«معاملات» الإلكترونية تتيح للمراجع متابعة حركة أوراقه

أطلقت أمانة المنطقة الشرقية بدء العمل بنظام المعاملات الإلكترونية «معاملات» لتقديم خدمات إلكترونية للأنظمة الأخرى في الأمانة. وأوضح أمين المنطقة الشرقية المهندس فهد بن محمد الجبير بأن نظام «معاملات» يهدف إلى متابعة حركة المعاملات والمراسلات الواردة والصادرة إلكترونيا بين جميع إدارات الأمانة من ناحية، والأمانة والجهات الأخرى الخارجية من ناحية أخرى بطريقة إلكترونية وسلسة، حيث يتيح النظام للمستخدم تتبع الإدارات التي مررت إليها المعاملة، وجميع الإجراءات والقرارات التي اتخذت على المعاملة خلال سيرها «WORK FLOW»، كما يهتم النظام بمعرفة حالة المعاملة في أي لحظة ومعرفة مكان وجودها والمدة التي تمكثها المعاملة عند كل مستخدم. كما يتيح النظام للمستخدم الاحتفاظ بالنسخة الأصلية من الوثيقة وكل التعديلات والإصدارات الأخرى للوثيقة وربطها عن طريق نظام الرسائل القصيرة SMS. وأوضح أن التطبيق شمل جميع وحدات الاتصالات الإدارية في جميع الإدارات العامة في الأمانة بالإضافة إلى الوكالات (وكالة الخدمات، وكالة التعمير والمشاريع، وكالة شؤون البلديات) والبلديات الخمس التابعة لها (بلدية الخبر، بلدية الظهران، بلدية وسط الدمام، بلدية شرق الدمام، بلدية غرب الدمام) وذلك اعتبارا من بداية العام الهجري 1434، وقد تم حتى الآن إدخال ومعالجة أكثر من مليوني معاملة في النظام. من جهة ثانية، أوضح المهندس عصام بن عبداللطيف الملا رئيس لجنة التعاملات الإلكترونية بأمانة المنطقة الشرقية أن هذا النظام يهدف إلى وضع منهجية لسير المعاملات بين الإدارات، سواء المعاملة الواردة من جهة خارجية، أو المعاملة الداخلية، بحيث يمكن أن يتم تحويل المعاملة بين إدارات الأمانة بشكل إلكتروني دون الحاجة للمعاملة الورقية، وأيضا معالجة التأخير والوقت المستغرق في تقديم و معالجة الوثائق. ومن أهم مزايا النظام تحسين إنتاجية العمل من خلال توفر المعلومات في أي وقت، وسرعة في البحث وإيجاد الوثائق وبالتالي المساهمة في سرعة اتخاذ القرارات المناسبة بالإضافة إلى تأمين سرية تامة على الوثائق وتطبيق مستويات مختلفة من الصلاحيات عليها. وكذلك إمكانية استخدامه من خلال الأجهزة اللوحية مما يتيح سرعة إنجاز العمل وخدمة المواطنين والمستفيدين بشكل أسرع من قبل مديري الإدارات ورؤساء البلديات، ليمكن للمدير والمسؤول في الأمانة متابعة معاملاته وإنجازها في أي مكان يتواجد فيه وذلك من خلال إتاحة العمل بنظام الاتصالات الإدارية «معاملات» من خلال الإنترنت بحيث لا يشترط على المستخدم وجوده في مقر الأمانة أو مكان العمل، مما يؤدي إلى تحسن ملحوظ في سرعة إنجاز المعاملات وجودة الخدمة المقدمة للمستفيد بالنسبة لطريقة سير العمل فيما يخص المعاملة الواردة من جهة خارجية، تصل المعاملة إلى مكتب الاتصالات الإدارية الرئيسي الذي يقوم بدوره بأرشفة المعاملة وإدخالها على النظام إلكترونيا، ثم يقوم بعد ذلك بتحويلها إلكترونيا إلى الإدارة المعنية التي بدورها تتخذ الإجراء المناسب على المعاملة، أو تقوم بتحويلها إلى إدارة أخرى. أما بالنسبة للمعاملات الداخلية التي يتم إنشاؤها من قبل إحدى الإدارات في الأمانة أوضح المهندس عصام الملا بأن المستخدم يقوم بإنشاء المعاملة إلكترونيا من خلال النظام، وإدخال جميع الوثائق والمرفقات اللازمة وإرفاقها مع المعاملة، ثم بعد أن يتم تجهيز المعاملة بالكامل يقوم المستخدم بتحويلها إلكترونيا إلى الإدارة المعنية مباشرة دون الحاجة إلى تحويلها لمكتب الاتصالات الإدارية الرئيسي.