم ثمين.. ونحن نقدره»، حيث الخدمات الالكترونية والسرعة الفائقة والعناية بالمراجع. وبحسب مدير العمليات عادل السلمي فإن الهدف هو تسهيل إجراءات تقديم الطلبات والاقتراحات لمكتب وزير الداخلية ومتابعتها. وهناك عدد من الخدمات التي يقدمها المركز للمواطنين والمقيمين تبدأ بطلب حضور جلسة استقبال مع وزير الداخلية بالإضافة إلى تقديم الطلبات واستقبال الآراء والاقتراحات، فضلا عن استقبال الشكاوى والبلاغات والمعلومات الأمنية، كما تتوفر خدمة الرد على الاستفسارات والاستعلام ومتابعة الطلبات.
لقاء سمو الوزير
وأشار السلمي إلى أن الهدف هو خدمة المواطنين وسرعة إنهاء الإجراءات وتقديم الخدمات والمعاملات والطلبات ويوجد في المركز عدد من الأقسام تبدأ بالاستفسارات حيث يطلب المواطن نوع المعاملة إما أن تكون معاملة يريدها أن تعرض على سمو وزير الداخلية أو أنه يرغب في الحديث مع سموه شخصيا لعرض المعاملة عليه.
وأضاف إن قسم العمليات يتولى استقبال الطلبات وتحديد المواعيد، ويستطيع المواطن من خلال قسم الاستفسارات السؤال عن طلبه ومعاملته في أي لحظة عن طريق الموقع الالكتروني أو عن طريق الرقم المجاني حيث تأتي رسالة نصية إلى المواطن تبين الإجراء المتبع وتبلغه بالمستجدات.
مواعيد عاجلة
مدير العمليات أوضح أن قسم التدقيق يتولى فحص المعاملات وتدقيق الإجراء ثم تسلم إلى الوزارة، لتبدأ بعد ذلك الإجراءات سواء مقابلة أو معاملة عادية. وبين السلمي أن المواعيد التي تمنح تنجز خلال أقل من شهر وتترك أحيانا للظروف بسبب التزامات سمو وزير الداخلية وتوضع جدولة للمواعيد ويبلغ المواطن أو المقيم بالموعد قبل ثلاثة أيام في حال رغب مقابلة سمو الوزير، وإذا لم يكن الموعد مناسبا يتم تأجيله وتحديد موعد آخر.
ولفت إلى أن هناك أولويات فيما يتعلق بلقاء سمو الوزير حيث الأولوية تكون لمن لديهم قضايا عاجلة وهامة مثل قضايا القصاص أو القضايا الأمنية التي تهم الوطن فيتم ترتيب المواعيد حسب الأولويات ومع ذلك هناك سرعة كبيرة في الانجاز. وأشار السلمي إلى أنه يتم التواصل بين وزير الداخلية والمواطنين والمقيمين في غرفة التواصل وهي قاعة تتوسطها طاولة مستديرة يجلس المواطن في الكرسي يقابله شاشة تلفزيونية يتواصل من خلالها مع سمو الأمير ويستطيع المواطن أو المقيم أن يشرح قضيته بالكامل. وكشف أن أكثر المستفيدين من المركز من المقيمين.
بشاشة في الاستقبال
«عكاظ الأسبوعية» جالت في أروقة المركز والتقت بعدد من المراجعين، حيث يقول عايش العتيبي أحد المستفيدين إن المركز يعد نقلة كبيرة، وله كثير من الايجابيات وأكثر ما يميز المركز السرعة والمرونة في تسجيل المعاملة والبيانات فضلا عن البشاشة التي يبديها لك الموظفون والاستقبال الراقي، وأشار إلى أن الأنظمة الالكترونية التي تستحدثها وزارة الداخلية خففت الازدحام في المكاتب.
إلى ذلك قال أمير عبدالباقي إن مركز الخدمات الالكترونية اختصر الوقت والجهد ووفر العناء على المواطن والمقيم، ولفت إلى الروح الطيبة التي يتسم بها الموظفون وحسن تعاملهم.. وقال إن طلبه يتلخص في تأشيرة عائلية.
وذكر سعد علي أن الخدمات رائعة كما أن الاستقبال يتسم بالود والاحترام، أما العم مبارك البيشي الذي قدم من المنطقة الشرقية فقد جاء يتوكأ على عكازه راغبا في إنهاء معاملة وأشاد بالمرونة التي وجدها في المركز والسرعة في إنهاء معاملته.