أرشفة ربع مليون وثيقة "إلكترونيا" بأمانة الشرقية

بدأت أمانة المنطقة الشرقية تطبيق نظام انسيابية العمل بنظام معاملات إلكتروني، يعتمد على منتج عالمي من شركة "آي بي أم"، وذلك كجزء من سعي الأمانة لتسريع إنجاز المعاملات بدقة وحرفية ومهنية عالية، وتقليل الاعتماد على الأوراق اليدوية في المراسلات، وحفظ جميع المعاملات بشكل إلكتروني مما يسهل عملية استرجاع المعاملات والبحث عنها.
وأشار رئيس قسم المعلومات والحاسب الآلي بالأمانة المهندس فيصل الفريح إلى أنه تم تطبيق النظام في جميع إدارات الأمانة والبلديات التابعة لها، وبلغ عدد المعاملات في النظام أكثر من عشرين ألف معاملة خلال 3 أشهر من تطبيق النظام. ووصل عدد الوثائق التي تتم أرشفتها إلكترونياً أكثر من 250 ألف وثيقة. وتتطلع الأمانة إلى تطبيق النظام في كل البلديات المرتبطة والبالغ عددها 20 بلدية موزعة في المنطقة الشرقية.
وأضاف أن النظام الجديد يعتمد على مفهوم الرقم الموحّد للمعاملات، بحيث تأخذ المعاملة رقما واحدا فقط في كل حركاتها داخل الأمانة مما يمكن من معرفة مكان المعاملة في أي وقت ويوفر الوقت والجهد، ويمكن من طباعة نسخة من المعاملة في أي مرحلة حسب الحاجة، ويمكن النظام الجديد من تنبيه المستخدمين من خلال رسائل نصية SMS واستخدام تقنية الباركود لترميز المعاملات.