الثنيان ل«عكاظ»: هدفنا صقل الابتكار ودعم التجارب المميزة

- من عام 2017 بدأنا الفكرة وبعد مراحل نفذناها هذا العام
- الخطوة القادمة للمشروع تفعيل التعاون مع جهات خارجية
برعاية نائب رئيس جامعة كاوست للشؤون الحكومية سليمان الثنيان اخْتُتِم أخيرا في مقر الجامعة بثول «هاكاثون الشؤون الحكومية» بإعلان فوز «مشروع مراسلة» لتسهيل تبادل المستندات بين الجامعة والجهات الحكومية و«مشروع نظام الزيارات الذكي»، الذي سيسهل تجربة الزائر إلى جامعة كاوست إضافة للفريق الفائز بجائزة تقييم الجمهور.
‏وأشاد نائب الرئيس للشؤون الحكومية بالأفكار المقدمة من جميع الفرق ووجه بدعم أفكار المشاريع الفائزة في إطار التطوير المستمر لعمليات الشؤون الحكومية.
وتحدث الثنيان عن سبب إقامة هذا الهاكاثون بقوله: من منطلق تمكين المواهب المحلية، بدأت إدارة الشؤون الحكومية بجامعة الملك عبدالله «كاوست» خطة تحفيزية لدعم التجارب المميزة للموظفين المبتكرين لمساعدتهم في تحويل أفكارهم الإبداعية إلى واقع ملموس ومعاش من خلال هاكاثون الشؤون الحكومية.
وأضاف الثنيان «بصدق أنا فخور بجهود فريق الشؤون الحكومية بجامعة الملك عبدالله وإبداعهم في تنظيم هاكاثون الشؤون الحكومية من بدئه وحتى اختتامه بفوز ثلاثة مشاريع واعدة، ونبارك للفائزين ونتطلع لرؤية الأفكار واقعاً في المستقبل القريب.
وأثنى الثنيان على جميع الحضور، وخص منهم المتحدثين الرسميين للبرنامج الذين ساهموا في إنجاحه، وأيضا فريق عمل الجامعة من إدارات «الابتكار والتقنية»، و«فريق الهاكاثون»، و«كاوست سمارت»، و«مركز ريادة الأعمال» الذين أنجزوا العمل الجماعي للتطوير والوصول بالخدمات الحكومية والأمنية بالجامعة لمستوى التميز.
وبعد ذلك تم تكريم الفائزين الثلاثة من مجموع 15 فريقاً، و150 متسابقاً شاركوا في الهاكاثون، كما تم تسليم شهادات تقدير لجميع المشاركين بعد اختيار فريقين عن طريق لجنة التحكيم، وفريق عن طريق تصويت الجمهور.
الحاجة إلى الابتكار
وحول قصة هاكاثون الابتكار في الشؤون الحكومية قال الثنيان: «قصة الابتكار في الشؤون الحكومية بدأت منذ سنوات عدة، برغبة من قطاع الشؤون الحكومية في تطوير خدمات ورفع مستوى جودة الخدمة والعناية بالعميل، أي كان العميل سواء من الجامعة أو كان زائرا أو كان من منسوبي إدارة الأبحاث والشؤون الأكاديمية. وكل ذلك بهدف التميز في نوعية الخدمات التي يقدمها قطاع الشؤون الحكومية وإداراته لهذه الجهات، وبعد استقراء الوضع وجدنا أن هناك فرصاً وأفكاراً جديدة واقتراحات عدة تأتي من موظفي الإدارات.
وأضاف نائب الرئيس للشؤون الحكومية بدءا من عام 2017 تقريبا تبلورت فكرة استقبال الأفكار من الموظفين بشكل عام، وهذه الخطوة ولدّت بعض الأفكار والمحاولات المختلفة من بعض الموظفين، وتطورت بعد ذلك إلى مرحلة أخرى، إذ تكونت لجنة متخصصة تستقبل هذه الأفكار وتنقحها وتختار الأفضل منها للشروع في تنفيذها، وكل هذه الخطوات كانت مراحل جيدة ولكن لم تصل بنوعيتها وتأثيرها وأدائها إلى الطموح المتوقع الذي نبحث عنه، ولكن في هذا العام تمت إعادة النظر في هذا البرنامج بعد أن لاحظنا بأن الأفكار المقدمة نوعا ما مبسطة وتحتاج إلى ترقية، كما كان هناك عدم وضوح من بعض الزملاء في القطاع عن ما هو الابتكار، وما هي الأفكار الإبداعية وكيفية التوصل إليها، وأخيرا وصلنا إلى فكرة أن نعمل هذا (الهاكثون) حتى نصل إلى أهداف عدة، الهدف الأول هو الارتقاء بوعي ومعرفة واستيعاب لكل القطاع ولكل الموظفين فيه بمعرفة ما هو الابتكار، وكيف يساهم التفكير بإيجاد حلول جديدة، وأيضاً كيف وضع الابتكار في خدمة العميل، ولقد وضعنا الهاكاثون هذا بمنطلق التميز في خدمة العميل والخدمات المقدمة. الهدف الثاني أن نبني على مجموعة قوية من الأفكار الخارجة من الهاكاثون ومن البرنامج، لقد وضعنا فُرقاً قوية تتنافس، ووضعنا جوائز قيمة حتى نرفع من جودة الأفكار الخارجة من البرنامج ويكون لها أثر وفعالية ولها علاقة بأهداف القطاع ورؤيته الخاصة، وهناك أيضاً أهداف أخرى تتمثل في رفع روح فريق العمل والتعاون ما بين الإدارات المختلفة، ورفع مستوى التعاون ما بينها، كذلك إعطاء الفرصة للموهوبين، والذين لديهم مهارات خاصة بأن يبرزوا ويظهر عملهم.
هكذا حققنا أهدافنا
وحول كيفية تنفيذ هذه الأهداف، أجاب الثنيان قائلا: لقد صنعنا البرنامج هذا (الهاكاثون) على مرحلتين رئيسيتين المرحلة الأولى: مرحلة توعية تمت خلال يوم واحد، وطلبنا من كل الإدارات الحضور، وقدم لهم عدد من العروض المرئية مني ومن ثلاثة متحدثين خارجيين شرحوا لكل منسوبي القطاع أهمية الابتكار وكيفية الابتكار والتفكير وكيفية فاعلية استخدام الابتكار في القطاع، وبالتالي الاستفادة الأكبر منها، وبعدها طلبنا من منسوبي القطاع التسجيل في البرنامج وتكوين فرق عمل، بحيث تتكون فرق العمل على حسب شخصية الموظف ومهاراته الشخصية الخاصة، بعد ذلك تم تكوين الفرق بخلط المهارات هذه حتى تكون هناك مهارات مختلفة ومتمازجة في فريق العمل الواحد، وأيضا أن يكونوا من إدارات مختلفة حتى نصل إلى الأهداف المرجوة من ربط العلاقات بين الزملاء في الفريق.
ثلاثة أيام لصنع البرنامج
وعن خطة برنامج هذا الهاكاثون أوضح الثنيان قائلا: الثلاثة أيام التالية في الأسبوع الثاني كانت تركز على التفاصيل والعمل الدقيق على حل التحدي والسؤال الموضوعي والتفكير في الحلول المختلفة والاختيار من بين الحلول ووضعها في عروض قوية مقدمة للجنة التحكيم، وخلال هذه الثلاثة أيام وضعنا رؤى مختلفة تشرح كيفية وضع العرض المرئي وكيفية وضع الأفكار وتطوير الفكرة حتى تصل إلى الحلول المناسبة، وكيفية التفكير في خدة العميل وتفاصيل الابتكار والقيمة المضافة من الابتكار للإدارة وللمؤسسة بشكل عام والجامعة وتأثيرها على المجتمع، ولله الحمد، كانت المحصلة 15 فريقا كان لهم فرصة أن يقدموا أفكارهم بقوة، أمام لجنة تحكيم مكونة من شخصيات لها خبرة داخل قطاع الشؤون الحكومية وكذلك من خارج قطاع الشؤون الحكومية حتى تكون هناك آراء مختلفة وأجوبة متوازنة لكل مشروع؛ تم الاختيار للأفكار الفائزة على حسب سُلم التقييم وجدول تقييم محدد في أربع نقاط رئيسية، وقد أنجز الهاكثون عبر إدارة كاملة من قبل الشؤون الحكومية من غير تدخل من خارج الجامعة من أي شخص، لكن تمت الاستعانة والدعم من داخل إدارات الجامعة المختلفة والمتخصصة في الابتكار، بالتالي الإدارة والدعم والإرشاد للمشروع بشكل كامل كانت من داخل الجامعة، ويتضمن ذلك التقنيات وكل الحلول المستخدمة للبرنامج، دون أي تكاليف، إذ إن التكلفة الوحيدة كانت قيمة الجوائز التي قدمت للفرق الفائزة.
مستقبل الهاكاثون
وحول مستقبل الهاكاثون أجاب الثنيان: هذا الهاكثون يمثل نقطة بداية لخطوة قادمة ستكون تحت سقف برنامج أكبر يسمى الابتكار، وهذا الابتكار هو مركز داخل قطاع الشؤون الحكومية والأمن. مركز الابتكار والإبداع سوف يستخدم عدة آليات، لإيجاد وتطوير حلول مبتكرة ندعم فيها القطاع وندعم فيها الجامعة ويكون لها تعاون داخل قطاعات الجامعة ومراكز الأبحاث مع بعض أعضاء هيئة التدريس والطلبة، داخليا مع مركز الابتكار والإبداع وكذلك خارجيا مع جهات حكومية أخرى مثل الأمن السيبراني ومركز المعلومات أو هيئة المعلومات والذكاء الاصطناعي وغيرها من الجهات الحكومية التي يمكننا أن نتعاون معها، وهذا هو الطموح أن يكون لنا تعاون على مستوى المملكة ويكون مركز الابتكار لداخل الجامعة مركز تميز على مستوى المملكة في تكوين وإنشاء وحلول متميزة ومبتكرة في احتياجات الشؤون الحكومية وقطاع الأمن، لذلك في المرحلة القادمة من المشروع سوف نبدأ النظر في كيفية تفعيل التعاون الخارجي للابتكار من قبل الشؤون الحكومية، بالتعاون مع مركز تقنية المعلومات ومركز ريادة الأعمال لأهداف على رأسها خدمة الجامعة وإيجاد حلول قوية ومتميزة لاحتياجات الجامعة، وكذلك إيجاد الأثر والناتج القوي للمملكة، من الممكن حتى تصدير هذه الأفكار والابتكارات لخارج أسوار الجامعة في تلبية احتياجات مؤسسات أخرى، هذه الأهداف لا يمكن أن نحققها وحدنا، بالتالي لا بد أن نفتح مجال التعاون من خارج الجامعة وداخل الجامعة مع جهات حكومية أو حتى شركات داعمة تتعاون معها، وبالتالي سوف يكون هناك فريق عمل يعمل على إيجاد مثل هذه الأفكار الخلاقة وبلورتها وجعلها مشاريع فعالة وتؤدي إلى النتائج المرجوة.